Wer ein Lastenheft für die ERP- oder CRM-Auswahl erstellt, steht oft vor einer leeren Vorlage. Aus mehreren realen Auswahlverfahren, die wir als Anbieter durchlaufen haben, lässt sich eine Struktur ableiten, die in der Praxis immer wieder auftaucht — unabhängig von Branche und Unternehmensgröße.
1. Lizenz- und Nutzermodell konkret aufschlüsseln
Nicht nur die Gesamtnutzerzahl zählt — viele Lastenhefte verlangen (oder sollten verlangen) eine Aufschlüsselung nach Rollen, etwa Innendienst, Außendienst, Kursleiter oder Buchhaltung, weil sich Lizenzkosten bei modernen SaaS-Lösungen oft genau danach berechnen. Wer diese Aufschlüsselung im Lastenheft vergisst, bekommt später unpassende oder unnötig teure Angebote.
2. Modulabdeckung als Tabelle, nicht als Fließtext
Bewährt hat sich eine Anforderungstabelle mit Muss- und Kann-Kriterien pro Modul — etwa CRM, Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Ressourcenplanung. Das erleichtert Anbietern die strukturierte Beantwortung und Auftraggebern den direkten Vergleich zwischen mehreren Angeboten, statt lange Fließtexte vergleichen zu müssen.
3. Schnittstellen konkret benennen, nicht nur “API-fähig” fordern
“Offene REST-API” allein sagt wenig aus. Relevanter ist, welche konkreten Zielsysteme angebunden werden müssen — die bestehende Finanzbuchhaltung, EDI-Partner, ein bereits vorhandener Webshop oder ein Lernmanagementsystem. Genau das entscheidet, ob eine Standardintegration ausreicht oder eine kostenintensive Individualentwicklung nötig wird.
4. Compliance- und Aufbewahrungsanforderungen nicht vergessen
Gerade bei Rechnungs- und Buchhaltungsdaten wird regelmäßig nach GoBD-konformer, revisionssicherer Speicherung mit konkreten Aufbewahrungsfristen gefragt — oft zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse. Dieser Punkt fehlt in frühen Lastenheft-Entwürfen erfahrungsgemäß häufig und führt später zu Verzögerungen, wenn er erst nachträglich ergänzt werden muss.
5. Sicherheit als eigenes Dokument verlangen, nicht als Absatz
Bei mehreren Verfahren wurde ein separates Sicherheitsdokument verlangt — Hosting-Standort, Backup-Konzept, Zugriffsrechte, Verschlüsselung — statt einer kurzen Erwähnung im Hauptangebot. Das erleichtert es Auftraggebern, Angebote nach Sicherheitsstandard zu vergleichen, ohne die fachlichen Antworten damit zu vermischen.
6. Einen Rückfragetermin fix einplanen
Die Lastenhefte mit den besten Angeboten hatten in unserer Erfahrung fast immer einen vorgesehenen Workshop- oder Rückfragetermin vor der finalen Angebotsabgabe — das reduziert Missverständnisse auf beiden Seiten erheblich und verhindert, dass Anbieter auf Basis falscher Annahmen kalkulieren.
Checkliste zum Mitnehmen
- Nutzerrollen und Lizenzstruktur klar benannt
- Module als Muss-/Kann-Tabelle, nicht als Fließtext
- Konkrete Zielsysteme für Schnittstellen benannt
- Aufbewahrungs- und Compliance-Anforderungen definiert
- Sicherheitsanforderungen als eigenes Dokument verlangt
- Rückfragetermin vor der finalen Angebotsabgabe fix eingeplant
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem Lastenheft und einem Pflichtenheft?
Das Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was benötigt wird. Das Pflichtenheft beschreibt aus Sicht des Anbieters, wie diese Anforderungen konkret umgesetzt werden. Mehr dazu in unserem Glossar-Beitrag zu Vergabeverfahren, Lastenheft, Pflichtenheft und RFP.
Wie detailliert sollte ein Lastenheft sein?
Detailliert genug, um klare Muss-Kriterien zu definieren — aber offen genug, um Anbietern Raum für die technische Umsetzung zu lassen. Zu starre technische Vorgaben schließen oft gute Standardlösungen unnötig aus.
Sollte man ein Lastenheft mit oder ohne externe Beratung erstellen?
Bei komplexeren Systemlandschaften hilft externe Beratung, blinde Flecken zu vermeiden — für klar abgegrenzte Anforderungen reicht oft eine strukturierte interne Erhebung.
Sie erstellen aktuell ein Lastenheft für eine ERP/CRM-Auswahl? Wir sprechen gerne unverbindlich über Ihre Anforderungsstruktur — auch wenn Sie sich noch nicht für einen Anbieter entschieden haben.
