El nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE entra en vigor el 25 de mayo de 2018. Por tanto, es mejor iniciar pronto diversas medidas y pasos para garantizar que todas las aplicaciones de datos de tu empresa estén adaptadas al nuevo reglamento para entonces.
Como proveedores del software de CRM y selección de personal 1Tool, también llevamos mucho tiempo ocupándonos del tema y del alcance del GDPR en el sector de los RRHH. Con nuestros consejos, nos gustaría proporcionarte la mejor ayuda posible para cumplir los requisitos de protección de datos y darte una idea de lo que significa el GDPR para tu gestión de candidatos.
Recogida de datos y uso en el proceso de solicitud
Dado que durante la contratación se procesan datos personales sensibles, deben respetarse ciertas normas al tratar estos datos.
1) Comprueba los datos que se solicitan a través de tu plataforma de solicitud online y restríngelos si es necesario
Como la recogida de información sobre los candidatos sólo está permitida de forma limitada como parte de un procedimiento de solicitud y las preguntas sobre el estado civil, el seguro obligatorio y las opiniones religiosas no son relevantes en el momento de la solicitud, deberías eliminar definitivamente estos campos de tu formulario online.
2) Obtener el consentimiento de tus solicitantes para el uso de datos dentro de las empresas del Grupo
Como empresa del Grupo, los candidatos deben ser informados con precisión de si los datos de los solicitantes serán utilizados por todas las empresas participantes en la empresa o si las solicitudes se procesarán por separado para todas las empresas. En consecuencia, el candidato debe dar su consentimiento al uso de los datos dentro de todo el Grupo.
3) Asegúrate de implicar a un empleado en el proceso de toma de decisiones
Aunque parezca conveniente utilizar decisiones automatizadas relativas a la elaboración de perfiles para la preselección de candidatos adecuados, la ley de protección de datos aconseja que un empleado del departamento de RRHH también acompañe el proceso de toma de decisiones.
Deber de información
4) Informa a los candidatos sobre los puntos relevantes antes de utilizar la plataforma de aplicación
Estás obligado a informar previamente a los solicitantes sobre numerosos aspectos, como el nombre y los datos de contacto del responsable del tratamiento, los fines de la recogida de datos, la existencia de un derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control y mucho más. Tus interesados deben poder acceder a la información sobre protección de datos en cualquier momento, por lo que es aconsejable proporcionar la información en línea mediante un enlace a una página de información.
Periodo de almacenamiento de los datos del solicitante
5) Garantizar que los datos de tus candidatos se almacenan de acuerdo con la ley
Los datos de los solicitantes sólo pueden almacenarse sin consentimiento durante el tiempo que dure el proceso de solicitud o durante el tiempo que sea necesario almacenarlos debido a los periodos de conservación legales. El plazo para hacer valer las reclamaciones de los candidatos rechazados es de seis meses a partir de la fecha del rechazo debido a la Ley de Igualdad de Trato. Por tanto, el almacenamiento durante más de 6 meses requiere el consentimiento de los candidatos.
