In vielen Unternehmen landen Support-Anfragen zunächst in einem normalen E-Mail-Postfach und müssen von dort händisch in ein Ticket-System übertragen werden. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und führt dazu, dass Anfragen je nach Arbeitsaufkommen unterschiedlich schnell bearbeitet werden. Zudem muss jemand entscheiden, welche Abteilung oder welche Kontaktgruppe für eine eingehende Anfrage zuständig ist. 1Tool nimmt diesen manuellen Schritt aus dem Prozess, indem eingehende E-Mails automatisiert überwacht und direkt in Tickets umgewandelt werden.
Postfächer automatisiert überwachen
1Tool kann E-Mail-Postfächer per IMAP oder über Microsoft-Konten automatisiert überwachen. Sobald eine neue E-Mail in einem überwachten Postfach eintrifft, wird sie erkannt, ohne dass jemand das Postfach manuell prüfen oder die Nachricht weiterleiten muss. Der Ablauf läuft im Hintergrund und ist unabhängig davon, zu welcher Tageszeit eine Anfrage eingeht.
Automatische Umwandlung in Tickets und Kommentare
Eingehende E-Mails werden automatisch in Tickets bzw., wenn bereits ein passendes Ticket besteht, in Ticket-Kommentare umgewandelt. Damit entsteht aus jeder relevanten E-Mail automatisch ein nachvollziehbarer Vorgang im Ticket-System, ohne dass Inhalte manuell kopiert oder neu erfasst werden müssen. Antworten auf eine bereits laufende Konversation werden dem bestehenden Ticket zugeordnet, sodass der gesamte Verlauf einer Anfrage an einer Stelle sichtbar bleibt.
Automatische Zuordnung zu Abteilung oder Kontaktgruppe
Zusätzlich zur reinen Umwandlung sorgt 1Tool für die automatische Zuordnung eines neuen Tickets zur passenden Abteilung oder Kontaktgruppe. Dadurch landet eine Anfrage direkt dort, wo sie bearbeitet werden soll, ohne dass zuerst jemand die E-Mail sichten und manuell weiterleiten muss. Für Ihr Team bedeutet das kürzere Reaktionszeiten und eine gleichmäßigere Verteilung der Anfragen, unabhängig davon, wie viele E-Mails gerade eingehen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Arten von Postfächern kann 1Tool überwachen?
1Tool kann sowohl klassische IMAP-Postfächer als auch Microsoft-Konten automatisiert überwachen.
Wird jede eingehende E-Mail zu einem neuen Ticket?
Eingehende E-Mails werden automatisch in Tickets umgewandelt bzw., wenn bereits ein passendes Ticket besteht, als Ticket-Kommentar zugeordnet.
Muss ich eingehende Anfragen manuell einer Abteilung zuweisen?
Nein, 1Tool ordnet ein neues Ticket automatisch der passenden Abteilung oder Kontaktgruppe zu.
Wie viele Support-E-Mails werden bei Ihnen aktuell noch händisch in Tickets übertragen?
