Viele Unternehmen arbeiten mit einer Sammlung einzelner Werkzeuge für ihre Buchhaltung: eines für die Rechnungsstellung, eines für den Kontoabgleich, eine Excel-Tabelle für Reports, ein weiteres Tool für den Export an die Steuerberatung. Jedes dieser Werkzeuge funktioniert für sich – aber die Informationen zwischen ihnen händisch abzugleichen, kostet Zeit und schafft Fehlerquellen. 1Tool verfolgt einen anderen Ansatz: Die Buchhaltung besteht aus einer Reihe von Bausteinen, die in einem gemeinsamen System zusammenarbeiten, statt als voneinander getrennte Insel-Tools zu existieren.
Warum Zusammenspiel mehr wert ist als Einzelfunktionen
Der eigentliche Vorteil eines integrierten Systems zeigt sich nicht in einer einzelnen Funktion, sondern darin, wie die Bausteine ineinandergreifen. Eine Buchungsregel, die einmal definiert wird, fließt direkt in die laufende Verbuchung ein und wirkt sich damit unmittelbar auf Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz aus – ohne dass diese Berichte separat nachgepflegt werden müssen. Ein importierter Kontoauszug wird mit den vorhandenen Rechnungen abgeglichen, statt dass dieser Abgleich manuell in einer weiteren Anwendung erfolgen muss. Und storniert jemand eine Buchung, wird das automatisch im Buchhaltungs-Dashboard sichtbar, ohne dass dafür ein separater Bericht erzeugt werden müsste. Diese Verbindungen zwischen den Bausteinen sind es, die den täglichen Aufwand tatsächlich reduzieren.
Die Bausteine im Überblick
1Tool bündelt dafür eine ganze Reihe von Funktionen, die aufeinander aufbauen und ineinandergreifen:
- Buchungsregeln für die automatisierte Verbuchung wiederkehrender Vorgänge
- Splitbuchungen für Vorgänge, die auf mehrere Konten aufgeteilt werden müssen
- Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die laufend auf Basis der Buchungen aktuell bleiben
- Anlagenverzeichnis inklusive Abschreibung (AfA) für Anlagevermögen
- CAMT- und finAPI-Import für den automatisierten Abgleich von Kontoauszügen
- Export nach BMD und DATEV für die Zusammenarbeit mit Steuerberatung oder externer Buchhaltung
- Mahnwesen für offene Forderungen
- Ansicht zur USt-Pflicht für die umsatzsteuerliche Übersicht
- Saldenliste und Kontoauszug als klassische Auswertungsinstrumente
- Zentraler Belegordner für alle buchhaltungsrelevanten Dokumente
- Buchhaltungs-Dashboard als zentraler Überblick über den aktuellen Stand
- Storno-Funktion für die saubere Korrektur fehlerhafter Buchungen
- SEPA-Zahldateien für Sammelüberweisungen direkt aus der Rechnung
- Kundenreports wie Top-Kunden-Auswertung, Umsatz-Heatmap und Umsatzcluster-Analyse
- Einnahmen-Tracking nach Projekt und Mitarbeiter
Ein System statt vieler Schnittstellen
Jeder dieser Bausteine ließe sich isoliert betrachten – der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch dadurch, dass sie auf denselben Daten arbeiten und sich gegenseitig ergänzen. Statt Informationen zwischen mehreren Tools zu übertragen und dabei Zeit zu verlieren oder Fehler zu riskieren, bleibt in 1Tool alles innerhalb eines zusammenhängenden Systems: von der einzelnen Buchung über den Kontoauszug bis zum fertigen Bericht für die Steuerberatung.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich alle genannten Bausteine nutzen, oder kann ich einzelne davon auswählen?
Die Bausteine bauen aufeinander auf, lassen sich aber je nach Bedarf des Unternehmens einsetzen – der Nutzen steigt, je mehr Bereiche der Buchhaltung innerhalb desselben Systems abgebildet werden.
Wie wirkt sich eine Buchungsregel konkret auf Bilanz und GuV aus?
Eine Buchungsregel fließt direkt in die laufende Verbuchung ein, sodass die daraus entstehenden Buchungen automatisch in Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung berücksichtigt werden.
Was passiert im Dashboard, wenn eine Buchung storniert wird?
Eine Stornierung wird automatisch im Buchhaltungs-Dashboard sichtbar, ohne dass dafür ein separater Bericht erstellt werden muss.
Möchten Sie sehen, wie diese Bausteine in 1Tool als ein zusammenhängendes System funktionieren?
