Wer regelmäßig Buchhaltung macht, kennt das Muster: Die Miete geht am Ersten ab, das Software-Abo am Fünften, die Zahlung an denselben Lieferanten am Fünfzehnten. Jede dieser Bankbewegungen händisch zu kontieren, ist reine Fleißarbeit – und genau dafür bietet 1Tool Kontierungsregeln an, mit denen sich wiederkehrende Bankbewegungen automatisch verbuchen lassen.
Wie eine Kontierungsregel aufgebaut ist
In 1Tool lassen sich Regeln definieren, die Bankbewegungen automatisch verbuchen. Als Matching-Kriterien stehen die IBAN der Gegenpartei, deren Name sowie ein Text im Verwendungszweck zur Verfügung – einzeln oder kombiniert. Sobald eine Zahlung diesen Kriterien entspricht, greift die Regel. Jede Regel ist dabei einem festen Konten-Paar aus Soll und Haben sowie einem Steuercode zugeordnet, sodass die Buchung inklusive korrekter Steuerbehandlung automatisch entsteht. Wichtig: Eine Regel ist richtungsabhängig, das heißt Eingang und Ausgang werden getrennt behandelt – eine Regel für eine Zahlungseingabe funktioniert also nicht automatisch auch für die umgekehrte Richtung.
Zeitersparnis bei wiederkehrenden Zahlungen
Der Effekt macht sich vor allem dort bemerkbar, wo Zahlungen sich Monat für Monat wiederholen: Miete, Software-Abonnements, Leasingraten oder Zahlungen an Standardlieferanten. Statt jede dieser Buchungen manuell zu prüfen und zuzuordnen, übernimmt das System die Kontierung, sobald einmal eine passende Regel hinterlegt ist. Für Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Positionen summiert sich das über Monate zu einer spürbaren Entlastung in der laufenden Buchhaltung.
Eingebaute Plausibilitätsprüfung
Automatisierung ist nur so gut wie ihre Kontrolle. Deshalb prüft 1Tool beim Anlegen einer Regel automatisch, ob die gewählten Konten zur Buchungsrichtung passen. Wirkt eine Regel vertauscht – etwa weil Soll- und Haben-Konto andersherum wirken, als es bei der gewählten Buchungsrichtung üblich wäre – warnt das System. Damit fällt eine falsch angelegte Regel schon beim Einrichten auf, statt erst Monate später bei der Durchsicht der Buchhaltung entdeckt zu werden, wenn bereits zahlreiche Buchungen falsch verbucht wurden.
Häufig gestellte Fragen
Welche Kriterien kann ich für eine Kontierungsregel verwenden?
Sie können IBAN, Name der Gegenpartei und/oder einen Text im Verwendungszweck hinterlegen. Diese Kriterien lassen sich einzeln oder kombiniert nutzen, um eine Bankbewegung eindeutig zu erkennen.
Gilt eine Regel automatisch für Eingänge und Ausgänge?
Nein. Jede Regel ist richtungsabhängig und muss separat für Eingang bzw. Ausgang angelegt werden, damit die Kontierung zur jeweiligen Zahlungsrichtung passt.
Was passiert, wenn ich eine Regel mit vertauschten Konten anlege?
1Tool prüft automatisch, ob die gewählten Soll-/Haben-Konten zur Buchungsrichtung passen, und warnt, wenn die Regel vertauscht wirkt. So lässt sich der Fehler korrigieren, bevor falsche Buchungen entstehen.
Wie viele Ihrer wiederkehrenden Bankbewegungen könnten Sie schon heute automatisch verbuchen lassen?
