Architektur- und Innenarchitekturbüros leben von einem durchgängigen, projektgetriebenen Geschäftsmodell – von der ersten Kundenanfrage über Planung und Umsetzung bis hin zu After Sales und langfristiger Kundenbindung. Genau hier setzt unsere Lösung an: ein umfassendes ERP-/CRM-System speziell für Architektur, Innenarchitektur und den Handel mit Premium-Einrichtung.
Das Problem: Insellösungen statt durchgängiger Prozesse
Viele Büros kennen das: Projektmanagement in einem Tool, Zeiterfassung in einem anderen, Bestellwesen in Excel, Finanzbuchhaltung in einem dritten System. Das Ergebnis sind Insellösungen, fehlende Integration und ein konsolidiertes Bild über Projekte, Kunden und Wirtschaftlichkeit nur mit erheblichem manuellem Aufwand. Unser System bildet Akquise, Projektabwicklung, Einkauf, Leistungserbringung und Abrechnung durchgängig ab – mit einer führenden Datenquelle pro Datenobjekt, ohne Doppelpflege und ohne Redundanzen. Statt Daten manuell zwischen Systemen zu übertragen, arbeitet jede Abteilung – von der Geschäftsführung über die Projektleitung bis zum Einkauf – auf derselben verlässlichen Datenbasis.
CRM mit Softfact-Tracking – die persönliche Kundenbeziehung im Mittelpunkt
nlichen Kundenbeziehung. Neben klassischen CRM-Funktionen wie Lead- und Opportunity-Management ab dem ersten Kontakt, einer 360°-Kundenakte mit Kontakten, Beteiligten, Dokumenten und Terminen sowie einer Akquise-Pipeline mit Phasen, Wahrscheinlichkeiten und Forecast bieten wir strukturiertes Softfact-Tracking.
Persönliche Vorlieben und Abneigungen, Familie und persönliches Umfeld, wichtige Termine und Anlässe, Stilpräferenzen und No-Gos, Hobbys und Interessen, persönliche Kontaktwünsche und das Beziehungsnetzwerk eines Kunden – all das wird nicht in einem Freitextfeld verschenkt, sondern frei definierbar, strukturiert auswertbar, suchbar, filterbar und bei jeder Kundeninteraktion sichtbar erfasst. Vor jedem Kundentermin, beim Einrichtungsbesuch oder im After-Sales-Kontakt steht so die volle persönliche Geschichte der Kundenbeziehung zur Verfügung. So wird aus einem Einzelprojekt eine langfristige Kundenbeziehung.
Projekt- und Auftragsmanagement entlang des gesamten Prozesses
Unsere Projektstruktur folgt dem End-to-End-Prozess: Akquise → Angebot → Auftrag → Konzept → Ausführungsplanung → künstlerische Baubegleitung → Einkauf → Montage → Abnahme → After Sales. Mehrere Aufträge je Kunde – Planungsauftrag, Einrichtungsauftrag, Nachträge – erhalten dabei eine eindeutige Auftragsnummer als Kostenträger.
Mit Projektkalkulation, Plan/Ist-Vergleich und Deckungsbeitragsrechnung pro Projekt, Aufgaben- und Meilensteinmanagement mit Vorlagen pro Projekttyp, detaillierter Ressourcen- und Kapazitätsplanung über alle Geschäftsbereiche sowie Nachtragsmanagement mit Genehmigungs-Workflow behalten Geschäftsführung und Projektleitung jederzeit den Überblick. Dokumentenmanagement direkt am Projekt – Verträge, Pläne, Protokolle, Lieferscheine, Freigaben – sorgt dafür, dass alle Beteiligten immer den aktuellen Stand vor Augen haben.
Angebot, Auftragsbestätigung und Fakturierung aus einer Hand
Von der Angebotserstellung mit Positionen, Varianten, Kalkulationsbasis und Vorlagen über die Auftragsbestätigung mit Anzahlungslogik, Zahlungsplänen und Phasenrechnungen bis zur Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnung inklusive Verknüpfung mit dem Baufortschritt: Unser System bildet den gesamten Faktura-Prozess ab, mit Freigabe-Workflow vor Versand und der Übergabe strukturierter Rechnungs- und Belegdaten an die Finanzbuchhaltung – ganz ohne Doppelerfassung.
