Ein zentrales Postfach wie info@ oder support@ soll üblicherweise mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zugänglich sein, ohne dass jede Person automatisch vollen Zugriff auf sämtliche E-Mails erhält. Wird ein solches Postfach nur über ein einzelnes freigegebenes Konto verwaltet, fehlt oft die Möglichkeit, den Zugriff nach Bedarf abzustufen. 1Tool löst das über Mail-Gruppen, die E-Mail-Konten bündeln und für mehrere Mitarbeiter gemeinsam zugänglich machen, mit fein abgestimmten Zugriffsrechten für jede einzelne Person.
E-Mail-Konten zu Mail-Gruppen bündeln
In 1Tool lassen sich einzelne E-Mail-Konten zu Mail-Gruppen zusammenfassen. Eine solche Gruppe kann zum Beispiel ein zentrales info@ oder support@ Postfach abbilden, auf das ein ganzes Team gemeinsam zugreift. Statt dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Postfach für dieselbe Adresse einrichtet oder E-Mails manuell weiterleitet, arbeitet das gesamte Team an derselben Stelle mit denselben Nachrichten.
Zugriffsrechte pro Mitarbeiter und Mail-Gruppe
Für jeden einzelnen Mitarbeiter lässt sich granular festlegen, ob er auf eine bestimmte Mail-Gruppe nur lesenden Zugriff hat oder auch schreibend, also zum Beispiel antworten oder E-Mails bearbeiten kann. Diese Rechte werden pro Mail-Gruppe vergeben, sodass eine Person in einer Gruppe lesenden Zugriff und in einer anderen Gruppe schreibenden Zugriff haben kann, je nachdem, welche Aufgabe sie tatsächlich übernimmt.
Kontrolle ohne Zugriffsbeschränkung im Team
Dieses Modell verbindet zwei Anforderungen, die sich sonst oft widersprechen: Ein Team soll gemeinsam an einem zentralen Postfach arbeiten können, gleichzeitig soll nicht automatisch jede Person volle Kontrolle über alle eingehenden und ausgehenden E-Mails erhalten. Neue Teammitglieder oder Aushilfen lassen sich so zum Beispiel zunächst mit lesendem Zugriff einbinden, während erfahrene Mitarbeiter auch schreibend tätig werden können. Das schafft Transparenz im Team, ohne die Kontrolle über sensible Kommunikation aufzugeben.
Häufig gestellte Fragen
Können mehrere Mitarbeiter dasselbe Postfach wie info@ gemeinsam nutzen?
Ja, E-Mail-Konten lassen sich in 1Tool zu Mail-Gruppen bündeln, auf die mehrere Mitarbeiter gemeinsam zugreifen können.
Erhält automatisch jeder Mitarbeiter vollen Zugriff auf eine Mail-Gruppe?
Nein, für jeden Mitarbeiter lässt sich einzeln festlegen, ob er nur lesenden oder auch schreibenden Zugriff auf eine bestimmte Mail-Gruppe hat.
Kann ein Mitarbeiter in unterschiedlichen Mail-Gruppen unterschiedliche Rechte haben?
Ja, die Zugriffsrechte werden pro Mail-Gruppe und Mitarbeiter festgelegt.
Wer in Ihrem Team hat aktuell vollen Zugriff auf Ihr zentrales Support-Postfach, und sollte das wirklich jeder haben?
