Bei der Vergabe von Zugriffsrechten stellt sich fast immer die gleiche Frage: Legt man eine Rolle an, die für mehrere Personen gilt, oder vergibt man den Zugriff individuell an eine einzelne Person? Im Access-Manager von 1Tool müssen Sie sich dabei nicht entscheiden, welchen Weg Sie grundsätzlich gehen wollen. Beide Möglichkeiten bestehen nebeneinander und schließen sich nicht aus, sodass Sie je nach Situation den passenderen Ansatz wählen können.
Wann sich rollenbasierte Rechte lohnen
Rollenbasierte Rechte sind die richtige Wahl, wenn es um wiederkehrende Standardaufgaben geht, die von mehreren Mitarbeitern mit ähnlicher Funktion ausgeführt werden. Ein typisches Beispiel ist das gesamte Vertriebsteam, das auf dieselben Kundendatensätze zugreifen soll, oder alle Mitarbeiter der Buchhaltung, die dieselben Auswertungen benötigen. Statt für jede einzelne Person dieselbe Berechtigung separat einzurichten, wird sie einmal an die Rolle vergeben, und jeder Mitarbeiter mit dieser Rolle profitiert automatisch davon. Das spart nicht nur Zeit bei der Einrichtung, sondern sorgt auch dafür, dass neue Mitarbeiter mit derselben Funktion automatisch die richtigen Rechte erhalten, sobald ihnen die passende Rolle zugewiesen wird.
Wann sich individuelle Rechte lohnen
Individuelle Freigaben pro Person sind dagegen die bessere Wahl, wenn es um Ausnahmefälle geht, die sich nicht sauber über eine Funktion abbilden lassen. Das betrifft etwa besonders sensible Einzeldatensätze, bei denen nur eine ganz bestimmte Person Zugriff benötigt, unabhängig von ihrer eigentlichen Rolle im Unternehmen. Auch befristete Sonderaufgaben oder projektbezogene Zuständigkeiten, die nicht der regulären Funktion einer Person entsprechen, lassen sich über individuelle Rechte gezielter abbilden, als es eine eigens dafür angelegte Rolle je könnte.
Beide Wege gleichzeitig nutzen
In der Praxis schließt sich das eine das andere nicht aus. Die meisten Berechtigungen in einem gut organisierten Unternehmen lassen sich sinnvoll über Rollen abbilden, während eine kleinere Anzahl von Ausnahmen individuell vergeben wird. Der Access-Manager in 1Tool unterstützt genau diese Kombination, sodass Sie nicht gezwungen sind, sich für ein einziges Prinzip zu entscheiden und dann bei jeder Ausnahme kreativ improvisieren zu müssen.
Eine Frage der Struktur, nicht des Aufwands
Die Entscheidung zwischen Rolle und individueller Freigabe ist also weniger eine Frage des Aufwands als eine Frage der Struktur der jeweiligen Anforderung. Betrifft sie eine ganze Funktion im Unternehmen, gehört sie in eine Rolle. Betrifft sie eine einzelne Person in einer besonderen Situation, gehört sie in eine individuelle Freigabe. Wer diese Unterscheidung von Anfang an bewusst trifft, statt aus Gewohnheit immer denselben Weg zu wählen, hält sein Berechtigungssystem über die Zeit übersichtlicher, weil Rollen nicht mit Ausnahmen überladen werden und individuelle Freigaben nicht zur Umgehung eines eigentlich fehlenden Rollenkonzepts werden.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich mich im Access-Manager von 1Tool zwischen Rollen und individuellen Rechten entscheiden?
Nein. Beide Wege bestehen nebeneinander und lassen sich kombinieren, je nachdem, welcher Ansatz für die jeweilige Situation passender ist.
Wann sind rollenbasierte Rechte die bessere Wahl?
Bei wiederkehrenden Standardaufgaben, die von mehreren Mitarbeitern mit ähnlicher Funktion ausgeführt werden, ist eine Rolle die effizientere Lösung.
Wann lohnt sich eine individuelle Rechtevergabe eher?
Bei Ausnahmefällen oder besonders sensiblen Einzeldatensätzen, bei denen nur eine bestimmte Person Zugriff benötigt, ist eine individuelle Freigabe die passendere Lösung.
Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen bereits eine Kombination aus Rollen und individuellen Freigaben, oder verlassen Sie sich nur auf eines der beiden?
