Viele Unternehmen pflegen ihre Kontakte in zwei getrennten Welten: Im CRM-System laufen alle Kundendaten und Vertriebsprozesse zusammen, während Newsletter und Marketing-Kampagnen über ein spezialisiertes Tool wie Mailchimp verschickt werden. Das Problem dabei: Wer eine Kontaktliste pflegt, muss sie in beiden Systemen aktuell halten, damit niemand versehentlich weiter beworben wird, der längst abbestellt hat, oder ein neuer Kontakt zu spät in die passende Zielgruppe gelangt. Diese doppelte Datenpflege kostet Zeit und ist fehleranfällig, sobald mehrere Personen an unterschiedlichen Stellen Kontakte anlegen oder ändern. Bleiben solche Änderungen unbemerkt, fällt das oft erst auf, wenn sich ein Kunde über eine nicht mehr gewünschte Werbe-E-Mail beschwert oder ein neuer Kontakt eine Kampagne verpasst, die eigentlich für ihn gedacht war. 1Tool schließt diese Lücke mit einer direkten Anbindung an Mailchimp, die Kontaktgruppen automatisch abgleicht.
Die Verbindung per API-Key
Um 1Tool mit Mailchimp zu verbinden, wird ein API-Key des Mailchimp-Kontos in 1Tool hinterlegt. Damit erhält 1Tool die Berechtigung, mit dem jeweiligen Mailchimp-Konto zu kommunizieren, ohne dass Zugangsdaten mehrfach weitergegeben oder in weiteren Tools gespeichert werden müssen. Diese Verbindung wird einmalig eingerichtet und bildet die Grundlage dafür, dass Kontaktgruppen aus 1Tool und Zielgruppen aus Mailchimp einander zugeordnet werden können. Für die tägliche Arbeit bedeutet das, dass Mitarbeiter sich nicht mit technischen Details der Anbindung auseinandersetzen müssen. Ist die Verbindung einmal gesetzt, läuft der Abgleich im Hintergrund, und die eigentliche Arbeit mit Kontakten findet weiterhin ganz normal in 1Tool statt. Gerade für Unternehmen, die Mailchimp bereits für ihr E-Mail-Marketing einsetzen, entsteht so ein durchgängiger Prozess von der Kontaktverwaltung im CRM bis zur Kampagne im Postfach der Empfänger, ohne einen Systembruch dazwischen. So bleibt die Verantwortung für die Kontaktdaten an einer Stelle gebündelt, nämlich im CRM, während Mailchimp ausschließlich für den eigentlichen Versand der Kampagnen zuständig bleibt. Diese klare Aufgabenteilung erleichtert es auch, den Überblick zu behalten, wenn im Laufe der Zeit weitere Marketing-Werkzeuge hinzukommen oder bestehende Prozesse angepasst werden.
Kontaktgruppen und Zielgruppen verknüpfen
Der zentrale Baustein der Integration ist die Verknüpfung zwischen Kontaktgruppen in 1Tool und Zielgruppen (Audiences) in Mailchimp. Eine Kontaktgruppe in 1Tool, etwa für eine bestimmte Kundenkategorie oder einen Interessentenkreis, wird dabei mit der passenden Audience in Mailchimp verbunden. Dadurch entsteht eine klare Zuordnung: Jede Gruppe, die für Marketingzwecke relevant ist, hat ihr Gegenstück im E-Mail-Marketing-Tool, ohne dass Namen oder Strukturen manuell abgeglichen werden müssen. Diese Verknüpfung lässt sich für mehrere Gruppen gleichzeitig einrichten, sodass unterschiedliche Zielgruppen im Marketing sauber getrennt bleiben, so wie sie auch im CRM organisiert sind. Wer im Alltag mit Kontaktgruppen arbeitet, muss sich damit nicht zusätzlich merken, welche Gruppe in 1Tool zu welcher Audience in Mailchimp gehört. Die Struktur der Kontaktverwaltung im CRM wird direkt für das E-Mail-Marketing nutzbar gemacht. Das ist besonders hilfreich, wenn unterschiedliche Kampagnen unterschiedliche Zielgruppen ansprechen sollen, etwa Bestandskunden auf der einen und Interessenten auf der anderen Seite. Weil die Zuordnung einmal eingerichtet wird, bleibt sie auch dann bestehen, wenn sich einzelne Kontakte innerhalb der Gruppen häufig ändern.
Automatische Synchronisation im Alltag
Sobald die Verknüpfung steht, übernimmt 1Tool die laufende Pflege: Wird ein Kontakt in 1Tool einer verknüpften Kontaktgruppe hinzugefügt, erscheint er automatisch auch in der entsprechenden Audience in Mailchimp. Wird er aus der Gruppe entfernt, verschwindet er ebenso automatisch aus der zugehörigen Zielgruppe. Mitarbeiter müssen also nicht mehr daran denken, Änderungen zusätzlich in Mailchimp nachzutragen, wenn sie ohnehin schon im CRM mit Kontaktgruppen arbeiten. Das reduziert nicht nur den Pflegeaufwand, sondern auch das Risiko, dass Kontaktlisten in den beiden Systemen im Laufe der Zeit auseinanderlaufen. Für das Marketing-Team bedeutet das eine verlässlichere Datenbasis für Kampagnen, weil die Zielgruppen in Mailchimp stets den aktuellen Stand der Kontaktgruppen in 1Tool widerspiegeln, ohne dass dafür ein separater manueller Abgleich nötig wäre. Das gilt in beide Richtungen: Sowohl das Hinzufügen als auch das Entfernen von Kontakten wird berücksichtigt, sodass etwa auch ein Austritt aus einer Gruppe zeitnah in Mailchimp ankommt. Für Unternehmen, die Wert auf eine saubere Datenbasis legen, ist das ein Aspekt, der über reinen Komfort hinausgeht und die Qualität der eigenen Marketing-Kommunikation unterstützt.
Häufig gestellte Fragen
Wie wird die Verbindung zwischen 1Tool und Mailchimp hergestellt?
Über einen API-Key des Mailchimp-Kontos, der einmalig in 1Tool hinterlegt wird.
Muss ich Kontakte weiterhin manuell in Mailchimp pflegen?
Nein, Kontakte werden bei verknüpften Gruppen automatisch hinzugefügt oder entfernt, sobald sich das in 1Tool ändert.
Kann ich mehrere Kontaktgruppen mit Mailchimp verknüpfen?
Ja, mehrere Kontaktgruppen in 1Tool lassen sich jeweils mit einer passenden Zielgruppe in Mailchimp verbinden.
Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen bereits Mailchimp für E-Mail-Marketing, und wie viel Zeit investieren Sie aktuell in die manuelle Pflege Ihrer Kontaktlisten?
