„Je feiner die Berechtigungen, desto mehr Verwaltungsaufwand“ ist eine weit verbreitete Annahme, und auf den ersten Blick wirkt sie plausibel. Mehr Ebenen, mehr Möglichkeiten, mehr Stellen, an denen etwas eingestellt werden kann, klingt nach mehr Arbeit. In der Praxis zeigt sich bei 1Tool aber das Gegenteil: Ein System mit mehreren, kombinierbaren Berechtigungsebenen erspart im Alltag mehr Aufwand, als es verursacht, weil es genau an den Stellen ansetzt, an denen sonst Kompromisse bei der Sicherheit gemacht werden müssten.
Drei Bausteine, ein zusammenhängendes System
1Tool kombiniert dafür mehrere Bausteine, die jeweils für sich einen bestimmten Anwendungsfall abdecken. Der Access-Manager erlaubt die Vergabe von Zugriff auf einzelne Datensätze wie Boards, Projekte oder Ordner, und zwar an Benutzer, an Rollen oder auch an einzelne Kontakte, also externe Personen ohne eigenes Benutzerkonto. Ergänzend dazu lassen sich abteilungsbasierte Zugriffsstufen vergeben, die pro Benutzer und Abteilung festgelegt werden und im Hintergrund synchron gehalten werden, auch wenn mehrere Änderungen kurz hintereinander erfolgen. Und für die organisatorische Struktur selbst sorgt das Organigramm mit Verlaufshistorie dafür, dass sich auch rückblickend nachvollziehen lässt, wer wann welche Position innehatte, samt der Möglichkeit, einen historischen Stand zu exportieren.
Warum das Gegenteil von mehr Verwaltungsaufwand eintritt
Der vermeintliche Nachteil granularer Systeme entsteht meist dann, wenn jede einzelne Änderung mühsam und einzeln vorgenommen werden muss. Genau das ist bei 1Tool nicht der Fall. Änderungen im Access-Manager werden gesammelt vorbereitet und erst beim Speichern übernommen, statt bei jedem Klick sofort wirksam zu werden. Änderungen an abteilungsbasierten Zugriffsrechten werden über eine Warteschlange synchronisiert, die nur die tatsächlich nötigen Anpassungen berechnet, statt bei jeder Änderung alles neu zu setzen. Diese beiden Mechanismen sorgen dafür, dass die zusätzliche Granularität nicht mit zusätzlichem manuellem Aufwand einhergeht.
Kein Kompromiss mehr bei jeder neuen Anforderung
Der eigentliche Zeitgewinn zeigt sich aber erst im Alltag, wenn eine neue Anforderung auftaucht. Ein Kunde soll ein Projekt einsehen können, ein Mitarbeiter wechselt die Abteilung, ein sensibler Datensatz soll nur einer einzelnen Person zugänglich sein: In einem groben System bedeutet jede dieser Situationen entweder einen Kompromiss bei der Sicherheit oder einen unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand. Weil 1Tool für all diese Fälle bereits einen passenden Mechanismus bereitstellt, entfällt genau diese Wahl. Die granulare Struktur, die zunächst komplexer wirkt, verhindert am Ende genau die Situationen, die im Nachhinein am meisten Zeit kosten würden: nachträgliches Aufräumen unnötig weiter Zugriffsrechte oder das mühsame Nachverfolgen, wer wann wieso Zugriff auf einen Datensatz erhalten hat.
Häufig gestellte Fragen
Bedeutet mehr Granularität bei den Berechtigungen automatisch mehr Verwaltungsaufwand?
Nicht, wenn das System die Verwaltung entsprechend unterstützt. In 1Tool sorgen Mechanismen wie das gesammelte Speichern im Access-Manager und die synchronisierte Verwaltung abteilungsbasierter Rechte dafür, dass die zusätzliche Granularität keinen zusätzlichen manuellen Aufwand erzeugt.
Welche Bausteine bilden das Berechtigungssystem von 1Tool insgesamt?
Im Kern sind das der Access-Manager für die Freigabe einzelner Datensätze an Benutzer, Rollen oder Kontakte, abteilungsbasierte Zugriffsstufen pro Benutzer und Abteilung, sowie das Organigramm mit Verlaufshistorie für die organisatorische Struktur.
Muss ich zwischen einfacher Verwaltung und ausreichender Sicherheit wählen?
Nein. Genau das ist der Grundgedanke hinter der Kombination dieser Bausteine: Sie müssen bei einer neuen Anforderung nicht zwischen beiden Zielen abwägen, weil für die meisten Situationen bereits ein passender Mechanismus vorhanden ist.
Wie viel Zeit investieren Sie derzeit in nachträgliches Aufräumen zu weit vergebener Zugriffsrechte?
