Eine fehlerhafte Rechnung einfach zu löschen, klingt nach der schnellsten Lösung, ist aus buchhalterischer Sicht aber problematisch: Löschungen widersprechen dem Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und können bei einer Betriebsprüfung zu Rückfragen führen. 1Tool setzt deshalb auf eine eigene Storno-Funktion für Rechnungen, die Korrekturen sauber dokumentiert, anstatt Daten einfach zu entfernen.
Ein eigener Cancel-Dialog statt einfacher Löschung
Für die Stornierung einer Rechnung steht in 1Tool ein eigener Cancel-Dialog zur Verfügung. Anstatt die Rechnung aus dem System zu entfernen, führt dieser Dialog durch den Stornierungsprozess und stellt sicher, dass die Korrektur ordnungsgemäß erfasst wird. Zusätzlich gibt es eine konfigurierbare Einstellung, die steuert, wie sich das System bei Stornierungen konkret verhält, sodass sich der Prozess an die jeweiligen Anforderungen anpassen lässt.
Die Originalrechnung bleibt erhalten
Eine Stornierung erzeugt eine Korrekturbuchung im Sinne einer Gutschrift, die mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft bleibt. Die Originalrechnung verschwindet also nicht aus dem System, sondern bleibt zusammen mit der zugehörigen Korrektur jederzeit nachvollziehbar. Wer sich später die Historie einer Rechnung ansieht, erkennt sofort, dass und warum sie storniert wurde, und findet die entsprechende Korrekturbuchung direkt daneben.
Warum das aus buchhalterischer Sicht wichtig ist
Aus Sicht der GoBD-konformen Buchführung ist die Nachvollziehbarkeit von Änderungen ein zentrales Prinzip: Einmal erfasste Geschäftsvorfälle sollen nicht rückwirkend spurlos verändert oder entfernt werden. Eine Storno-Buchung, die mit der Originalrechnung verknüpft bleibt, erfüllt dieses Prinzip, während eine einfache Löschung genau diese Spur zerstören würde. Auch gegenüber Kunden ist das relevant: Bei Rückfragen zu einer stornierten Rechnung lässt sich anhand der verknüpften Korrektur genau nachvollziehen, was ursprünglich berechnet und wie es anschließend korrigiert wurde.
Häufig gestellte Fragen
Wird eine stornierte Rechnung aus dem System gelöscht?
Nein. Die Originalrechnung bleibt erhalten und ist zusammen mit der Korrekturbuchung weiterhin nachvollziehbar.
Wie läuft eine Stornierung technisch ab?
Über einen eigenen Cancel-Dialog, der eine mit der Originalrechnung verknüpfte Korrekturbuchung im Sinne einer Gutschrift erzeugt.
Kann ich das Verhalten bei Stornierungen anpassen?
Ja, dafür gibt es eine konfigurierbare Einstellung, die das Verhalten bei Stornierungen steuert.
Möchten Sie erfahren, wie die Storno-Funktion von 1Tool in der Praxis funktioniert?
