Eine Projektmanagement Software ist mittlerweile zu einem unverzichtbaren Instrument für Unternehmen jeder Größe geworden. Sie hilft Teams bei der Zusammenarbeit, Planung, Verfolgung und Verwaltung von Aufgaben und Projekten auf effizientere Weise. Bei der Vielzahl der auf dem Markt erhältlichen Projektmanagement-Tools kann es oftmals schwierig sein, ein System auszuwählen, das Ihren speziellen Anforderungen entspricht. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die sieben wichtigsten Funktionen einer Projektmanagement-Software vor, auf die Sie bei Ihrer Auswahl unbedingt achten sollten.
1. Projektübersicht und -fortschritt
Eine klare und strukturierte Übersicht über alle Projekte des Unternehmens ist unerlässlich, um diese im Zeit- und Kostenrahmen zu halten. Die Software sollte dabei Statusaktualisierungen, Fortschrittsberichte und Analysen in Echtzeit bereitstellen, damit sich Engpässe, Risiken und Verbesserungsmöglichkeiten einfach erkennen lassen. Außerdem hilft eine visuelle Darstellung des Projektfortschritts, beispielsweise mittels Gantt-Diagramm, Zeitleisten oder Kanban-Boards, dabei, Ordnung in jedes noch so komplexe Projekt zu bringen und in klare Tätigkeiten herunterzubrechen. Eine flexible Projektmanagement-Software bietet Ihnen zudem die Möglichkeit, die Oberfläche ganz nach Ihren Bedürfnissen anzupassen und so auch spezielle Felder, z.B.: Ihre Branche betreffend, selbständig anzulegen.
2. Aufgabenverwaltung
Eine der grundlegendsten Funktionen einer Projektmanagement-Software ist die Aufgabenverwaltung. Sie sollte es Ihnen ermöglichen, Aufgaben zu erstellen, sie den Teammitgliedern zuzuweisen, Deadlines festzulegen und den Fortschritt zu verfolgen. Ein gutes Aufgabenverwaltungssystem ermöglicht es Ihnen auch, Unteraufgaben zu erstellen, Prioritäten zu setzen und Kommentare zu den Aufgaben hinzuzufügen. Zudem ist auch hier wichtig, dass sich das System so gut wie möglich an Ihre Anforderungen und Arbeitsweisen anpassen lässt – eine Software wie 1Tool unterstützt dies beispielsweise, indem sich „heutige“ Aufgaben direkt am Dashboard anzeigen oder individuelle Felder erstellen und via Drag-and-Drop genau an die gewünschte Stelle der Oberfläche ziehen lassen.
3. Zusammenarbeit
Ein Projektmanagement-Tool sollte die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern erleichtern. Es sollte Ihren Mitarbeitern ermöglichen, miteinander zu kommunizieren, Dateien auszutauschen und Feedback zu Aufgaben zu geben. Manche Systeme, wie auch 1Tool, bieten zudem die Möglichkeit, Notizen und wichtige Infos per Mausklick als E-Mail zu versenden oder über die mobile App auch von unterwegs an Projekten mitzuarbeiten und Änderungen ganz einfach zu verfolgen. So geschieht alles an einem Ort und Ihr Team arbeitet fokussierter denn je.
4. Ressourcenplanung
Das Ressourcenmanagement ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie über die richtigen Mitarbeiter und Materialien verfügen, um Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen. Die Software sollte es Ihnen daher ermöglichen, Ressourcen zuzuweisen, Budgets festzulegen und Ausgaben zu verfolgen. Außerdem sollte sie einen Überblick über die Verfügbarkeit und Arbeitsbelastung der Teammitglieder bieten, um eine Überlastung zu vermeiden und Urlaubszeiten wie auch Vertretungen im Krankheitsfall besser planen zu können.
5. Zeiterfassung
Die Zeiterfassung ist notwendig, um zu wissen, wie viel Zeit für die einzelnen Aufgaben aufgewendet wird und um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Stunden korrekt abrechnen. Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, die Zeit manuell oder automatisch, beispielsweise via Play & Stop, zu erfassen. Smarte Projektmanagement-Systeme wie 1Tool bieten außerdem die Möglichkeit, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und Urlaubsansprüche pro Mitarbeiter zu definieren, um so eine korrekte Erfassung von Arbeitszeiten, Überstunden oder Abwesenheiten zu gewährleisten.
6. Verrechnung
Auch die automatische Verrechnung der Projekte ist eine wichtige Funktion, die Ihnen viel Zeit und Aufwand erspart. So erstellen Sie auf Knopfdruck Gesamt- oder Teilrechnungen zu Ihren Projekten und behalten dabei stets den Überblick über bereits bezahlte oder noch offene Leistungen. Manche Softwares, wie auch 1Tool, erlauben zudem das Festlegen individueller Zahlungsziele pro Kunde, welche automatisch bei Rechnungsgenerierung berücksichtigt werden.
7. Projektcontrolling
Berichtsfunktionen sind wichtig, um die Projektleistung zu verstehen und den Fortschritt an alle Beteiligten zu kommunizieren. Die Software sollte daher Reports bereitstellen, die wichtige, projektbezogene KPI‘s anzeigen. Damit haben Sie die volle Kontrolle und Transparenz über geleistete Stunden, Deckungsbeiträge, Kosten und Co. Zudem erkennen Sie so auf einen Blick, welche Tätigkeiten am meisten Zeit in Anspruch nehmen und können daher Ihre zukünftige Projektplanung entsprechend optimieren.
Mit der richtigen Projektmanagement Software können Sie also die Produktivität Ihres Teams steigern, die Projektabwicklung optimieren und bessere Ergebnisse erzielen.
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