Berichte und Auswertungen sind nur dann wirklich nützlich, wenn sie die Informationen zeigen, die für die jeweilige Aufgabe relevant sind – und zwar in der Form, die für die tägliche Arbeit am besten passt. Ein Vertriebsmitarbeiter benötigt oft andere Kennzahlen im Blick als eine Projektleiterin oder ein Support-Mitarbeiter, selbst wenn alle mit denselben zugrundeliegenden Daten arbeiten. Starre, vorgegebene Berichtsansichten werden dieser Vielfalt an Bedürfnissen selten gerecht, weil sie zwangsläufig einen Kompromiss zwischen unterschiedlichen Rollen im Unternehmen darstellen müssen. 1Tool setzt deshalb in seinen Berichtsbereichen auf frei anpassbare Layouts, die sich jeder Nutzer nach eigenem Bedarf einrichten kann, statt sich mit einer für alle identischen Ansicht zufriedenzugeben.
Widgets frei anordnen und in der Größe verändern
In den Berichtsbereichen für Kontakte, Tickets und Projekte lässt sich das Layout der einzelnen Auswertungs-Kacheln, sogenannter Widgets, per Drag & Drop frei anordnen. Ein Widget, das für die eigene Arbeit besonders wichtig ist, kann so beispielsweise weiter oben platziert und größer dargestellt werden, während weniger relevante Auswertungen kleiner ausfallen oder weiter unten stehen. Diese Flexibilität ersetzt ein starres, vorgegebenes Layout durch eine Ansicht, die tatsächlich zur eigenen Priorisierung passt, statt Kennzahlen in einer vom Softwarehersteller festgelegten Reihenfolge anzuzeigen. Die Bedienung erfolgt dabei direkt in der Oberfläche per Maus, ohne dass technisches Know-how oder ein Umweg über Einstellungen an anderer Stelle nötig wäre. Damit lässt sich das Dashboard in wenigen Handgriffen an veränderte Prioritäten anpassen, etwa wenn zeitweise ein anderes Thema im Fokus steht. Wird ein Widget aktuell nicht benötigt, lässt es sich entsprechend verkleinern oder weiter nach unten verschieben, ohne dass die Auswertung dafür gelöscht und später neu eingerichtet werden müsste.
Individuelle Ansicht pro Nutzer
Besonders praktisch wird diese Flexibilität dadurch, dass das individuell angepasste Layout pro Nutzer gespeichert wird. Jeder Mitarbeiter sieht also seine eigene, bevorzugte Anordnung der Berichts-Widgets – unabhängig davon, wie Kolleginnen und Kollegen ihre eigene Berichtsansicht gestaltet haben. Ein Teammitglied kann demnach völlig frei experimentieren und das Layout an die eigenen Bedürfnisse anpassen, ohne dabei die Ansicht anderer Nutzer zu beeinflussen oder zu stören. Das ist gerade in Teams mit unterschiedlichen Rollen und Verantwortlichkeiten von Vorteil, da niemand einen Kompromiss zwischen den Anforderungen verschiedener Kolleginnen und Kollegen eingehen muss und trotzdem alle auf dieselben zugrundeliegenden Daten zugreifen. So kann sich beispielsweise eine Führungskraft ein Dashboard mit übergeordneten Kennzahlen zusammenstellen, während ein Sachbearbeiter dieselben Berichtsbereiche für seine operative, tagesaktuelle Arbeit einrichtet. Beide Sichtweisen bestehen parallel nebeneinander, ohne dass eine Änderung der einen Ansicht Rücksicht auf die andere nehmen müsste. Damit entfällt auch die sonst häufige Diskussion darüber, welches Layout im Team als verbindlicher Standard gelten soll.
Eigene Diagramme mit frei konfigurierbaren Achsen
Über die reine Anordnung bestehender Widgets hinaus können Nutzer in den Berichtsbereichen auch eigene Diagramme anlegen. Zur Auswahl stehen dabei Balken-, Kreis- und Liniendiagramme, deren Achsen und Legenden sich frei konfigurieren lassen. So lässt sich für den jeweiligen Bericht genau jene Visualisierung wählen, die die zugrundeliegenden Daten am klarsten darstellt – etwa ein Kreisdiagramm für Anteile an einer Gesamtmenge oder ein Liniendiagramm für einen zeitlichen Verlauf über mehrere Monate. Diese Möglichkeit, eigene Diagramme zu erstellen, ergänzt die vorhandenen Widgets und erlaubt es, Auswertungen zu erstellen, die exakt auf die jeweilige Fragestellung zugeschnitten sind, statt sich mit vorgefertigten Standardansichten begnügen zu müssen. Über die Zeit entsteht so für jeden Bericht ein Dashboard, das tatsächlich die Fragen beantwortet, die im jeweiligen Arbeitsbereich immer wieder gestellt werden.
Häufig gestellte Fragen
Für welche Bereiche in 1Tool stehen anpassbare Report-Dashboards zur Verfügung?
Anpassbare Berichtsbereiche gibt es aktuell für Kontakte, Tickets und Projekte.
Sehen meine Kolleginnen und Kollegen mein individuelles Layout?
Nein, das angepasste Layout wird pro Nutzer gespeichert, sodass jeder Mitarbeiter seine eigene Ansicht sieht.
Welche Diagrammtypen kann ich für eigene Auswertungen verwenden?
Zur Verfügung stehen Balken-, Kreis- und Liniendiagramme mit frei konfigurierbaren Achsen und Legenden.
Welche Kennzahl würden Sie sich als Erstes ganz oben in Ihrem persönlichen Berichts-Dashboard wünschen?
