Im Softwareauswahlprozess tauchen immer wieder Begriffe auf, die auch erfahrene Einkäufer und Anbieter nicht immer trennscharf verwenden. Ein kurzer Überblick über die wichtigsten Begriffe rund um Vergabeverfahren und Ausschreibungen.
Vergabeverfahren
Der formale, oft gesetzlich geregelte Prozess, mit dem eine öffentliche oder teil-öffentliche Stelle einen Auftrag ausschreibt und vergibt — inklusive festgelegter Fristen, Teilnahmebedingungen und Bewertungskriterien. In Österreich und Deutschland regeln das jeweils eigene Vergabegesetze, die je nach Auftragswert unterschiedliche Verfahrensarten vorschreiben.
Ausschreibung
Umgangssprachlich oft gleichbedeutend mit Vergabeverfahren verwendet — genauer beschreibt der Begriff die konkrete Veröffentlichung eines Auftrags zur Angebotsabgabe, unabhängig davon, ob sie öffentlich oder privatwirtschaftlich initiiert wurde. Jedes Vergabeverfahren enthält also eine Ausschreibung, aber nicht jede Ausschreibung folgt den strengen Regeln eines förmlichen Vergabeverfahrens.
Lastenheft
Beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, WAS benötigt wird — die Anforderungen an die Lösung, unabhängig davon, wie sie technisch umgesetzt werden. Es wird vor der Anbieterauswahl erstellt und ist üblicherweise Teil der Ausschreibungsunterlagen. Eine ausführliche Praxis-Checkliste dazu finden Sie in unserem Beitrag Was ein Lastenheft für ERP-Software wirklich verlangt.
Pflichtenheft
Beschreibt aus Sicht des Anbieters, WIE die Anforderungen aus dem Lastenheft konkret umgesetzt werden — inklusive technischer Details, die während der Angebotsphase oder direkt nach der Auftragsvergabe gemeinsam mit dem Auftraggeber verfeinert werden. Während das Lastenheft also die Anforderung definiert, definiert das Pflichtenheft die Lösung.
RFP (Request for Proposal)
Der international gebräuchliche Begriff für eine strukturierte Angebotsanfrage — inhaltlich vergleichbar mit einem Lastenheft plus formalem Anfrageprozess, häufig bei internationalen oder grenzüberschreitenden Beschaffungsvorgängen verwendet. Ein RFP ist in der Regel weniger streng reguliert als ein förmliches öffentliches Vergabeverfahren, folgt aber einer ähnlichen Logik: Anforderungen definieren, mehrere Anbieter parallel anfragen, Angebote vergleichen.
Teilnahmeantrag
Bei mehrstufigen Vergabeverfahren müssen Anbieter oft zunächst einen formalen Teilnahmeantrag stellen, bevor sie überhaupt zur eigentlichen Angebotsabgabe zugelassen werden. Hier werden meist grundlegende Eignungskriterien wie Referenzen, Zertifizierungen oder wirtschaftliche Kennzahlen abgefragt.
Muss-Kriterium vs. Kann-Kriterium
Ein Muss-Kriterium führt bei Nichterfüllung zum Ausschluss aus dem Verfahren, unabhängig von der sonstigen Qualität des Angebots. Ein Kann-Kriterium fließt dagegen nur in die Punktebewertung ein. Diese Unterscheidung ist für Anbieter entscheidend, um vor Angebotsabgabe realistisch einzuschätzen, ob eine Teilnahme überhaupt sinnvoll ist.
Warum die Unterscheidung in der Praxis wichtig ist
Wer als Anbieter ein Lastenheft mit einem Pflichtenheft verwechselt, liefert oft eine technische Lösungsbeschreibung, wo eigentlich nur die Anforderung bestätigt werden sollte — und umgekehrt. Das kostet in Ausschreibungsverfahren unnötig Zeit auf beiden Seiten und kann im schlimmsten Fall sogar zum formalen Ausschluss führen, wenn geforderte Angaben fehlen.
Häufig gestellte Fragen
Ist ein RFP das Gleiche wie eine öffentliche Ausschreibung?
Nicht zwingend — ein RFP kann auch von privaten Unternehmen ohne die strengen Formvorschriften eines öffentlichen Vergabeverfahrens verwendet werden.
Wer erstellt üblicherweise das Pflichtenheft?
In der Regel der Anbieter, oft in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber nach Zuschlag oder in der finalen Angebotsphase.
Was passiert, wenn ein Muss-Kriterium nicht erfüllt wird?
Das Angebot wird in der Regel formal ausgeschlossen, unabhängig von seiner fachlichen Qualität — selbst wenn die Lösung inhaltlich passen würde.
Sie bereiten ein Lastenheft, Pflichtenheft oder RFP für eine CRM/ERP-Auswahl vor? Wir unterstützen Sie gerne dabei, die Anforderungen von Anfang an anbietertauglich zu strukturieren.
