Ein Baukasten aus Trigger, Bedingung und Aktion ist zunächst einmal abstrakt — die eigentliche Frage ist, was sich damit im Alltag eines CRM- oder ERP-Systems anfangen lässt. Da die konkret verfügbaren Trigger, Bedingungen und Aktionen aus dem System geladen werden und sich je nach 1Tool-Umgebung unterscheiden können, lässt sich an dieser Stelle kein fester Katalog nennen. Die folgenden Punkte sind deshalb bewusst als Denkanstöße zu verstehen — als Beispiele dafür, in welche Richtung sich ein solcher Baukasten typischerweise einsetzen lässt, nicht als Aufzählung fest eingebauter Funktionen.
Benachrichtigungen zum richtigen Zeitpunkt
Ein denkbares Beispiel wäre eine Automatisierung, die bei einem bestimmten Ereignis im System automatisch eine interne Benachrichtigung auslöst — etwa dann, wenn ein Datensatz einen bestimmten Zustand erreicht, den ein Team ohnehin im Blick behalten möchte. So könnten Sie verhindern, dass relevante Ereignisse untergehen, weil niemand aktiv danach gesucht hat. Ob und in welcher Form ein solcher Trigger in Ihrer 1Tool-Umgebung tatsächlich existiert, hängt vom konkreten Angebot ab, das der Editor Ihnen anzeigt.
Weiterleitung an die zuständige Person
Ebenfalls denkbar wäre ein Ablauf, der abhängig von einer Bedingung — etwa einem Merkmal eines Vorgangs — automatisch an die jeweils zuständige Person oder Abteilung weiterleitet. Statt dass jeder eingehende Fall manuell gesichtet und zugeordnet werden muss, könnte die Bedingung diese Zuordnung übernehmen und die Aktion die Weiterleitung auslösen. Das wäre ein Beispiel dafür, wie sich Zuständigkeiten regelbasiert statt manuell abbilden lassen — die tatsächliche Umsetzung richtet sich danach, welche Bedingungen und Aktionen Ihr System bereitstellt.
Automatisierte Folgeschritte bei Status-Änderungen
Ein weiteres illustratives Beispiel: Ändert sich der Status eines Vorgangs, könnte eine Automatisierung darauf mit einem oder mehreren Folgeschritten reagieren — etwa mit einer Information an Beteiligte oder einer weiteren internen Aktion. Weil sich Bedingungen im 1Tool-Editor verzweigen lassen, wäre auch denkbar, dass unterschiedliche Status-Änderungen zu unterschiedlichen Folgeschritten führen, statt für jeden Fall eine eigene, separate Automatisierung anzulegen.
Wiederkehrende Prüf- oder Erinnerungsschritte
Denkbar wäre schließlich auch ein Ablauf, der regelmäßig prüft, ob bestimmte Bedingungen erfüllt sind, und bei Bedarf eine Erinnerung oder einen nächsten Schritt anstößt. So könnte verhindert werden, dass Vorgänge über längere Zeit unbeachtet liegen bleiben. Auch hier gilt: Ob ein passender Trigger für einen solchen Anwendungsfall zur Verfügung steht, zeigt der Editor direkt an — mit Name und Beschreibung der jeweiligen Option.
Der Baukasten passt sich Ihrem System an
Allen vier Beispielen ist gemeinsam, dass sie nicht als feste Funktionen zu verstehen sind, sondern als Muster, wie sich Trigger, Bedingung und Aktion kombinieren lassen. Welche konkreten Bausteine Ihnen im Editor tatsächlich zur Verfügung stehen, sehen Sie beim Anlegen einer neuen Automatisierung — dort werden alle Optionen mit Name und Beschreibung aus dem System geladen. Der eigentliche Wert des Baukastens liegt darin, dass Sie diese Bausteine selbst zusammenstellen, statt auf eine vorgegebene Auswahl an Automatisierungen beschränkt zu sein.
Häufig gestellte Fragen
Sind die genannten Beispiele fest in 1Tool eingebaute Automatisierungen?
Nein, es handelt sich um illustrative Beispiele dafür, wie ein solcher Baukasten genutzt werden könnte. Welche Trigger, Bedingungen und Aktionen konkret verfügbar sind, zeigt der Editor direkt an.
Woran erkenne ich, was in meiner 1Tool-Umgebung tatsächlich möglich ist?
Beim Anlegen einer Automatisierung werden alle verfügbaren Trigger, Bedingungen und Aktionen mit Name und Beschreibung aus dem System geladen und im Editor angezeigt.
Kann ich mehrere solcher Beispiele in einer einzigen Automatisierung kombinieren?
Da sich Bedingungen verzweigen lassen und mehrere Kind-Schritte haben können, lassen sich verschiedene Fälle grundsätzlich in einem zusammenhängenden Ablauf abbilden.
Möchten Sie gemeinsam durchgehen, welche Automatisierungen in Ihrer 1Tool-Umgebung konkret möglich sind?
