Ein aktueller Lagerbestand allein beantwortet nicht die Frage, die im Alltag oft am dringendsten ist: Warum hat sich dieser Bestand verändert? Wenn bei einer Inventur eine Differenz auffällt oder ein Kunde nach dem Verbleib einer Lieferung fragt, hilft eine reine Bestandszahl wenig – benötigt wird die Historie der Bewegungen, die zu diesem Bestand geführt haben. Die Warenwirtschaft in 1Tool bietet dafür neben der reinen Produktverwaltung ein eigenes Lagerjournal.
Mehr als nur ein Bestandswert
Das Lagerjournal (Warehouse Journal) ist eine eigene Ansicht innerhalb der Warenwirtschaft, getrennt von der Produktverwaltung selbst. Während die Produktverwaltung den aktuellen Zustand zeigt – welches Produkt in welcher Stückzahl vorhanden ist –, protokolliert das Lagerjournal die einzelnen Lagerbewegungen, die zu diesem Zustand geführt haben. Damit steht neben dem „Was ist gerade da“ auch das „Wie ist es dazu gekommen“ zur Verfügung.
Nachvollziehbarkeit bei Rückfragen und Inventur
Gerade bei Inventurdifferenzen ist die reine Aussage „der Bestand stimmt nicht“ wenig hilfreich, wenn nicht nachvollzogen werden kann, wann und wodurch sich der Bestand verändert hat. Ein separates Bewegungsjournal erlaubt es, diese Frage gezielt zu beantworten, statt auf Vermutungen angewiesen zu sein. Ebenso bei Rückfragen zu Lieferungen: Wenn ein Kunde oder Lieferant den Verbleib einer bestimmten Menge hinterfragt, lässt sich im Lagerjournal nachschlagen, welche Bewegung zu welchem Zeitpunkt stattgefunden hat.
Warum ein separates Journal wichtig ist
Würden Bewegungen nicht separat protokolliert, sondern nur der aktuelle Endbestand gepflegt, ginge mit jeder neuen Bewegung die Information über die vorherigen Schritte verloren. Ein eigenes Lagerjournal als separate Ansicht stellt sicher, dass diese Historie erhalten bleibt und für Nachfragen, Kontrollen oder Inventuren jederzeit zugänglich ist – unabhängig davon, wie oft sich der Bestand seither schon verändert hat.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Produktverwaltung und Lagerjournal?
Die Produktverwaltung zeigt den aktuellen Bestand, während das Lagerjournal als separate Ansicht die einzelnen Lagerbewegungen protokolliert, die zu diesem Bestand geführt haben.
Wofür ist das Lagerjournal bei einer Inventur hilfreich?
Es erlaubt nachzuvollziehen, wann und wodurch sich ein Lagerbestand verändert hat, was die Klärung von Inventurdifferenzen erleichtert.
Hilft das Lagerjournal auch bei Rückfragen zu Lieferungen?
Ja, anhand der protokollierten Bewegungen lässt sich nachvollziehen, welche Bewegung zu welchem Zeitpunkt stattgefunden hat.
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