Im Außendienst hängt der Erfolg eines Arbeitstages nicht nur davon ab, wie viele Termine geplant sind, sondern auch davon, ob die Zeit zwischen den einzelnen Terminen realistisch bemessen ist. Wird die Fahrzeit zwischen zwei Kundenbesuchen unterschätzt, geraten nachfolgende Termine ins Rutschen, Kunden warten unnötig lange und Mitarbeiter stehen unter Zeitdruck. Häufig fällt ein zu eng getakteter Tagesplan aber erst auf, wenn der Außendienstmitarbeiter bereits unterwegs ist. Mit einer verlässlichen Anzeige der Fahrzeiten direkt in der Terminplanung lässt sich dieses Problem schon bei der Disposition vermeiden.
Fahrzeiten pro Mitarbeiter und Tag auf einen Blick
Der Ressourcenplan in 1Tool berechnet und zeigt für jeden Mitarbeiter und jeden Tag die Fahrzeiten zwischen aufeinanderfolgenden Terminen an. Disponenten müssen die Distanzen zwischen den Einsatzorten also nicht selbst abschätzen oder in einer separaten Karten-Anwendung nachschlagen, sondern sehen die relevante Information direkt dort, wo der Tagesplan erstellt wird. Das spart Zeit bei der Planung und reduziert die Gefahr, Fahrzeiten grob falsch einzuschätzen. Gerade bei Teams mit mehreren Außendienstmitarbeitern, die über den Tag verteilt unterschiedliche Kunden an unterschiedlichen Orten besuchen, ist eine solche Übersicht ein wesentlicher Baustein für eine funktionierende Tagesplanung. Die Fahrzeiten werden dabei automatisch im Kontext der bereits eingeplanten Termine dargestellt, sodass sie sich unmittelbar in die tägliche Routine der Disposition einfügen, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu verursachen.
Unrealistische Tagesabläufe frühzeitig erkennen
Der eigentliche Nutzen zeigt sich, wenn zwischen zwei Terminen zu wenig Zeit für die Fahrt eingeplant wurde. Weil die Fahrzeit direkt neben oder zwischen den jeweiligen Terminen sichtbar ist, erkennt der Disponent auf einen Blick, ob ein geplanter Tagesablauf zeitlich überhaupt machbar ist. Statt eines Tagesplans, der auf dem Papier vollständig aussieht, sich in der Praxis aber als zu eng erweist, lässt sich die Planung bereits im Vorfeld korrigieren, indem Termine verschoben, getauscht oder anders auf die verfügbaren Mitarbeiter verteilt werden. Das reduziert Verspätungen im Tagesgeschäft und sorgt dafür, dass Kunden zuverlässiger im vereinbarten Zeitfenster besucht werden können. Für Unternehmen mit wiederkehrenden Außendiensttouren bedeutet das außerdem, dass sich über die Zeit ein realistischeres Bild davon ergibt, wie viele Termine pro Tag und Mitarbeiter tatsächlich sinnvoll eingeplant werden können.
Tagespläne auch unterwegs griffbereit
Nicht jeder Außendienstmitarbeiter hat während der Fahrt oder beim Kunden durchgängigen Zugriff auf eine App oder ein mobiles Endgerät. Aus diesem Grund lassen sich Tagespläne in 1Tool als PDF exportieren oder direkt ausdrucken. So kann der fertige Plan inklusive der berechneten Fahrzeiten ausgedruckt mitgenommen werden, etwa als Rückfallebene für den Fall, dass unterwegs kein stabiler Internetzugang zur Verfügung steht. Für die Disposition bedeutet dies zusätzliche Flexibilität, da der gleiche Plan sowohl digital in 1Tool eingesehen als auch in Papierform oder als PDF-Datei weitergegeben werden kann, etwa per E-Mail an den jeweiligen Mitarbeiter.
Häufig gestellte Fragen
Werden die Fahrzeiten automatisch berechnet oder müssen sie manuell eingetragen werden?
Die Fahrzeiten zwischen aufeinanderfolgenden Terminen werden im Ressourcenplan automatisch berechnet und angezeigt.
Für wen ist die Fahrzeitenanzeige im Ressourcenplan gedacht?
Sie richtet sich in erster Linie an Disponenten, die Tagespläne für Außendienstmitarbeiter erstellen und dabei prüfen möchten, ob die geplante Terminfolge zeitlich realistisch ist.
Kann ich einen Tagesplan auch außerhalb von 1Tool nutzen?
Ja, Tagespläne lassen sich als PDF exportieren oder direkt ausdrucken und stehen damit auch ohne durchgängigen App-Zugriff zur Verfügung.
Wie oft mussten Ihre Außendienstmitarbeiter in den letzten Wochen einen zu eng getakteten Tagesplan spontan umdisponieren?
