Jedes Unternehmen, wie auch jede Branche, stellt unterschiedliche Anforderungen an eine erfolgreiche Projektabwicklung. Eine Projekt-Software, die genau auf diese Bedürfnisse eingehen kann und sich individuell an den Geschäftsalltag Ihres Unternehmens ausrichten lässt, ist daher ein entscheidender Erfolgsfaktor. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit 1Tool Ihre Projekte erfolgreich managen!
1.) Schaffen Sie eine produktive Basis für Ihre Projekte
Im 1Tool haben Sie die Möglichkeit, diverse Projekt-Daten genau für Ihren Betrieb einzurichten, um nur jene Daten zu verwalten, die für Sie auch wirklich relevant sind. Den ersten Klick im 1Tool zum erfolgreichen Projektmanagement stellt daher jener auf die Projekt-Stammdaten dar:
- Format für Projekt-Nummern definieren:
So machen Sie wichtige Projekte und deren Daten für alle im Unternehmen leicht auffindbar. - Projekt-Kategorien festlegen:
Kategorien könnten Ihre individuellen Leistungen sein. Durch die Zuweisung einer Kategorie zu Ihren Projekten, wissen Sie auf einen Blick, um welchen Projekt-Inhalt es sich handelt. - Projekt-Phasen erstellen:
Mit diversen Phasen können Sie den Status Ihrer Projekte auf einen Blick ersichtlich machen. Jeder Mitarbeiter ist damit genau informiert, ob es sich um den Start eines Projektes, die Ausführung bestimmter Tätigkeiten oder bereits um den Projekt-Abschluss handelt.
2.) Behalten Sie den Überblick über alle Projekte
Bei Hunderten an Projekten ist es nicht immer so leicht, den Überblick zu behalten und genau zu wissen, welche Schritte als nächstes durchgeführt werden müssen. Die 1Tool Projekt-Übersicht listet all Ihre Projekte strukturiert auf und zeigt die wichtigsten Informationen auf einen Blick.
Der wichtigste Schritt für ein erfolgreiches Projektmanagement stellt hierbei die Zuweisung Ihrer Projekte zu den vorher definierten Phasen dar. Da Sie für jede Phase eine eigene Farbe wählen können, werden Ihre Projekte in der Übersicht genau nach diesen Farben markiert. Sie wissen damit auf einen Blick, um welchen Projekt-Status es sich handelt und können Ihre Projekte effizienter bearbeiten.
3.) Definieren Sie wichtige Projekt-Details
Ein Projekt kann nur dann erfolgreich abgewickelt werden, wenn jeder Beteiligte über die notwendigen Projekt-Details Bescheid weiß. Welche Informationen für Ihre Mitarbeiter allerdings relevant sind, ist natürlich von Branche zu Branche unterschiedlich.
Sollte es daher neben den Standard-Feldern im 1Tool für die Projekt-Detailansicht weitere wichtige, auszufüllende Informationen geben, legen Sie am besten in den Stammdaten unter Globale Einstellungen – Eigene Felder, individuelle Daten fest. Diese Felder können Sie sogar nach Projekt-Kategorien und Daten-Typ unterschiedlich anlegen.
4.) Verwalten Sie zuständige Verantwortlichkeiten und Projekt-Aufgaben
Eine klare Rollen- und Aufgabenverteilung ist im Projektmanagement unerlässlich. Auch im 1Tool sollten Sie daher unbedingt auf die Möglichkeit eines Ressourcen- und Aufgabenplans zurückgreifen.
Zunächst definieren Sie in der Software alle notwendigen Aufgaben des Projektes. Über die Zuweisung der Aufgabe zu einer Person können Sie die Projekt-Aufgaben delegieren. Jeder Mitarbeiter weiß somit, welche Tätigkeiten bis wann zu erfüllen sind und findet eine Übersicht seiner Aufgaben ebenfalls im 1Tool.
Darüber hinaus verfügt 1Tool über einen eigenen Ressourcen- wie auch Projektzeitplan. Ihre Aufgaben, deren Fortschritt sowie die Gegenüberstellung geplanter und tatsächlicher Projektzeiten werden hierbei angezeigt. Ist eine Aufgabe von einer anderen abhängig, können auch Durchführungs- und Wartezeiten optimal eingeplant werden.
5.) Schaffen Sie transparente Kommunikationswege
Ein klarer Austausch wichtiger Informationen, Änderungen oder Dokumente ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projektmanagement. E-Mails sind natürlich praktisch, um mit der relevanten Person in Kontakt zu treten. Damit aber wichtige Infos nicht untergehen und auch alle notwendigen Dokumente wie Verträge, Protokolle etc., sofort und ohne langes Suchen bereitstehen, sollten Sie im 1Tool unbedingt die Kommentar- und Datei-Upload-Funktion nutzen. Jeder Mitarbeiter hat damit Einsicht auf Notizen und wird stets am Laufenden gehalten.
6.) Verknüpfen Sie Ihr Projektmanagement mit anderen Abteilungen
Die Tätigkeiten einzelner Abteilungen können mit 1Tool nun ganz einfach verknüpft werden und ein abteilungsübergreifendes Arbeiten wird möglich. Bestes Beispiel ist hierfür die Rechnungslegung. Jede Ihrer Rechnungen kann ebenfalls im 1Tool generiert und mit dem jeweiligen Projekt verknüpft werden. Damit ist in jeder Projekt-Detailansicht eine Liste Ihrer gestellten Rechnungen und deren Status (bezahlt/offen) ersichtlich und weitere Schritte können sofort geplant werden.
7.) Vergessen Sie nicht auf ein umfangreiches Projekt-Controlling
Erst regelmäßige Kontrollen und Auswertungen machen ein Projekt schlussendlich erfolgreich. Von der Überwachung der Projektzeiten bis hin zur Kontrolle der Projektfinanzen, steht Ihnen 1Tool hierbei unterstützend zur Seite. Diverse Kennzahlen, wie voraussichtlicher Deckungsbeitrag, auf das Projekt gebuchte Zeiten oder Tätigkeiten werden automatisiert von der Software erfasst und in Statistiken und Diagrammen grafisch dargestellt. Finanzstatus und Abweichungen von Projektplänen werden somit sofort ersichtlich und Gegenmaßnahmen können frühzeitig eingeleitet werden.
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