Ein Angebot ist verhandelt, ein Vertrag steht – und dann beginnt oft der mühsamste Teil: ausdrucken, unterschreiben, einscannen, zurücksenden. Für den Kunden ist das ein Medienbruch, der Zeit kostet und den gesamten Abschluss unnötig verzögert. Für Unternehmen bedeutet es zusätzlichen Verwaltungsaufwand, bis das unterschriebene Dokument tatsächlich wieder vorliegt. 1Tool bietet dafür eine digitale Unterschriftenfunktion direkt im Dokumentenprozess, die diesen Umweg über Drucker und Scanner überflüssig macht.
Ein individueller Link statt Papier und Scanner
Für die digitale Unterschrift generiert ein Mitarbeiter in 1Tool einen individuellen Signatur-Link für ein bestimmtes Dokument, etwa ein Angebot oder einen Vertrag. Dieser Link ist auf die E-Mail-Adresse eines bestimmten Kunden zugeschnitten und wird ihm direkt zugesendet. Damit entfällt der klassische Weg über Ausdrucken, händisches Unterschreiben und erneutes Einscannen vollständig. Für Unternehmen bedeutet das einen deutlich saubereren, nachvollziehbaren Prozess: Das Dokument bleibt digital, vom Versand bis zur unterschriebenen Fassung, ohne Medienbrüche dazwischen.
Zugang per Magic-Link, unterschreiben direkt im Browser
Beim Öffnen des Signatur-Links authentifiziert sich der Kunde per Magic-Link – also durch einfaches Anklicken des per E-Mail zugestellten Links, ganz ohne Passworteingabe. Anschließend kann er direkt im Browser unterschreiben, per Maus am Computer oder per Finger auf einem Touchscreen. Die Unterschrift wird direkt in das jeweilige Dokument übernommen. Für den Kunden reduziert sich der gesamte Vorgang damit auf zwei Schritte: den Link öffnen und unterschreiben. Es ist kein eigener Account nötig, kein Passwort zu merken und kein zusätzliches Programm zu installieren.
Schnellere Abschlüsse, weniger Verwaltungsaufwand
Der praktische Effekt dieser Vereinfachung zeigt sich vor allem in der Geschwindigkeit: Ein Angebot, das sofort nach Erhalt unterschrieben werden kann, statt erst ausgedruckt und postalisch oder eingescannt zurückgeschickt zu werden, verkürzt die Zeit bis zum verbindlichen Abschluss spürbar. Gleichzeitig sinkt der Aufwand auf Unternehmensseite, weil unterschriebene Dokumente nicht mehr manuell nachverfolgt, eingescannt oder abgelegt werden müssen – sie liegen direkt im jeweiligen Vorgang in 1Tool vor. Für Kunden wiederum ist die Hürde zur Unterschrift so niedrig wie möglich, was sich in der Praxis positiv auf die Abschlussquote auswirken kann.
Häufig gestellte Fragen
Braucht der Kunde einen eigenen Account, um ein Dokument zu unterschreiben?
Nein. Der Kunde erhält einen individuellen Signatur-Link, meldet sich darüber per Magic-Link an und kann anschließend direkt unterschreiben – ein eigener Account ist dafür nicht nötig.
Wie unterschreibt der Kunde konkret?
Direkt im Browser, per Maus am Computer oder per Finger auf einem Touchscreen. Die Unterschrift wird unmittelbar in das Dokument übernommen.
Muss der Kunde sich ein Passwort merken?
Nein. Die Authentifizierung erfolgt über einen Magic-Link, der per E-Mail zugestellt wird – ein Klick genügt, ganz ohne Passwort.
Möchten Sie Ihren Kunden künftig ermöglichen, Angebote und Verträge mit einem Klick zu unterschreiben, statt auf Post oder eingescannte Dokumente zu warten?
