El módulo de gestión de seminarios de 1Tool te ofrece la posibilidad de gestionar seminarios y eventos de forma sencilla y fácil en 1Tool y ofrecerlos a los interesados en tu sitio web. Para ayudarte a sacar el máximo partido de 1Tool, hemos elaborado una
1) Crea tu oferta de curso
La 1Herramienta distingue entre seminarios/cursos y eventos. Un seminario o curso puede contener varios eventos. Mientras que un seminario puede durar una semana, por ejemplo el seminario “Taller de Marketing”, los eventos son fechas individuales, como “Curso de Medios Sociales”, “Curso de Marketing de Guerrilla”, etc.
En nuestro manual encontrarás instrucciones detalladas para crear tus seminarios y eventos.
Una interfaz entre 1Tool y tu sitio web te ahorra tener que introducir los datos dos veces, ya que todos los datos maestros almacenados para el seminario (nombre del seminario, contenido del curso y objetivos) se transfieren automáticamente al front-end de tu sitio web cuando se guardan.
2) Presentación de los cursos en tu sitio web
El módulo de seminarios puede integrarse totalmente en el sitio web y, por tanto, personalizarse para que coincida con el diseño corporativo. Esto significa que la gestión de seminarios a través de 1Tool no es visible para los visitantes del sitio web. También puedes definir en 1Tool el número mínimo y máximo de participantes para cada fecha de curso. Al mostrar un sistema de semáforo en el sitio web, los interesados pueden ver de un vistazo si los cursos están completos o si aún quedan plazas disponibles. También es posible inscribirse en la lista de espera.
3) Inscripción en seminarios
La inscripción en los cursos se realiza online a través del sitio web, y los datos de contacto introducidos también se transfieren automáticamente a 1Tool. Tanto la empresa como el participante en el curso reciben un correo electrónico de confirmación una vez completada la inscripción. Si, por ejemplo, se requiere un número mínimo de 15 participantes para un seminario y el número actual de participantes es de 7, también se envía automáticamente un correo electrónico con la información de que los datos de contacto se mantendrán archivados en caso de que el curso tenga lugar.
4) Diseño de plantillas de correo electrónico y documentos de seminarios
Todos los correos electrónicos que envíes a tus participantes pueden personalizarse en 1Tool y gestionarse fácilmente mediante plantillas de correo electrónico. Puedes utilizar marcadores de posición para personalizar los correos electrónicos, de modo que no tengas que escribir manualmente los datos de contacto del participante en el correo una y otra vez. Esto también se aplica a las plantillas de documentos. Ya sean listas de participantes, confirmaciones de cursos o tarjetas de plaza, con 1Tool puedes crear tus plantillas de documentos con los datos deseados con sólo pulsar un botón e imprimirlas in situ. Aquí también es posible exportar como archivo Excel, de forma que tu lista de participantes pueda imprimirse como archivo Excel y utilizarse como lista de firmas.
Además, 1Tool te permite crear tu propio manual de seminarios, en el que también se enumeran los seminarios y los cursos individuales. En cuanto se añade un nuevo seminario en 1Tool, también se transfiere al documento PDF. Además, el índice del manual también se diseña dinámicamente: si haces clic en la página del directorio, se desplaza automáticamente a esta parte. Pero no sólo te beneficias de un documento PDF siempre actualizado, sino que también permites que los interesados se registren directamente desde el manual. Aquí puedes definir si cada persona tiene que registrarse individualmente o si también es posible el registro múltiple, es decir, el registro de varios contactos. Si quieres enviar a los clientes información importante específicamente sobre su curso, también se pueden generar documentos PDF para fechas concretas.
5) Vigila el resumen del seminario
Con la vista general de seminarios de 1Tool, puedes comprobar de un vistazo todos los cursos que ofreces, sus fechas de inicio y fin, así como el número de participantes y de personas en lista de espera. Además, un “símbolo del ojo” separado indica cuántos eventos individuales comprende cada seminario. Puedes editar, borrar, copiar, etc. tus seminarios directamente desde la vista general.
6) Gestionar los participantes y la lista de espera
Cada evento tiene su propia lista de participantes, de espera y de cancelación en 1Tool. Los contactos pueden añadirse manualmente a una de estas listas o moverse de una lista a otra. También hay varios botones disponibles para tus contactos, que puedes utilizar para crear listas de participantes, certificados, facturas o pedidos, enviar correos electrónicos o exportar contactos a una lista de Excel con sólo pulsar un botón.
Si ofreces un seminario para tus empleados en particular, puedes utilizar 1Tool para especificar que se les incluya directamente en la lista de participantes y que las personas externas pasen a la lista de espera. Si hay suficientes plazas disponibles, las personas externas de la lista de espera pasan al siguiente nivel.
7) Gestionar facturas y cancelaciones
Otra ventaja del módulo de gestión de seminarios es la facturación automática y, en caso de cancelación, la creación de notas de crédito. Si los interesados se inscriben online en un curso, las facturas se generan automáticamente. Si hay un número mínimo de participantes, las facturas sólo se envían en cuanto se alcanza ese número. También puedes definir tus propias reglas para cada seminario en 1Tool, por ejemplo para cancelar un curso. Por ejemplo, puedes definir en 1Tool que el curso se pueda cancelar gratuitamente hasta 10 días antes del inicio del curso y al 50% hasta 9 días. Si un cliente cancela un curso online a través de tu web, se emite automáticamente una nota de abono por el importe total o por el 50% del valor, según el día. Al mismo tiempo, se genera una factura por el importe restante a pagar (50 %) y se envía en 1Tool. El enlace al módulo de facturación también te permite ver en todo momento la facturación generada por tus seminarios en los informes de facturación.
8) Envía correos electrónicos recordatorios
El módulo de seminarios también se caracteriza por el enlace al módulo de boletines y SMS de 1Tool. Esto te permite recordar fácilmente a los participantes de tu curso cuándo se va a celebrar. También es posible enviar información sobre otros seminarios, como cursos de seguimiento, utilizando tus propios filtros para que sólo los contactos seleccionados que ya hayan asistido o se hayan inscrito en un seminario concreto reciban un boletín o un mensaje de texto.
