Was passiert eigentlich, wenn bei uns eine Ausschreibungsanfrage eingeht? Wir geben einen Einblick hinter die Kulissen — vom ersten Kontakt bis zum abgegebenen Angebot.
Schritt 1: Grobe Eignungsprüfung vor der Detailarbeit
Bevor wir uns in die Details eines Lastenhefts vertiefen, prüfen wir zuerst die grundsätzliche fachliche Passung und – ganz entscheidend – etwaige Muss-Kriterien, die uns strukturell ausschließen könnten. Das erspart allen Seiten unnötigen Aufwand, wenn eine Teilnahme ohnehin nicht sinnvoll ist.
Schritt 2: Zuordnung der Anforderungen zu bestehenden Modulen
Im nächsten Schritt gleichen wir den Anforderungskatalog mit unseren bestehenden Modulen ab. Bei den meisten Anfragen zeigt sich schnell: Der überwiegende Teil der Anforderungen lässt sich mit Standardmodulen abdecken, ein kleinerer Teil erfordert Konfiguration oder in Einzelfällen punktuelle Anpassung.
Schritt 3: Die schriftliche Angebotsphase
Wir beantworten Anforderungen so konkret wie möglich, mit Verweis auf bereits umgesetzte, vergleichbare Projekte statt pauschaler Zusagen. Offene Punkte, die erst im persönlichen Gespräch sinnvoll geklärt werden können, markieren wir bewusst als solche, statt sie zu überspringen.
Schritt 4: Der fachliche Workshop
Bei größeren Verfahren folgt nach der schriftlichen Runde meist ein Workshop mit den Finalisten. Hier zeigen wir die Lösung anhand konkreter Szenarien aus dem Anforderungskatalog, statt eine allgemeine Produktpräsentation zu halten — das schafft in unserer Erfahrung deutlich mehr Vertrauen als eine Standard-Demo.
Schritt 5: Nach dem Zuschlag – vom Angebot zum Pflichtenheft
Erhalten wir den Zuschlag, folgt die gemeinsame Erarbeitung eines Pflichtenhefts, in dem die Anforderungen aus dem Lastenheft in konkrete technische Umsetzung übersetzt werden. Dieser Schritt ist oft der aufwändigste im gesamten Prozess, weil hier Details sichtbar werden, die im ursprünglichen Lastenheft naturgemäß nicht vollständig abgebildet werden konnten.
Was uns in diesem Prozess besonders wichtig ist
Wir sagen lieber frühzeitig “das passt für uns nicht”, statt ein Angebot abzugeben, das wir später nicht in der zugesagten Qualität umsetzen könnten. Das hat uns in der Vergangenheit auch schon dazu gebracht, eine Ausschreibung bewusst nicht zu verfolgen.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die interne Prüfung, bevor Sie sich für eine Teilnahme entscheiden?
Meist wenige Tage, abhängig von der Komplexität des Anforderungskatalogs.
Nehmen Sie an jeder Ausschreibung teil, die Sie erreicht?
Nein — wenn Muss-Kriterien strukturell nicht erfüllbar sind oder das Projekt fachlich nicht passt, sagen wir bewusst ab.
Sie bereiten eine Ausschreibung vor und möchten wissen, wie ein Softwareanbieter den Prozess von innen sieht? Sprechen Sie mit uns.
