Kunden oder externe Partner in interne Projekte einzubinden, ist in der Praxis oft ein Kompromiss zwischen zwei unbefriedigenden Optionen: entweder ein vollwertiges Benutzerkonto mit potenziell zu weitreichenden Rechten anlegen, oder Informationen manuell per E-Mail als Export versenden, mit allen damit verbundenen Nachteilen bei Aktualität und Kontrolle. Der Access-Manager in 1Tool bietet einen dritten Weg: Er unterstützt neben Benutzern und Rollen auch die Vergabe von Zugriff an einzelne Kontakte, also an externe Personen, die kein reguläres Benutzerkonto im System besitzen.
Zugriff ohne vollwertiges Benutzerkonto
In vielen Unternehmen gibt es Personen, die regelmäßig oder einmalig Einblick in einen bestimmten Datensatz brauchen, ohne dass sie deshalb ein vollständiges Konto mit allen dazugehörigen Rechten erhalten sollen. Das kann ein Kunde sein, der den Status seines eigenen Projekts verfolgen möchte, oder ein externer Dienstleister, der an einem einzelnen Vorgang mitarbeitet. Weil 1Tool solche Kontakte bereits als eigenständige Datensätze verwaltet, lässt sich diesen Kontakten direkt über den Access-Manager gezielter Zugriff auf einen bestimmten Datensatz einräumen, ganz ohne den Umweg über ein eigenes Benutzerkonto.
Eine Alternative zu vollen Gastzugängen und E-Mail-Exporten
Der naheliegende Vergleich sind klassische Gastzugänge oder das Versenden von Auszügen per E-Mail. Beide Varianten haben Nachteile: Ein Gastzugang bringt oft mehr Rechte mit, als für den konkreten Anlass nötig wären, und einmal versendete Exporte sind naturgemäß nicht mehr aktuell, sobald sich der Datensatz weiterentwickelt. Die Freigabe an einen Kontakt über den Access-Manager vermeidet beide Probleme. Der Zugriff bleibt auf genau den freigegebenen Datensatz beschränkt, und was der externe Kontakt sieht, entspricht dem tatsächlichen, aktuellen Stand, nicht einer Momentaufnahme von vor einigen Tagen.
Wofür sich das in der Praxis eignet
Typische Anwendungsfälle sind Kunden, die den Fortschritt eines bestimmten Projekts einsehen sollen, externe Berater, die an einem einzelnen Vorgang mitwirken, oder Partnerunternehmen, mit denen punktuell ein Dokument oder ein Ordner geteilt werden soll. In all diesen Fällen steht der konkrete Datensatz im Mittelpunkt, nicht ein pauschaler Zugang zum gesamten System. Das macht die Zusammenarbeit mit externen Personen einfacher, ohne dass dafür an anderer Stelle Kompromisse bei der Sicherheit nötig wären.
Ein Gewinn für beide Seiten
Von einer solchen kontrollierten Freigabe profitieren nicht nur die eigenen Mitarbeiter, die weniger Rückfragen und weniger manuelle Exporte bearbeiten müssen, sondern auch die externen Kontakte selbst. Statt auf eine E-Mail-Antwort zu warten, sehen sie direkt den Stand des freigegebenen Datensatzes, ohne dafür ein zusätzliches Passwort verwalten oder sich in ein fremdes System vollständig einarbeiten zu müssen. Für Unternehmen, die regelmäßig mit Kunden oder externen Partnern an gemeinsamen Projekten arbeiten, wird die Zusammenarbeit dadurch spürbar direkter, ohne dass die interne Struktur der Zugriffsrechte dafür aufgeweicht werden müsste. Die Freigabe bleibt jederzeit nachvollziehbar und lässt sich ebenso gezielt wieder entziehen, wenn ein Projekt abgeschlossen ist oder eine Zusammenarbeit endet.
Häufig gestellte Fragen
Benötigt ein externer Kontakt ein Benutzerkonto, um Zugriff über den Access-Manager zu erhalten?
Nein. Der Access-Manager erlaubt die Freigabe direkt an einen bestehenden Kontakt-Datensatz, ganz ohne ein reguläres Benutzerkonto anzulegen.
Sieht ein externer Kontakt mehr als den konkret freigegebenen Datensatz?
Der Zugriff wird gezielt für den jeweiligen Datensatz vergeben, für den er eingerichtet wurde, und nicht für das System als Ganzes.
Ist diese Funktion eine Alternative zum Versenden von Exporten per E-Mail?
Ja. Statt eine Momentaufnahme per E-Mail zu versenden, sieht der Kontakt bei einer Freigabe über den Access-Manager den jeweils aktuellen Stand des Datensatzes.
Wie handhaben Sie aktuell den Zugriff externer Kunden oder Partner auf einzelne Projekte?
