Nicht jeder Arbeitstag lässt sich lückenlos in Echtzeit erfassen. Häufig wird ein Zeitblock zunächst pauschal auf ein Projekt gebucht, obwohl in Wirklichkeit an mehreren Aufgaben gearbeitet wurde, oder ein ganzer Arbeitstag ähnelt strukturell dem Vortag, weil sich bestimmte Abläufe regelmäßig wiederholen. Bisher bedeutete das in vielen Systemen: löschen und mühsam neu anlegen, mit dem Risiko, dass dabei versehentlich Zeit verloren geht oder falsch zugeordnet wird. 1Tool bietet für beide Situationen eigene, gezielte Werkzeuge, mit denen sich Zeiterfassungen nachträglich korrigieren oder effizient wiederverwenden lassen, ohne bestehende Einträge komplett zu verwerfen.
Einen Eintrag nachträglich aufsplitten
Ein einzelner Zeiterfassungseintrag lässt sich in 1Tool nachträglich über einen eigenen Dialog auf mehrere Projekte, Aufgaben oder Tätigkeiten aufsplitten. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn während eines längeren Zeitblocks tatsächlich an unterschiedlichen Dingen gearbeitet wurde, dies aber erst im Nachhinein sauber zugeordnet werden soll, etwa am Ende eines Arbeitstags bei der Kontrolle der eigenen Buchungen. Statt den ursprünglichen Eintrag zu löschen und die einzelnen Abschnitte manuell neu zu erfassen, teilt der Splitting-Dialog die vorhandene Zeit direkt auf die gewünschten Projekte, Aufgaben oder Tätigkeiten auf. Damit bleibt die Gesamtzeit korrekt, während die Verteilung im Nachhinein präzisiert wird. Für Auswertungen und Projektabrechnungen ist das ein spürbarer Vorteil, weil die Zeiterfassung am Ende genauer widerspiegelt, woran tatsächlich gearbeitet wurde, auch wenn das nicht von Anfang an minutengenau erfasst wurde, sondern erst im Nachhinein präzisiert werden konnte. Gerade bei projektbasierter Arbeit, bei der mehrere Kunden oder Aufträge an einem Tag betreut werden, macht diese nachträgliche Feinjustierung den Unterschied zwischen einer groben Schätzung und einer verlässlichen Grundlage für die Abrechnung.
Einen kompletten Tag auf ein anderes Datum duplizieren
Für wiederkehrende Arbeitstage mit einem ähnlichen Ablauf bietet 1Tool einen zweiten, separaten Dialog, mit dem sich die kompletten Zeitbuchungen eines ganzen Tages auf ein anderes Datum duplizieren lassen. Statt jede Aufgabe, jedes Projekt und jede Tätigkeit für den neuen Tag erneut einzeln zu erfassen, wird die gesamte Struktur des Ausgangstags übernommen. Das eignet sich besonders für Tätigkeiten, die sich regelmäßig wiederholen, etwa bei gleichbleibenden Routineaufgaben oder ähnlich aufgebauten Arbeitstagen, bei denen sich Projekte und Aufgaben von Tag zu Tag kaum unterscheiden. Nach dem Duplizieren lassen sich einzelne Positionen bei Bedarf weiterhin anpassen, sodass Abweichungen vom Vortag ergänzt werden können, ohne dass die grundsätzliche Struktur jedes Mal neu aufgebaut werden muss. Für Mitarbeitende mit einem stabilen, sich wiederholenden Tagesablauf reduziert das den Aufwand für die Zeiterfassung spürbar, da die Grundstruktur eines Tages nicht jedes Mal von Neuem aufgebaut werden muss, sondern lediglich um die tatsächlichen Abweichungen ergänzt wird.
Auch für Kolleginnen und Kollegen mit entsprechender Berechtigung
Beide Funktionen sind nicht auf die eigenen Zeitbuchungen beschränkt. Mit entsprechender Admin-Berechtigung lässt sich sowohl das Aufsplitten eines Eintrags als auch das Duplizieren eines ganzen Tages auch für die Zeitbuchungen eines Kollegen durchführen. Das ist vor allem dann relevant, wenn Führungskräfte oder für die Zeiterfassung zuständige Personen im Nachhinein Korrekturen für das Team vornehmen müssen, etwa weil Einträge unvollständig oder falsch zugeordnet wurden und die betroffene Person selbst nicht mehr verfügbar ist. Dadurch bleibt die Datenpflege zentral steuerbar, ohne dass jede kleine Korrektur zwingend von der jeweiligen Person selbst nachgezogen werden muss. Für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden ist das ein wichtiger Baustein, um die Zeiterfassung insgesamt sauber und konsistent zu halten, statt bei jeder Unstimmigkeit auf die einzelne Person angewiesen zu sein. So lassen sich auch größere Nacharbeiten, etwa nach einem Urlaub oder einer längeren Abwesenheit, effizient und ohne Umwege über die betroffene Person selbst erledigen.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich einen falsch zugeordneten Eintrag löschen und neu anlegen?
Nein, über den Splitting-Dialog lässt sich ein einzelner Eintrag nachträglich auf mehrere Projekte, Aufgaben oder Tätigkeiten aufteilen.
Wofür eignet sich das Duplizieren eines ganzen Tages?
Der Dialog eignet sich besonders für sich wiederholende Arbeitstage mit ähnlichem Ablauf, bei denen die Zeitbuchungen eines Tages auf ein anderes Datum übertragen werden können.
Kann ich nur meine eigenen Zeitbuchungen bearbeiten?
Mit entsprechender Admin-Berechtigung lassen sich das Aufsplitten und Duplizieren auch für die Zeitbuchungen eines Kollegen durchführen, nicht nur für die eigenen.
Wie viel Zeit geht in Ihrem Team aktuell für das nachträgliche Korrigieren von Zeiterfassungen verloren?
