Kaum ein Unternehmen kommt mit den Standardfeldern einer Software vollständig aus. Je nach Branche, Kundenstruktur oder internen Prozessen werden zusätzliche Informationen benötigt, die eine generische CRM- oder ERP-Lösung von Haus aus nicht vorsieht – etwa eine interne Kundenkategorie, ein Vertragskennzeichen oder ein spezielles Datum, das für die eigene Arbeitsweise relevant ist. Wird eine Software nur über vorgegebene Standardfelder gepflegt, landen solche Zusatzinformationen häufig in externen Excel-Listen oder in Freitextfeldern, wo sie kaum strukturiert auswertbar sind. 1Tool begegnet dieser Herausforderung mit einem flexiblen System für benutzerdefinierte Felder, das sich praktisch auf jedes Modul anwenden lässt. Wie dieses System aufgebaut ist und welche Möglichkeiten es bietet, erklärt dieser Beitrag.
Eigene Felder für nahezu jedes Modul
In 1Tool lässt sich praktisch jedes Modul – etwa Kontakte oder Projekte – um eigene, benutzerdefinierte Datenfelder erweitern. Statt sich mit einem starren, vorgegebenen Satz an Feldern zufriedenzugeben, können Unternehmen genau jene zusätzlichen Informationen abbilden, die für ihre eigenen Abläufe relevant sind. Das ist besonders dann wichtig, wenn unterschiedliche Abteilungen oder Branchen mit ein und derselben 1Tool-Installation arbeiten und jeweils andere Zusatzinformationen zu Kontakten, Projekten oder anderen Datensätzen benötigen. So bleibt die Software an die tatsächliche Arbeitsweise des Unternehmens anpassbar, anstatt Prozesse mühsam an die Vorgaben der Software anzupassen. Die Definition dieser Felder erfolgt zentral, sodass sie danach allen berechtigten Nutzern zur Verfügung stehen und einheitlich in allen relevanten Ansichten und Berichten auftauchen, statt nur an einer einzelnen Stelle sichtbar zu sein. Damit wächst die Software gewissermaßen mit dem Unternehmen mit, statt nach einiger Zeit als zu starr oder unpassend für die eigenen Anforderungen empfunden zu werden.
Sieben Feldtypen für unterschiedliche Anforderungen
Damit benutzerdefinierte Felder tatsächlich zur Art der jeweiligen Information passen, stehen in 1Tool sieben verschiedene Feldtypen zur Verfügung: Text (kurz), Text (lang), Ganzzahl, Kommazahl, Auswahlfeld (Selectbox), Mehrfachauswahl (Listbox) und Datum. Kurze und lange Textfelder eignen sich etwa für Notizen unterschiedlicher Länge, Ganzzahl- und Kommazahl-Felder für numerische Werte wie Mengenangaben oder Kennzahlen, während Selectbox und Listbox strukturierte, vordefinierte Auswahlmöglichkeiten abbilden – Letztere auch dann, wenn mehrere Werte gleichzeitig zutreffen können. Datumsfelder wiederum decken alle Fälle ab, in denen ein bestimmter Zeitpunkt festgehalten werden soll, etwa ein internes Erinnerungsdatum. Durch diese Bandbreite an Feldtypen lässt sich für nahezu jede zusätzliche Information ein passendes Format wählen, anstatt beispielsweise ein Datum notgedrungen als reinen Text zu erfassen oder eine Auswahlmöglichkeit als unstrukturierte Freitextangabe abzubilden, was spätere Auswertungen erschweren würde. Gerade Auswahlfeld und Mehrfachauswahl sorgen dafür, dass bei der Erfassung eines Datensatzes nur tatsächlich vorgesehene Werte ausgewählt werden können, statt dass jeder Mitarbeiter dieselbe Angabe unterschiedlich formuliert. Diese Konsistenz zahlt sich vor allem dann aus, wenn die erfassten Werte später in Berichten oder Filtern ausgewertet werden sollen, da uneinheitlich formulierte Freitextangaben eine saubere Auswertung erheblich erschweren würden.
Struktur durch Feldgruppen
Je mehr benutzerdefinierte Felder ein Unternehmen im Lauf der Zeit anlegt, desto wichtiger wird es, den Überblick zu behalten. Aus diesem Grund lassen sich die eigenen Felder in 1Tool zusätzlich in Feldgruppen organisieren. Statt einer langen, unübersichtlichen Liste einzelner Felder entsteht so eine klar gegliederte Struktur, in der thematisch zusammengehörige Informationen gebündelt dargestellt werden. Das erleichtert nicht nur die Pflege der Felder selbst, sondern auch die tägliche Arbeit für jene Mitarbeiter, die einen Datensatz bearbeiten oder einsehen: Zusammengehörige Angaben werden gemeinsam angezeigt, statt verstreut zwischen anderen, thematisch unpassenden Feldern zu stehen. Für Unternehmen, die im Lauf der Zeit viele unterschiedliche Zusatzinformationen abbilden, ist diese Gruppierung ein wesentlicher Baustein, um das Custom-Field-System auch nach Jahren noch verständlich und wartbar zu halten.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich benutzerdefinierte Felder nachträglich noch ändern oder ergänzen?
Ja, die eigenen Felder werden zentral verwaltet und können bei Bedarf jederzeit angepasst oder um weitere Felder ergänzt werden.
Für welche Module kann ich eigene Felder anlegen?
Benutzerdefinierte Felder lassen sich für praktisch jedes Modul in 1Tool einrichten, etwa für Kontakte oder Projekte.
Was ist der Unterschied zwischen einer Selectbox und einer Listbox?
Bei der Selectbox wählen Nutzer genau einen Wert aus einer vordefinierten Liste aus, bei der Listbox als Mehrfachauswahl können mehrere Werte gleichzeitig ausgewählt werden.
Welche Informationen fehlen Ihnen heute noch in Ihrem CRM, weil dafür kein passendes Feld vorgesehen ist?