Einkauf und Bestellwesen mit Projektbezug
Lieferantenstammdaten mit Konditionen und Preislisten, Produktkataloge nach Kategorien wie Beleuchtung, Möbel, Tischler, Glaser oder Textilien, ein Bestellprozess mit Projektbezug, Lieferterminen und Erinnerungsfunktion sowie der Wareneingang inklusive Mengen- und Qualitätsprüfung und abweichender Lieferorte – ob Werkstatt, Showroom, Baustelle oder direkt beim Kunden: Einkauf und Bestellwesen werden vollständig in den Projektablauf integriert, inklusive Rechnungsprüfung mit Abgleich von Bestellung und Lieferschein sowie Reklamations- und Garantiemanagement mit Historie.
Zeiterfassung und Personalkosten im Griff
Projekt- und auftragsbezogene Stundenerfassung für alle Mitarbeitenden – web und mobil – mit klarer Trennung von verrechenbaren und nicht verrechenbaren Stunden, individuellen Stundensätzen je Mitarbeiter und Tätigkeit sowie einem Freigabe-Workflow für Kontrolle und Projektzuordnung. Urlaubs-, Krankenstands- und Fehlzeitenverwaltung sowie die Auswertung von Soll/Ist-Stunden je Projekt und Mitarbeiter runden die Zeiterfassung ab.
Mandantenfähigkeit, Rollen und Intercompany-Verrechnung
Für Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften – etwa einer Handelsgesellschaft und einer Ziviltechniker-Gesellschaft – bietet unser System echte Mandantenfähigkeit mit getrennten Belegkreisen inklusive Intercompany-Verrechnung sowie ein granulares Rollen- und Berechtigungskonzept für Geschäftsführung, Abteilungsleitung, operative Rollen und externe Beteiligte. Mandantenübergreifende Auswertungen geben der Geschäftsführung jederzeit den Gesamtblick über alle Gesellschaften.
API-first: saubere Schnittstellen statt manueller Exporte
Wir verstehen uns nicht als Ersatz für bewährte Systeme wie die Finanzbuchhaltung, sondern als Ergänzung. Über offene, dokumentierte Schnittstellen (API-first) binden wir Buchhaltungssysteme, Projektmanagement-Tools, Bauzeitenpläne, Power BI und Microsoft 365 an – Schnittstellen statt manueller Exporte, damit Daten dort fließen, wo sie gebraucht werden, ohne Redundanzen und ohne Doppelpflege.
Reporting und Out-of-the-box-Dashboards
Projekt-Cockpit, Auftragsbestand, Pipeline, Auslastung und Liquiditätsindikatoren stehen als Out-of-the-box-Dashboards zur Verfügung. Über strukturierte Datenbereitstellung für Power BI behält die Geschäftsführung jederzeit den Soll/Ist-Vergleich auf Projektebene im Blick.
Mobile-first für die operative Nutzung unterwegs
Ein erheblicher Teil der Wertschöpfung findet außerhalb des Büros statt – auf der Baustelle, im Kundentermin, im Showroom, beim Lieferanten oder bei der Bestandsaufnahme. Unsere mobile App für iOS und Android ist deshalb kein optionales Add-on, sondern fester Bestandteil der Lösung.
Kundenakte und Softfacts sind vor jedem Termin abrufbar, inklusive Vorlieben, Familienkonstellation und Notizen aus vergangenen Begegnungen. Projekt- und Aufgabenzugriff mit aktuellem Stand, offenen Punkten und Verantwortlichkeiten, mobile Zeiterfassung mit Schnellerfassung und Start/Stopp-Timer, Foto- und Dokumentenupload direkt aus der Kamera zum Projekt, Wareneingang mobil mit Barcode-/QR-Scan sowie mobile Belegerfassung für Spesen und Eingangsrechnungen per Foto und OCR machen die App zum echten Arbeitsbegleiter. Push-Benachrichtigungen erinnern an Freigaben, Kundengeburtstage oder Lieferterminänderungen, und dank Offline-Fähigkeit funktioniert die App auch auf Baustellen ohne stabile Netzverbindung – mit automatischer Synchronisation bei Wiederverbindung. Sichere Authentifizierung mit Biometrie, SSO und Remote-Wipe bei Geräteverlust sorgen für den nötigen Schutz sensibler Kundendaten.
Systeme sollen unterstützen, nicht Prozesse diktieren
Uns ist bewusst: Architektur- und Designfreiheit muss erhalten bleiben. Wir stehen für keine Überstandardisierung kreativer Prozesse und eine flexible Projektlogik, die sich an die Arbeitsweise von Architektur- und Innenarchitekturbüros anpasst – nicht umgekehrt. Genau das ist unser Anspruch: ein System, das den gesamten Weg von der ersten Kundenanfrage bis zur langfristigen Kundenbindung abbildet, ohne die kreative Freiheit einzuschränken, die das Premium-Segment in Architektur, Innenarchitektur und Handel mit Premium-Einrichtung ausmacht.
