Software für Leckortung & Wasserschadensanierung

Leckortung, Trocknung und Wasserschadensanierung sind ein Außendienst-Geschäft mit sehr eigenen Regeln: Termine sind oft Notfälle, mehrere Parteien mit unterschiedlichen Interessen sind gleichzeitig beteiligt, und der Bericht muss in der Regel direkt am Einsatzort fertig werden — nicht erst abends im Büro. Generische Handwerkersoftware deckt das allgemeine Tagesgeschäft ab, scheitert aber häufig an genau diesen branchenspezifischen Details. 1Tool bildet als konfigurierbare Standardsoftware sowohl die Außendienst-Steuerung als auch die kaufmännische Abwicklung dieser Branche vollständig ab.

Mehrere Parteien, ein System

Ein typischer Auftrag in dieser Branche hat selten nur einen Ansprechpartner: Auftraggeber, Versicherungsnehmer, die zuständige Versicherung und häufig noch ein zusätzlicher Sachbearbeiter sind gleichzeitig beteiligt — jeweils mit eigenen Ansprüchen an Kommunikation und Nachweise. Statt diese Rollen in separaten Listen oder E-Mail-Verläufen zu verwalten, werden sie in 1Tool als zusammenhängende Kontaktstruktur mit dem jeweiligen Projekt verknüpft, sodass jederzeit nachvollziehbar bleibt, wer worüber informiert werden muss.

Vom Anruf bis zur Rechnung: der durchgängige Prozess

Der mobile Bericht direkt am Einsatzort

Was ein Außendienstbericht in dieser Branche wirklich braucht, zeigt sich erst im Detail. Fotos und Videos werden direkt der richtigen Kategorie zugeordnet — Raum, Etage, Schadensart. Zeichentools erlauben das Markieren von Schadstellen direkt auf dem Bild, etwa mit Pfeil oder Kreis. Textbausteine beschleunigen die Beschriftung, ohne die Möglichkeit für Freitext zu verlieren. Der fertige Bericht wird komplett am Handy erstellt, als PDF komprimiert und inklusive einer kompakten Zusammenfassung direkt an den hinterlegten Verteiler versendet. Fehlt eine Internetverbindung, wird alles lokal gespeichert und synchronisiert automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht.

KI-gestützte Berichtskontrolle vor der Abfahrt

Bevor ein Techniker den Einsatzort verlässt, kann eine KI-gestützte Prüfung kontrollieren, ob der Bericht vollständig und plausibel ist. Fehlt ein Pflichtmesswert oder wirkt eine Angabe unstimmig, wird das direkt angezeigt — statt dass es erst Tage später im Büro auffällt und eine zweite Anfahrt nötig macht.

Ressourcenplanung mit Anfahrtsoptimierung

Der Ressourcenplan zeigt für jeden Messtechniker den Tagesablauf mit allen Einsatzorten auf einer Zeitschiene. Abwesenheiten wie Urlaub oder offene Gesundmeldungen sind direkt sichtbar und fließen automatisch in die Verfügbarkeit ein, sodass bei der Terminvergabe von vornherein nur tatsächlich verfügbare Techniker vorgeschlagen werden.

Leistungsverzeichnis & automatische Abrechnung

Wiederkehrende Leistungen — etwa unterschiedliche Auftragsarten für Innen- oder Außenortung — sind in einem strukturierten Leistungsverzeichnis hinterlegt, inklusive Zuschlägen für Notfall-, Wochenend- oder Feiertagseinsätze. Die Rechnung entsteht daraus automatisch, statt bei jedem Auftrag neu kalkuliert zu werden.

Rechnungswesen ohne Medienbrüche

Gerade bei vielen kleinen, zeitkritischen Aufträgen entscheidet die Abrechnung über die Marge. 1Tool deckt dafür unter anderem ab: eigene FIBU-Nummern und UID pro Kunde, Organschaft, automatisierte Mahnvorschlagslisten mit mehreren Eskalationsstufen und eigener OPOS-Liste, SEPA-Lastschriftverfahren inklusive digitaler Vorabankündigung, OCR-Erkennung für Eingangsrechnungen mit automatischer Kostenstellen-Zuordnung, sowie Schnittstellen zu DATEV und E-Rechnungsformaten wie ZUGFeRD und X-Rechnung. Keiner dieser Punkte ist ein Nice-to-have — es sind die Prozesse, die im Tagesgeschäft tatsächlich Zeit fressen, wenn sie nicht automatisiert sind.

Reklamationsmanagement über mehrere Standorte

Beschwerden und Rückfragen zu einzelnen Einsätzen werden als Tickets erfasst und automatisch der zuständigen Abteilung beziehungsweise dem passenden Standort zugeordnet. Eigene Auswertungen zeigen, wie viele Reklamationen pro Bearbeiter offen sind und wie hoch der Fertigstellungsgrad insgesamt ist — für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ein wichtiges Werkzeug, um Servicequalität standortübergreifend vergleichbar zu machen.

Auswertungen zu Auslastung und Einsatzzeiten

Individuell konfigurierbare Berichte werten aus, wie viele Einsätze pro Zeitraum abgeschlossen wurden, wie hoch die durchschnittliche Einsatzzeit pro Mitarbeiter ist und wie ausgelastet einzelne Messtechniker im Vergleich sind. Diese Auswertungen entstehen automatisch aus den ohnehin erfassten Auftrags- und Zeiterfassungsdaten, ohne dass dafür separate Tabellen gepflegt werden müssten.

Individuell, aber trotzdem Standardsoftware

Alles hier Beschriebene ist keine Neuentwicklung von null, sondern die Erweiterung einer bestehenden Standardlösung um branchenspezifische Module und Anpassungen. Genau das unterscheidet konfigurierbare Software von reiner Individualentwicklung — mehr dazu in unserem Beitrag 1Tool vs. Individualentwicklung. Wie ein solches Vorhaben konkret in ein Pflichtenheft übersetzt wird, zeigt der Beitrag Software für Leckortung und Schadensanierung: Wie eine KI-gestützte App den Außendienst digitalisiert.