Eine der häufigsten Fragen, die uns vor einer Ausschreibungsteilnahme erreicht: Wie lange dauert das eigentlich, vom ersten Kontakt bis zur finalen Entscheidung? Ein Blick auf die tatsächlichen Zeitverläufe mehrerer realer Verfahren gibt eine ehrliche Antwort.
Phase 1: Erstkontakt und grobe Eignungsprüfung (wenige Tage)
Vom ersten Kontakt — sei es direkt oder über einen Vergabeberater — bis zur internen Entscheidung, ob eine Teilnahme überhaupt sinnvoll ist, vergehen in unserer Erfahrung meist nur wenige Tage. Hier geht es vor allem um Muss-Kriterien und grundsätzliche fachliche Passung.
Phase 2: Schriftliche Angebotsphase (ein bis vier Wochen)
Die Bearbeitungszeit für die eigentliche Angebotsabgabe variiert stark je nach Detailtiefe des Anforderungskatalogs. Einfache Fragenkataloge lassen sich innerhalb von Tagen beantworten, komplexe Lastenhefte mit mehreren hundert Einzelanforderungen können mehrere Wochen in Anspruch nehmen.
Phase 3: Rückfragen und Klärungsrunden (ein bis zwei Wochen)
Nach der ersten Angebotsabgabe folgen in der Regel ein bis zwei Rückfragerunden, in denen einzelne Punkte präzisiert werden — etwa konkrete Lizenzzahlen pro Nutzerkategorie oder Details zu Schnittstellenanforderungen.
Phase 4: Der fachliche Workshop (ein bis zwei Wochen Vorlauf)
Zwischen der Einladung zum Workshop und dem tatsächlichen Termin liegen meist ein bis zwei Wochen Vorlaufzeit, in denen sich beide Seiten inhaltlich vorbereiten. Der Workshop selbst dauert je nach Umfang zwischen einer und mehreren Stunden.
Phase 5: Zuschlagsentscheidung (unterschiedlich, oft mehrere Wochen)
Diese Phase lässt sich am wenigsten pauschal vorhersagen — sie hängt stark von internen Abstimmungsprozessen des Auftraggebers ab, insbesondere bei öffentlichen Stellen mit mehrstufigen Freigabeprozessen.
Realistische Gesamtdauer
In Summe ergibt sich für ein mittelgroßes Vergabeverfahren erfahrungsgemäß ein Zeitraum von rund sechs bis vierzehn Wochen vom Erstkontakt bis zur finalen Entscheidung — bei sehr großen, öffentlichen Verfahren kann sich das durchaus auf mehrere Monate ausdehnen.
Häufig gestellte Fragen
Kann man den Prozess beschleunigen?
Nur begrenzt — die meisten Verzögerungen entstehen auf Seiten des Auftraggebers durch interne Abstimmungsprozesse, nicht durch die Anbieter.
Lohnt sich die Teilnahme trotz der langen Vorlaufzeit?
Bei fachlich passenden Projekten ja — die investierte Zeit zahlt sich durch die oft mehrjährige Vertragslaufzeit öffentlicher Aufträge aus.
Sie planen eine Ausschreibung und möchten realistisch einschätzen, wie lange der Auswahlprozess dauern wird? Wir teilen unsere Erfahrung gerne mit Ihnen.
