Steuerbescheide und Post vom Steuerberater verteilen sich in vielen Unternehmen über E-Mail-Postfächer, lokale Ordner und manchmal noch Papierablagen. Wenn ein bestimmtes Dokument gesucht wird, kostet das oft mehr Zeit als nötig. 1Tool schafft hier Abhilfe mit einem zentralen Belegordner, der automatisch für jeden Mandanten angelegt wird und speziell für diese Art von Korrespondenz gedacht ist.
Automatisch angelegt, klar gekennzeichnet
Sobald der Buchhaltungsbereich in 1Tool zum ersten Mal geöffnet wird, legt das System automatisch einen einzigen, zentralen Ordner pro Mandant an. Dieser Ordner ist speziell für Steuerbescheide und die Korrespondenz mit dem Steuerberater gedacht und wird klar von anderen Dokumenten getrennt gekennzeichnet. Es entsteht dadurch kein zusätzlicher Einrichtungsaufwand, der Ordner steht von Anfang an bereit, sobald der Buchhaltungsbereich genutzt wird.
Bestehende Dokumentenverwaltung, klar abgegrenzt
Technisch nutzt der Belegordner die allgemeine Dokumentenverwaltung, also den File-Manager von 1Tool, wieder. Das bedeutet, dass Ihnen alle vertrauten Funktionen der Dokumentenverwaltung auch hier zur Verfügung stehen, ohne dass Sie ein zusätzliches Werkzeug lernen müssen. Gleichzeitig ist der Ordner klar von anderen Dokumenten getrennt gekennzeichnet, sodass beim Ablegen und Wiederfinden von Steuerberater-Post keine Verwechslung mit anderen Unterlagen entsteht.
Ein fester Ablageort verhindert Chaos
Der große Vorteil eines immer gleichen, dedizierten Ablageorts liegt darin, dass niemand im Unternehmen mehr rätseln muss, wo ein Steuerbescheid oder eine bestimmte Korrespondenz mit dem Steuerberater abgelegt wurde. Statt in mehreren E-Mail-Postfächern oder lokalen Ordnern zu suchen, gibt es genau einen Ort, an dem diese Dokumente zu finden sind. Das erleichtert nicht nur den Alltag, sondern auch die Übergabe von Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung, da die relevante Post gesammelt an einer Stelle vorliegt.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich den Belegordner selbst anlegen?
Nein. Er wird automatisch beim ersten Öffnen des Buchhaltungsbereichs pro Mandant erstellt.
Wofür ist der Ordner konkret gedacht?
Speziell für Steuerbescheide und die Korrespondenz mit dem Steuerberater.
Handelt es sich um ein separates Tool?
Nein, der Ordner nutzt die bestehende Dokumentenverwaltung von 1Tool, ist aber klar von anderen Dokumenten getrennt gekennzeichnet.
Möchten Sie sehen, wie der zentrale Belegordner in 1Tool aussieht?
