Software für die Wasseraufbereitungsbranche

Nicht jede Softwareeinführung startet mit einem bestehenden System, das abgelöst werden muss. Manchmal beginnt ein Projekt komplett auf der grünen Wiese – ohne Altlasten, aber auch ohne die Möglichkeit, sich an gewachsenen Strukturen zu orientieren. Für ein Unternehmen aus der Wasseraufbereitungsbranche war genau das der Ausgangspunkt: Kontaktverwaltung, Auftragsabwicklung, Ressourcenplanung und Rechnungsstellung mussten von Anfang an ineinandergreifen, weil kein Teilbereich bereits digital abgebildet war, an den man hätte andocken können. 1Tool deckt dafür alle diese Bereiche in einem einzigen, durchgängig integrierten System ab.

Kontakte, Aufträge und Ressourcen in einem System

Kundenkontakte, Ansprechpartner und die Historie zu Anlagen und Standorten sind zentral verwaltet statt über Excel-Listen oder E-Mail-Verläufe verteilt. Aufträge – von der Erstanfrage über Angebot und Beauftragung bis zur Umsetzung – laufen strukturiert durch das System, inklusive Ressourcenplanung für Technikerinnen und Techniker, die vor Ort im Einsatz sind.

Rechnungsstellung ohne Medienbrüche

Aus abgeschlossenen Aufträgen entstehen Rechnungen automatisiert statt manuell nacherfasst zu werden. Für kaufmännisch anspruchsvolle Anforderungen deckt 1Tool zusätzlich eigene FIBU-Nummern und UID pro Kunde, automatisierte Mahnvorschlagslisten, SEPA-Lastschriftverfahren sowie Schnittstellen zu DATEV und E-Rechnungsformaten wie ZUGFeRD ab.

Warum “viele Module notwendig” bei einem Green-Field-Start keine Übertreibung ist

Bei einer Einführung ohne bestehendes Vorgängersystem lohnt sich besonders viel Zeit in der Prozessdokumentation vor der eigentlichen Umsetzung – ohne bestehendes System als Referenz muss jeder Ablauf explizit durchdacht werden, statt sich an “wie es bisher gemacht wurde” zu orientieren. Das ist aufwändiger in der Vorbereitung, führt aber zu saubereren, besser durchdachten Prozessen als eine reine 1:1-Ablöse eines Altsystems. Die Umsetzung der automatisierten Abläufe erfolgt dabei als integraler Bestandteil des Projekts – nicht als nachträgliche Zusatzleistung.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Green-Field-Einführung ohne bestehendes System aufwändiger als eine Systemablöse?
In der Vorbereitungsphase meist ja, weil alle Prozesse neu definiert werden müssen – in der technischen Umsetzung entfällt dafür der Aufwand für die Datenmigration aus einem Altsystem.

Wie viele Module sind für einen kompletten digitalen Neustart realistisch?
Das hängt vom Geschäftsmodell ab – bei vollständig neuen digitalen Prozessen sind mehrere ineinandergreifende Module wie Kontaktverwaltung, Auftragsabwicklung, Ressourcenplanung und Rechnungsstellung oft von Anfang an sinnvoll, statt Modul für Modul nachzurüsten.