Wer im Außendienst, auf Baustellen oder bei wechselnden Kundenterminen arbeitet, für den reicht eine reine Stunden-Zeiterfassung oft nicht aus. Ohne Kontext lässt sich im Nachhinein kaum nachvollziehen, wo ein Mitarbeiter tatsächlich war, als er sich ein- oder ausgestempelt hat. Für Unternehmen bedeutet das entweder blindes Vertrauen oder aufwändige manuelle Rückfragen bei Mitarbeitenden, Kunden oder Auftraggebern. Gerade bei mehreren Einsatzorten pro Tag oder wechselnden Projekten wird eine reine Zeitliste schnell unübersichtlich und wenig aussagekräftig. Die mobile Zeiterfassung von 1Tool schließt diese Lücke, indem sie jede Erfassung automatisch mit einem Standort verknüpft. So entsteht aus reinen Zeitwerten ein nachvollziehbares Bild darüber, wo und wann tatsächlich gearbeitet wurde, ohne dass dafür zusätzlicher Erfassungsaufwand für das Team entsteht.
Jede Erfassung mit Standort und Kontext
Bei der mobilen Zeiterfassung in 1Tool wird bei jedem Kommen und Gehen automatisch der Standort aufgezeichnet, ohne dass Mitarbeitende dafür zusätzliche Angaben machen müssen. Alle Erfassungen eines Tages lassen sich anschließend als Marker beziehungsweise Cluster auf einer Karte darstellen. Damit erhalten Planer und Führungskräfte auf einen Blick eine räumliche Übersicht über die Bewegungen des Teams, statt sich durch reine Zeitlisten arbeiten zu müssen. Ein Klick auf einen Marker öffnet ein Tooltip mit den relevanten Detailinformationen: Uhrzeit, zugehörige Aufgabe und der jeweilige Mitarbeiter. Gerade bei mehreren parallelen Einsätzen oder Kundenterminen an einem Tag hilft diese Kartenansicht, Abläufe schnell zu rekonstruieren, etwa wenn im Nachhinein Rückfragen zu einem bestimmten Einsatz auftauchen oder ein Kunde den Besuch eines Mitarbeiters bestätigt haben möchte. Die Standorterfassung läuft dabei im Hintergrund als fester Bestandteil des Ein- und Ausstempelns mit, wodurch der zusätzliche Aufwand für das Team bei null liegt und die Datenqualität dennoch spürbar steigt, weil jede Erfassung von sich aus einen räumlichen Kontext mitbringt.
Geofencing als optionale Pflicht
Für Unternehmen, bei denen Kommen und Gehen an einen bestimmten Ort gebunden sein soll, lässt sich in 1Tool optional eine Geofencing-Pflicht aktivieren. Ist diese Einstellung aktiv, ist das Ein- und Ausstempeln nur innerhalb eines definierten Radius um einen festgelegten Ort möglich, zum Beispiel rund um einen Firmenstandort oder eine Baustelle. Damit lässt sich sicherstellen, dass Zeiterfassungen tatsächlich vor Ort und nicht versehentlich oder aus der Distanz erfolgen. Diese Regel gilt unternehmensweit nach den hinterlegten Einstellungen und muss von den Mitarbeitenden nicht manuell beachtet werden: Liegt der Standort außerhalb des zulässigen Radius, greift die Vorgabe automatisch, und das Stempeln ist an diesem Ort schlicht nicht möglich. Für Betriebe mit klar abgrenzbaren Arbeitsorten ist das eine einfache Möglichkeit, die Zeiterfassung zusätzlich abzusichern, ohne den eigentlichen Stempelvorgang für das Team komplizierter zu machen. Für Unternehmen mit wechselnden, nicht vorab bekannten Einsatzorten bleibt Geofencing dagegen optional deaktiviert, sodass die mobile Zeiterfassung auch dort ohne Einschränkung funktioniert.
Selfie-Verifizierung für zusätzliche Sicherheit
Neben dem Standort lässt sich in 1Tool zusätzlich eine Selfie-Verifizierung per Frontkamera aktivieren. Ist diese Funktion eingeschaltet, wird beim Ein- und Ausstempeln automatisch ein Foto zur Verifizierung aufgenommen. Damit lässt sich zusätzlich zur Ortsangabe auch nachvollziehen, dass die Erfassung tatsächlich von der jeweiligen Person selbst vorgenommen wurde und nicht etwa stellvertretend über das Gerät einer anderen Person erfolgt ist. Für Unternehmen, die neben der reinen Zeit- und Ortsangabe eine weitere Kontrollebene benötigen, etwa in sicherheitssensiblen Bereichen oder bei wechselnden Einsatzorten mit vielen unterschiedlichen Personen, bietet diese Option eine unkomplizierte Ergänzung, die sich ohne zusätzliche Hardware direkt über das ohnehin genutzte Mobilgerät abbilden lässt. Wie die Geofencing-Pflicht ist auch die Selfie-Verifizierung eine optionale Einstellung, die je nach betrieblichem Bedarf aktiviert werden kann und nicht verpflichtend zur mobilen Zeiterfassung gehört. Unternehmen können damit selbst entscheiden, wie viel zusätzliche Kontrolle für ihren Anwendungsfall sinnvoll ist, ohne dass alle Funktionen zwingend gemeinsam genutzt werden müssen.
Häufig gestellte Fragen
Müssen Mitarbeitende ihren Standort manuell eingeben?
Nein, der Standort wird bei jedem Kommen und Gehen automatisch im Hintergrund aufgezeichnet, eine manuelle Eingabe ist nicht notwendig.
Ist die Geofencing-Pflicht automatisch aktiv?
Nein, Geofencing ist eine optionale Einstellung. Erst wenn sie aktiviert wird, ist das Ein- und Ausstempeln nur innerhalb des definierten Radius um den festgelegten Ort möglich.
Wird bei jeder Zeiterfassung automatisch ein Foto gemacht?
Nur wenn die Selfie-Verifizierung aktiviert wurde. Ist die Funktion eingeschaltet, wird beim Ein- und Ausstempeln jeweils ein Foto zur Verifizierung aufgenommen.
Wie transparent ist die mobile Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen heute?
