Die richtige Person für eine Aufgabe zu finden, ist oft schwieriger als die Aufgabe selbst zu erfassen. Planer müssen dabei nicht nur die Verfügbarkeit im Blick behalten, sondern auch, wer fachlich am besten geeignet ist. Wird das in Tabellen oder auf Zuruf organisiert, geht dieser Überblick schnell verloren, besonders bei größeren Teams mit unterschiedlichen Fähigkeiten und mehreren gleichzeitig laufenden Projekten. Am Ende entscheidet dann oft eher Zufall oder Bauchgefühl, wer eine Aufgabe übernimmt, statt eine bewusste Abwägung von Verfügbarkeit und Eignung. Das Ressourcenplan-Modul von 1Tool bringt offene Aufgaben, Verfügbarkeit und Skills direkt in einer Ansicht zusammen.
Offene Aufgaben per Drag & Drop verteilen
Im Ressourcenplan-Modul von 1Tool ziehen Planer offene Aufgaben oder Tickets direkt aus einer Liste per Drag & Drop auf die Zeitschiene eines bestimmten Mitarbeiters. Diese Zeitschiene ist als Ressourcen-Timeline im Kalenderstil aufgebaut, wodurch auf einen Blick erkennbar ist, wer zu welchem Zeitpunkt bereits verplant ist und wo noch Kapazität vorhanden ist. Statt Zuteilungen in einer separaten Liste zu pflegen und getrennt davon die Verfügbarkeit im Kalender zu prüfen, laufen beide Informationen in derselben Ansicht zusammen. Das reduziert den Abstimmungsaufwand zwischen mehreren Systemen oder Tabellen und macht die Ressourcenplanung zu einem visuellen, direkt nachvollziehbaren Vorgang, bei dem Verschiebungen und Umplanungen unmittelbar sichtbar werden. Gerade wenn sich Prioritäten kurzfristig ändern, lässt sich eine Aufgabe so unkompliziert per Drag & Drop einer anderen Person oder einem anderen Zeitpunkt zuordnen. Für die Planung mehrerer paralleler Projekte ist diese gemeinsame Zeitschienen-Ansicht besonders wertvoll, weil Überschneidungen und Engpässe direkt sichtbar werden, statt erst nachträglich in einer Auswertung aufzufallen.
Flexibel entscheiden, was beim Verteilen entsteht
Beim Verteilen einer Aufgabe oder eines Tickets per Drag & Drop kann gewählt werden, ob dabei ein Ressourcenplan-Eintrag, eine Aufgabe oder ein Kalendertermin erzeugt werden soll. Damit lässt sich die Zuteilung an die jeweilige Situation anpassen, je nachdem, ob es sich um eine reine Kapazitätsplanung handelt oder ob direkt eine konkrete Aufgabe oder ein Termin im Kalender der betreffenden Person entstehen soll. Diese Flexibilität ist besonders in Teams hilfreich, in denen unterschiedliche Arten von Einsatzplanung nebeneinander vorkommen, etwa grobe Vorplanung einerseits und konkrete Terminvereinbarungen andererseits, ohne dass dafür unterschiedliche Werkzeuge oder Ansichten notwendig wären. So entsteht aus einem einzigen Planungsschritt genau die Art von Eintrag, die für die jeweilige Situation tatsächlich gebraucht wird, ohne dass Planer nach dem Verteilen noch manuell nacharbeiten müssen, um aus einer groben Zuteilung eine konkrete Aufgabe oder einen Termin zu machen.
Die passende Person über Skill-Filter finden
Zusätzlich zur reinen Verfügbarkeit lässt sich im Ressourcenplan nach Skills filtern. Diese Skills sind pro Mitarbeiter mit einer Sterne-Bewertung von 1 bis 5 hinterlegt. Damit können Planer gezielt einschränken, wer für eine bestimmte Aufgabe fachlich am besten geeignet ist, statt Aufgaben allein nach freier Kapazität zu verteilen. Gerade bei spezialisierten Tätigkeiten oder Aufgaben mit hohen fachlichen Anforderungen hilft dieser Filter dabei, die Aufgabe nicht nur an eine verfügbare, sondern an die am besten passende Person zu vergeben. Verfügbarkeit und Eignung lassen sich so in einem einzigen Planungsschritt gemeinsam berücksichtigen, statt beides nacheinander in getrennten Quellen abzugleichen. Für Planer bedeutet das weniger Rückfragen im Team, wer für eine bestimmte Aufgabe überhaupt in Frage kommt. Gerade bei kurzfristig eingehenden Tickets oder Aufgaben mit speziellen Anforderungen lässt sich so direkt im Ressourcenplan einschränken, wer überhaupt für eine Zuteilung sinnvoll in Frage kommt, bevor die Aufgabe per Drag & Drop verteilt wird.
Häufig gestellte Fragen
Wie werden Aufgaben im Ressourcenplan zugeteilt?
Planer ziehen offene Aufgaben oder Tickets per Drag & Drop direkt aus einer Liste auf die Zeitschiene des gewünschten Mitarbeiters, dargestellt als Ressourcen-Timeline im Kalenderstil.
Entsteht beim Verteilen immer automatisch ein Kalendertermin?
Nein, beim Verteilen kann gewählt werden, ob ein Ressourcenplan-Eintrag, eine Aufgabe oder ein Kalendertermin erzeugt werden soll.
Wie werden Skills der Mitarbeiter bewertet?
Skills werden pro Mitarbeiter mit einer Sterne-Bewertung von 1 bis 5 hinterlegt und lassen sich im Ressourcenplan als Filter nutzen, um die am besten geeignete Person zu finden.
Wie stellen Sie aktuell sicher, dass Aufgaben nicht nur an verfügbare, sondern an fachlich passende Personen gehen?
