Beschaffung, Lagerung und Webshop aus einer Hand
Internationale Konzerne mit Standorten in dutzenden Ländern stehen beim Thema Werbeartikel vor einer typischen Herausforderung: Markenkonforme Give-aways müssen weltweit beschafft, gelagert, an Niederlassungen verteilt und teilweise sogar an Endkunden oder Mitarbeitende verkauft werden – ohne dabei die Kontrolle über Markenauftritt, Budget und Lagerbestand zu verlieren. Genau hier zeigt sich, wie wertvoll ein ERP-gestütztes Werbeartikel-Management mit integriertem Webshop ist.
Zwei Module, ein Prozess: Beschaffung und Lagerung/Disposition
Der Gesamtprozess für professionelles Werbeartikel-Management lässt sich in zwei klar abgegrenzte Module unterteilen. Modul 1, die Beschaffung, umfasst die tatsächliche Einkaufsabwicklung inklusive Preisverhandlung, Lieferterminkontrolle und Nachbestellung der definierten Artikel. Modul 2, Lagerung und Disposition, deckt die physische Lagerung des Sortiments in einem bestandsgeführten Lager sowie dessen Disposition inklusive Versand anhand eines Webshops auf Artikelebene ab. Beide Module greifen ineinander, können aber auch getrennt vergeben werden – je nachdem, ob ein Unternehmen die Lagerhaltung selbst übernimmt oder vollständig outsourct.
B2B-Verteilung an Standorte weltweit
Ein zentrales Sortiment an Werbeartikeln wird bestandsgeführt an einem Standort gelagert und unterjährig an Außenstellen in zahlreichen Ländern verteilt. Erreicht ein Artikel an einem Standort den lokalen Nullstand, lässt sich darauf automatisiert eine Nachbestellung auslösen. Für ein übersichtliches Sortiment empfiehlt sich eine bewusste Begrenzung auf eine handhabbare Anzahl an Artikeln, aufgeteilt auf unterschiedliche Preissegmente – von günstigen Streuartikeln bis zu hochwertigen Premium-Give-aways. Die mengenmäßige Aufteilung auf die Preissegmente wird dabei gemeinsam zwischen Auftraggeber und Dienstleister festgelegt und pro Saison (Sommer- bzw. Winterperiode) neu definiert.
Saisonale Pakete statt unterjähriger Einzelabrufe
Statt zahlreicher kleiner Einzelbestellungen über das Jahr hinweg hat sich ein zweimaliger Versand pro Jahr bewährt, gebündelt in ein Sommer- bzw. Winterpaket an alle definierten Standorte. Die Kommissionierung der Artikel sowie die mehrsprachige Kommunikation mit den Standorten erfolgt dabei zentral über den Dienstleister, wodurch der administrative Aufwand auf Unternehmensseite deutlich sinkt. Für den laufenden, kurzfristigen Bedarf einzelner Standorte – etwa für Artikel mit konstant hoher Nachfrage – lassen sich zusätzlich sogenannte Evergreens definieren, die sukzessive abgerufen werden, wobei sich der Auftraggeber zur Abnahme einer vereinbarten Jahresmenge verpflichtet.
Events und Sonderanlässe separat abgebildet
Neben dem laufenden Sortiment fallen bei international tätigen Unternehmen regelmäßig einmalige Bestellungen für Events und jährliche Anlässe an – von Messeauftritten bis zu saisonalen Aktionen. Damit für solche Anlässe keine zusätzliche Einlagerung notwendig ist, kann die Anlieferung direkt an den jeweiligen Eventpartner erfolgen, mit einem fix definierten Lieferdatum. So bleibt das Hauptlager schlank, ohne dass Eventware den laufenden Webshop-Bestand verzerrt.
Vertrieb an Endkunden und Mitarbeitende als Erweiterung
Ein professionell aufgesetztes Werbeartikel-Sortiment lässt sich über das reine B2B-Geschehen hinaus auch kommerziell nutzen: Teile des Sortiments können – in Abstimmung mit dem Markeninhaber – direkt an Endkunden verkauft werden, ergänzt um eigene, speziell für den Endkundenvertrieb definierte Artikel. Ebenso lassen sich Mitarbeiterrabatt-Programme abbilden, bei denen aktive wie ehemalige Mitarbeitende sich unter Angabe ihrer Mitarbeiternummer auf einer eigenen Plattform registrieren und vergünstigt einkaufen können. In beiden Fällen bleibt die Definition der Markennutzungsrechte und einer etwaigen Erlösbeteiligung des Markeninhabers ein zentraler Vertragsbestandteil.
Der Webshop als technisches Rückgrat
Damit Bestellungen, Lagerbestand und Disposition nicht per E-Mail oder Excel-Liste koordiniert werden müssen, braucht es einen eigenen Webshop auf Artikelbasis, über den berechtigte Mitarbeiter der einzelnen Standorte ihren Bedarf direkt abrufen können. Eine Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem des Auftraggebers (z. B. SAP) sorgt dabei für durchgängige Transparenz zwischen Bestellung, Lagerbestand und Buchhaltung. Artikelanlage und -pflege im Webshop liegen in der Verantwortung des Dienstleisters, der auch für saubere Lieferzeiten bei Erst- und Nachbeschaffung sowie klar definierte Lageröffnungszeiten und Bestellfristen für Lieferungen am selben oder nächsten Werktag verantwortlich ist.
Markenfreigabe und Qualitätssicherung
Jeder neue Artikel wird vor der Produktion mit der Wort- und Bildmarke des Auftraggebers versehen und muss formal freigegeben werden – anhand eines verbindlichen Musters oder, wenn das produktionstechnisch nicht möglich ist, anhand von Fotos oder Drucksimulationen. Klare Reaktionsfristen für die Freigabe sowie definierte Toleranzgrenzen bei Farbabweichungen sorgen für einen reibungslosen Produktionsprozess, ohne den Markenauftritt zu gefährden. Ergänzend dazu lohnt sich ein regelmäßiger kreativer Austausch – etwa zweimal jährlich in Anlehnung an saisonale Zyklen – um das Sortiment laufend zu hinterfragen, Trends aufzugreifen und neue Artikelvorschläge gemeinsam abzustimmen.
Fazit: Werbeartikel als durchgängiger Prozess statt Einzelbestellung
Werbeartikel-Management für internationale Unternehmen ist weit mehr als gelegentliches Bestellen von Give-aways. Wer Beschaffung, Lagerung, saisonale Pakete, Events, Endkunden- und Mitarbeiterverkauf sowie eine SAP-angebundene Webshop-Plattform als einen durchgängigen Prozess denkt, reduziert administrativen Aufwand, sichert die Markenkonformität weltweit und schafft echte Kostentransparenz über alle Standorte hinweg – ohne dass interne Teams sich um Lagerlogistik oder Versandkoordination kümmern müssen.
