Rechnungen, Angebote und andere Geschäftsdokumente sollen nicht nur inhaltlich korrekt, sondern auch optisch im eigenen Corporate Design gestaltet sein. Häufig scheitert eine individuelle Gestaltung solcher Vorlagen jedoch daran, dass dafür externe Werkzeuge, Programmierkenntnisse oder aufwendige Abstimmungen mit einem externen Dienstleister nötig sind, bevor auch nur eine kleine Anpassung wie ein geändertes Logo umgesetzt werden kann. 1Tool integriert deshalb einen eigenen, visuellen Editor für PDF-Vorlagen direkt in die Software, mit dem sich Dokumente wie Rechnungen oder Angebote ohne Umweg über externe Tools gestalten lassen. Wie dieser Editor aufgebaut ist und wie die eigentliche PDF-Erzeugung dahinter funktioniert, beschreibt dieser Beitrag.
Gestaltung auf Basis von HTML und CSS
Der visuelle Editor in 1Tool erlaubt es, eigene PDF-Vorlagen direkt im Browser zu gestalten – auf Basis von HTML und CSS. Wer mit diesen Web-Technologien bereits vertraut ist, kann damit sehr präzise auf das Layout, die Formatierung und die Struktur einer Vorlage Einfluss nehmen, etwa für Rechnungen oder Angebote. Da HTML und CSS weit verbreitete, gut dokumentierte Standards sind, lässt sich vorhandenes Wissen aus der Webentwicklung direkt für die Gestaltung von Geschäftsdokumenten nutzen, ohne eine proprietäre, eigens für den Editor erfundene Syntax erlernen zu müssen. Zusätzlich lassen sich Ränder, Papierformat und Hintergrund der jeweiligen Vorlage konfigurieren, sodass auch grundlegende Layout-Eigenschaften eines Dokuments ohne Zusatzaufwand festgelegt werden können. Auf diese Weise lässt sich eine Vorlage sowohl inhaltlich als auch optisch so gestalten, dass sie zum jeweiligen Corporate Design des Unternehmens passt. Auch kleinere Anpassungen, etwa an Schriftart, Farbgebung oder der Positionierung einzelner Elemente, lassen sich so direkt in der Vorlage selbst vornehmen, statt dafür jedes Mal auf externe Unterstützung angewiesen zu sein.
Drei Tabs für einen kontrollierten Bearbeitungsprozess
Damit Änderungen an einer Vorlage nicht ins Blaue hinein vorgenommen werden müssen, ist der Editor in drei Tabs aufgeteilt: Bearbeiten, HTML-Vorschau und PDF-Vorschau. Im Bearbeiten-Tab wird die eigentliche Vorlage erstellt und angepasst, während die beiden Vorschau-Tabs unmittelbar zeigen, wie sich eine Änderung auswirkt – einmal als HTML-Darstellung, einmal als tatsächliche PDF-Vorschau. Dadurch lässt sich der Effekt jeder Anpassung sofort in einer realistischen Vorschau kontrollieren, bevor die Vorlage tatsächlich für echte Dokumente verwendet wird. Dieses Vorgehen reduziert das Risiko, dass eine fehlerhaft formatierte Vorlage erst bei einer bereits an einen Kunden verschickten Rechnung auffällt, denn jede Änderung lässt sich innerhalb desselben Editors direkt gegenprüfen, bevor sie produktiv gesetzt wird. Dieser dreistufige Aufbau macht den Editor auch für Nutzer zugänglich, die nicht täglich mit HTML und CSS arbeiten, da sie die Wirkung ihrer Anpassungen jederzeit unmittelbar nachvollziehen können.
PDF-Erzeugung durch Gotenberg im Hintergrund
Für die eigentliche Erzeugung des fertigen PDF-Dokuments aus einer Vorlage kommt im Hintergrund die Rendering-Engine Gotenberg zum Einsatz, die von 1Tool selbst betrieben wird. Anwender müssen sich um diesen technischen Vorgang nicht kümmern: Sobald eine Vorlage fertiggestellt und aktiviert ist, wird jedes darauf basierende Dokument automatisch über diese Engine als PDF erzeugt. Diese Trennung zwischen der Gestaltung der Vorlage im Browser und der eigentlichen PDF-Erzeugung im Hintergrund sorgt dafür, dass die Darstellung, die in der PDF-Vorschau zu sehen war, auch dem tatsächlich erzeugten Dokument entspricht. Für Unternehmen bedeutet das, dass sie sich vollständig auf die inhaltliche und gestalterische Seite der Vorlage konzentrieren können, während die technische Umsetzung der PDF-Erzeugung zuverlässig im Hintergrund abläuft. Eine einmal erstellte Vorlage lässt sich dadurch dauerhaft und ohne wiederkehrenden technischen Aufwand für sämtliche darauf basierenden Dokumente verwenden.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich programmieren können, um eine eigene PDF-Vorlage zu gestalten?
Für eine individuelle Gestaltung sind Kenntnisse in HTML und CSS hilfreich, da der Editor auf diesen Web-Technologien basiert.
Wofür stehen die drei Tabs im Editor?
Der Tab „Bearbeiten” dient der Erstellung der Vorlage, während „HTML-Vorschau” und „PDF-Vorschau” die Auswirkung von Änderungen direkt sichtbar machen.
Muss ich selbst eine Software zur PDF-Erzeugung installieren?
Nein, die PDF-Erzeugung übernimmt die Rendering-Engine Gotenberg, die vollständig von 1Tool betrieben wird.
Welches Ihrer Geschäftsdokumente würde von einer individuell gestalteten PDF-Vorlage am meisten profitieren?
