Viele Webshop-Lösungen behandeln den Verkauf als eigenständigen Prozess, losgelöst vom Rechnungswesen. Die Bestellung liegt im Shop-System, die Buchung erfolgt separat in der Buchhaltung – mit der Folge, dass Daten doppelt erfasst oder mühsam zwischen zwei Systemen abgeglichen werden müssen. 1Tool verbindet Webshop und Buchhaltung direkt auf Datenebene, sodass Verkäufe nicht isoliert bleiben, sondern unmittelbar in die zentrale Warenwirtschaft und Buchhaltung einfließen.
Bestellposition und Buchung als verbundene Einheit
Jede Bestellposition einer Shop-Bestellung in 1Tool trägt die relevanten Verkaufsdaten: Produkt, Menge, bereits gebuchte Menge, Preis, Gesamtbetrag, Kategorie und Artikelnummer. Diese Bestellposition lässt sich mit einer entsprechenden Buchung (Booking) im Buchhaltungssystem verbinden. Der Verkauf im Shop und der buchhalterische Vorgang sind damit nicht zwei getrennte Datensätze in zwei getrennten Systemen, sondern über diese Verknüpfung direkt aufeinander bezogen.
Gebuchte Menge als Kontrollinstanz
Weil jede Bestellposition neben der bestellten Menge auch die bereits gebuchte Menge führt, lässt sich nachvollziehen, in welchem Umfang eine Bestellung bereits buchhalterisch erfasst wurde. Das ist besonders bei Teillieferungen oder gestaffelten Buchungen relevant, bei denen eine Bestellung nicht in einem einzigen Schritt vollständig verbucht wird, sondern über mehrere Buchungen hinweg.
Warum das doppelte Datenpflege vermeidet
Wenn Shop und Buchhaltung getrennte Systeme sind, entsteht bei jedem Verkauf zusätzlicher Aufwand: Die Bestellung muss im Shop erfasst und anschließend händisch oder über eine Schnittstelle in die Buchhaltung übertragen werden. Durch die direkte Verknüpfung von Bestellposition und Buchung in 1Tool entfällt dieser zusätzliche Schritt. Verkäufe aus dem Webshop stehen damit ohne Umweg für die zentrale Warenwirtschaft und das Rechnungswesen zur Verfügung, statt in einem separaten Shop-System verborgen zu bleiben.
Häufig gestellte Fragen
Wie sind Shop-Bestellungen mit der Buchhaltung verknüpft?
Jede Bestellposition (Produkt, Menge, gebuchte Menge, Preis, Gesamtbetrag, Kategorie, Artikelnummer) lässt sich mit einer entsprechenden Buchung im Buchhaltungssystem verbinden.
Was zeigt die gebuchte Menge einer Bestellposition?
Sie zeigt, in welchem Umfang eine Bestellposition bereits buchhalterisch verbucht wurde, was bei Teillieferungen oder gestaffelten Buchungen relevant ist.
Welches Problem löst die direkte Verknüpfung von Bestellung und Buchung?
Sie vermeidet, dass Verkäufe zunächst nur im Shop-System erfasst und anschließend separat in die Buchhaltung übertragen werden müssen.
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