In vielen Unternehmen unterscheiden sich die Anforderungen an eine Kontaktansicht deutlich – der Vertrieb braucht andere Informationen auf einen Blick als die Buchhaltung oder der Kundenservice. Klassische CRM-Systeme geben hier meist eine fixe Struktur vor, in der alle Felder für alle Anwender gleich angeordnet sind, unabhängig vom tatsächlichen Bedarf. Das führt in der Praxis häufig dazu, dass wichtige Informationen erst nach mehrmaligem Scrollen sichtbar werden, während selten benötigte Felder prominent Platz einnehmen. Für Anwenderinnen und Anwender bedeutet das im Alltag oft unnötige Umwege, weil relevante Angaben erst zusammengesucht werden müssen, statt auf einen Blick verfügbar zu sein. 1Tool bietet deshalb einen Formular-Baukasten, mit dem sich Detailseiten-Layouts pro Objekttyp individuell gestalten lassen. Damit lässt sich die Ansicht eines Kontakts oder eines anderen Objekts gezielt an die eigenen Anforderungen anpassen, statt mit einem starren, vorgegebenen Layout arbeiten zu müssen.
Layouts per Drag & Drop zusammenstellen
Administratorinnen und Administratoren stellen die Detailansicht eines Objekttyps direkt per Drag & Drop zusammen. Dabei stehen als Bausteine einzelne Felder, Spalten sowie verschachtelte Zeilen zur Verfügung, die sich frei anordnen lassen. Ein Feld kann beispielsweise in eine schmale Spalte neben ein anderes gesetzt werden, während darunter eine neue Zeile mit weiteren, wiederum in Spalten unterteilten Feldern folgt. Durch diese Verschachtelung lässt sich eine Struktur aufbauen, die exakt der Informationsdichte und Reihenfolge entspricht, die für den jeweiligen Anwendungsfall sinnvoll ist – von einer kompakten Übersicht bis zu einer ausführlichen, mehrspaltigen Detailseite. Da die Bausteine visuell verschoben werden, ist für die Gestaltung keine Programmierung notwendig. Das Ergebnis ist ein Layout, das nicht nachträglich von außen entwickelt werden muss, sondern von den Personen angepasst werden kann, die die betrieblichen Anforderungen am besten kennen. Fällt bei der täglichen Arbeit auf, dass eine Anordnung nicht optimal ist, lässt sich das Layout in der Regel kurzfristig anpassen, statt eine Änderung erst über ein separates Projekt anstoßen zu müssen.
Eine passende Ansicht für jeden Objekttyp
Der Formular-Baukasten steht nicht nur für Kontakte, sondern grundsätzlich für unterschiedliche Objekttypen zur Verfügung. Das bedeutet, dass jede Objektart ihre eigene, unabhängig gestaltete Detailansicht erhalten kann, die sich an den jeweiligen Inhalten orientiert. Eine Kontaktansicht kann so anders aufgebaut sein als etwa die Ansicht eines Projekts oder eines anderen Objekts – jeweils mit den Feldern und der Gliederung, die für diesen Bereich relevant sind. Für Unternehmen, die 1Tool über mehrere Abteilungen hinweg einsetzen, bedeutet das, dass sich die Software an die vorhandenen Prozesse anpasst und nicht umgekehrt. Ändern sich Anforderungen im Zeitverlauf, lässt sich das Layout jederzeit erneut anpassen, ohne dass ein bestehendes Datenmodell verändert werden muss. So bleibt die Detailansicht dauerhaft ein Werkzeug, das mitwächst, statt einmal festgelegt zu werden und danach unverändert zu bleiben. Gerade wenn mehrere Abteilungen mit denselben Objekten arbeiten, aber unterschiedliche Schwerpunkte haben, zahlt sich diese Flexibilität langfristig aus, weil keine Abteilung mit einem Kompromiss-Layout auskommen muss, das eigentlich für eine andere Abteilung gedacht war.
Feldweise Sichtbarkeit nach Kontaktgruppe
Neben der grundsätzlichen Anordnung lässt sich für einzelne Felder zusätzlich eine Sichtbarkeits-Ausnahme nach Kontaktgruppe festlegen. Damit können bestimmte Felder gezielt nur für ausgewählte Kontaktgruppen angezeigt werden, statt für alle Kontakte gleichermaßen sichtbar zu sein. Das ist etwa dann relevant, wenn Informationen nur für eine bestimmte Kategorie von Kontakten überhaupt sinnvoll oder zutreffend sind und in anderen Fällen nur unnötig Platz beanspruchen würden. Durch diese feingranulare Steuerung bleibt die Detailansicht auch bei einer wachsenden Anzahl an Feldern übersichtlich, weil jede Kontaktgruppe nur die für sie relevanten Informationen angezeigt bekommt. Diese Kombination aus freier Layout-Gestaltung und feldweiser Sichtbarkeit macht die Detailansicht insgesamt zu einem Werkzeug, das sich sehr genau auf unterschiedliche Kontaktarten und Anwendungsfälle zuschneiden lässt, ohne dass dafür mehrere komplett getrennte Ansichten gepflegt werden müssten. Statt für jede Kontaktgruppe eine eigene Ansicht anzulegen, genügt eine gemeinsame Grundstruktur, in der einzelne Felder je nach Gruppe ein- oder ausgeblendet werden.
Häufig gestellte Fragen
Muss für die Anpassung der Formularansicht programmiert werden?
Nein. Layouts werden per Drag & Drop aus Feldern, Spalten und Zeilen zusammengestellt, ohne dass dafür Code geschrieben werden muss.
Gilt eine angepasste Detailansicht nur für Kontakte?
Der Formular-Baukasten steht grundsätzlich für unterschiedliche Objekttypen zur Verfügung, sodass sich nicht nur die Kontaktansicht, sondern auch die Ansicht anderer Objekte individuell gestalten lässt.
Können einzelne Felder nur für bestimmte Kontakte sichtbar gemacht werden?
Ja. Für einzelne Felder lässt sich eine Sichtbarkeits-Ausnahme nach Kontaktgruppe festlegen, sodass diese Felder nur für ausgewählte Kontaktgruppen angezeigt werden.
Wie sieht die ideale Kontaktansicht für Ihr Unternehmen aus?
