Zwischen dem Erstellen eines Angebots und der rechtsgültigen Unterschrift des Kunden liegt in vielen Vertriebsprozessen noch immer ein Medienbruch: ausdrucken, unterschreiben lassen, einscannen, wieder ablegen. Für Versicherungsanträge, bei denen Geschwindigkeit oft über den Abschluss entscheidet, ist das ein unnötiger Reibungspunkt. 1Tool bringt daher eine eingebaute elektronische Signaturfunktion mit, die Anträge und Angebote direkt im System unterschreiben lässt – ohne zusätzliches Tool und ohne Papier.
Zwei Unterschriften, ein Vorgang
Die Signaturfunktion erfasst sowohl die Unterschrift des Unternehmens (Firma) als auch die Unterschrift des Kunden als Bilddaten. Beide Signaturen werden dem jeweiligen Antrag bzw. Angebot zugeordnet, sodass der vollständige Unterschriftsvorgang – Unternehmen und Kunde – an einer Stelle nachvollziehbar ist. Für den Versicherungsantrag im Speziellen speichert 1Tool zusätzlich den Zeitpunkt des Versands (sent_at) und den Zeitpunkt der Unterschrift (signed_at) sowie den Pfad zum fertig unterschriebenen Dokument. Damit ist jederzeit belegbar, wann ein Antrag verschickt und wann er tatsächlich unterschrieben wurde.
Unterschreiben ohne eigenen Account
Ein zentraler Punkt für die Praxis: Der Versand an den Kunden erfolgt über einen öffentlichen, nicht authentifizierten Signatur-Link. Der Kunde muss also keinen eigenen Benutzeraccount anlegen, sich nicht einloggen und keine zusätzliche Software installieren, um zu unterschreiben. Er öffnet den Link, prüft den Antrag und unterschreibt direkt – eine deutlich niedrigere Hürde, als sie viele externe Signaturlösungen mit eigener Kontoerstellung mit sich bringen. Für den Makler oder Vertriebsmitarbeiter bedeutet das: weniger Rückfragen, weniger abgebrochene Prozesse, schnellere Abschlüsse.
Kein externes Tool notwendig
Weil die Signaturfunktion direkt in 1Tool integriert ist, entfällt die Anbindung eines separaten Dienstes wie DocuSign oder vergleichbarer Lösungen. Antrag, Signatur und die dazugehörigen Zeitstempel liegen in einem System – das reduziert nicht nur Lizenzkosten für ein weiteres Tool, sondern auch den Aufwand, Daten zwischen zwei Systemen synchron zu halten. Gerade bei Versicherungsanträgen, wo Nachvollziehbarkeit von Versand- und Unterschriftszeitpunkt eine Rolle spielt, ist diese durchgängige Dokumentation im selben System ein handfester Vorteil.
Häufig gestellte Fragen
Muss der Kunde ein Benutzerkonto anlegen, um zu unterschreiben?
Nein. Der Antrag wird über einen öffentlichen, nicht authentifizierten Signatur-Link versendet, den der Kunde ohne eigenen Account öffnen und unterschreiben kann.
Welche Zeitpunkte werden bei Versicherungsanträgen zusätzlich erfasst?
1Tool speichert den Versandzeitpunkt (sent_at) und den Unterschriftszeitpunkt (signed_at) des Antrags sowie den Pfad zum unterschriebenen Dokument.
Wird auch die Unterschrift des Unternehmens erfasst, nicht nur die des Kunden?
Ja. Sowohl die Unterschrift des Unternehmens als auch die des Kunden werden jeweils als Bilddaten zum Antrag bzw. Angebot gespeichert.
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