Un nuevo sistema CRM o la introducción por primera vez de un software de este tipo no siempre aporta sólo ventajas. Los empleados suelen resistirse al cambio y quieren aferrarse a las viejas estructuras. Sólo cuando tú, como empresa, hayas conseguido entusiasmar a tus empleados para que trabajen con un sistema CRM, los procesos y las tareas podrán gestionarse realmente de forma más eficaz y mucho más productiva.
Pero, ¿cómo conseguir que tus empleados se entusiasmen con tu proyecto CRM? Hemos resumido para ti los consejos más importantes.
1. implicar a los empleados e identificar a los superusuarios
Para crear entusiasmo, ¡hay que difundir el entusiasmo! Por tanto, al inicio del proyecto, identifica a los llamados superusuarios y promotores que, en última instancia, servirán de multiplicadores. Estas personas son las que más utilizan el sistema CRM, suelen ser contactos competentes para temas informáticos o de ventas y, por tanto, transmiten las ventajas del software CRM a otros empleados.
Los empleados también deben participar en el proceso de selección de la solución CRM. Ellos saben mejor que nadie qué funciones son necesarias y qué procesos hay que simplificar.
2. permitir la personalización específica del usuario
Para que tus empleados puedan utilizar el sistema CRM de forma óptima para su trabajo diario, las funciones y datos importantes deben ser visibles de un vistazo y estar disponibles de inmediato. Un software CRM como 1Tool te permite personalizar la interfaz de usuario. Ya se trate de ventas, marketing o contabilidad, las funciones necesarias a diario pueden crearse directamente en el panel de control. Esto no sólo te ahorra numerosos clics para acceder a los elementos del submenú, sino que también convierte al software en el apoyo ideal de tus procesos de trabajo.
3. hazlo sencillo
Simplifica el sistema al máximo adquiriendo sólo las funciones o módulos que realmente necesites. Con muchos sistemas CRM, hay que adoptar todas las funciones, así que busca un software que te permita seleccionar, añadir o eliminar módulos. 1Tool ofrece un sistema de alquiler mensual de este tipo. Lo mejor es organizar reuniones mensuales de personal en las que aclares qué funciones son beneficiosas y cuáles no son necesarias. Esto no sólo simplifica tu sistema, sino que te ahorra muchos costes y esfuerzo.
4. desarrollar estructuras claras
Un sistema CRM debe proporcionar asistencia haciendo que los datos estén disponibles con sólo pulsar un botón. Por tanto, lo mejor es que todos los departamentos utilicen el nuevo software, ya que así tendrás una visión completa de toda la información relevante y la visión de 360° te permitirá ofrecer a los clientes una asistencia mucho mejor. Sin embargo, se necesitan estructuras claras para garantizar que las masas de información no se conviertan en una jungla de datos. Por tanto, debes definir directrices precisas para utilizar e introducir datos en la solución CRM. Recomendamos la creación de una directriz que, por supuesto, debe mantenerse siempre actualizada. En cuanto haya actualizaciones disponibles, las nuevas funciones también deben transmitirse y explicarse internamente de inmediato. Una sección de preguntas frecuentes también puede resultar útil: las preguntas de los empleados se responden y los problemas recurrentes pueden resolverse más rápidamente leyendo las respuestas.
También debes recurrir a los programas de formación de los empleados. Designa en la empresa a personas responsables del proceso de formación. Primero hay que familiarizar a los empleados con las funciones básicas. En cuanto las dominen, se podrán aclarar mejor los detalles.
5. aliviar a los empleados en lugar de crear trabajo
Para crear entusiasmo entre tus empleados, es importante, por supuesto, que les comuniques claramente las ventajas del software CRM. Hay que mostrarles cómo pueden utilizar el sistema en la vida cotidiana para simplificar su trabajo. Por tanto, la introducción de datos no debe ser vista por los empleados como un esfuerzo adicional. En su lugar, explícales las ventajas: los empleados de ventas consiguen más ventas gracias a un mejor servicio al cliente, los empleados de marketing crean un enfoque orientado al grupo objetivo gracias a la información sobre el cliente, etc.
6. considerar la integración del sistema
Si en la empresa ya se utilizan otros sistemas, como el ERP, es esencial asegurarse de que se pueden crear interfaces entre el software CRM y el ERP. Con 1Tool, puedes acceder a todos los datos importantes de otros programas.
7. fomentar el uso del móvil
Un punto importante para la aceptación de tus empleados es, por supuesto, el uso móvil. El personal de campo no siempre quiere estar atado al ordenador, sino que quiere poder consultar e introducir información rápida y fácilmente mientras se desplaza. Además de la introducción inmediata de datos, ¡también se puede transmitir información importante a otros empleados en tiempo real!
