Todo empezó con un descuido. El estadounidense Ray Tomlinson trabajaba como programador en la empresa BBN. Se suponía que él y sus colegas estaban desarrollando un sistema de transmisión de datos para el Departamento de Defensa de EEUU. En el proceso, encontró una forma de enviar archivos de texto de un ordenador a otro a través de la Arpanet, predecesora de Internet. Era el año 1971 y fue el nacimiento del correo electrónico. A partir de entonces, no hubo quien parara el correo electrónico y el e-mail se ha convertido en un medio indispensable de comunicación privada y profesional.
En 2018, se enviaron y recibieron 281.000 millones de correos electrónicos en todo el mundo, y sólo el 55% de todos los correos electrónicos enviados en todo el mundo contenían contenido legítimo, mientras que el 45% restante eran correos basura. Según las estadísticas, esta cifra aumentará a 320.000 millones de correos electrónicos enviados y recibidos cada día en 2021. Sin embargo, a medida que aumente el tráfico de correo electrónico, también lo hará el nivel de correo electrónico que inunda tu bandeja de entrada.
La inundación de correos electrónicos como devoradora de tiempo y nervios
Después de recibir y leer un nuevo correo electrónico, se tarda una media de 15 minutos en volver a concentrarse en las tareas laborales originales. En realidad, el simple envío de mensajes electrónicos debería facilitar el flujo de trabajo y aumentar la eficacia laboral, pero las constantes interrupciones del proceso de trabajo provocadas por nuevos correos electrónicos distraen al destinatario de las tareas laborales originales, dificultan su concentración y le someten a estrés, porque cada correo electrónico debe responderse lo antes posible. La avalancha de correos electrónicos es una auténtica pérdida de tiempo, porque todos los correos electrónicos deben leerse y responderse rápidamente. Si recibes más de 100 correos electrónicos al día, puede ocurrir rápidamente que pierdas el hilo y dejes uno o dos correos sin responder. Esto puede provocar retrasos innecesarios en los proyectos o ralentizar el flujo de trabajo.
¿Qué puedes hacer para ahorrar tiempo y controlar la avalancha de correos electrónicos?
Algunos consejos útiles para ayudarte a hacer frente a la avalancha de correos electrónicos:
– No te suscribas a boletines y notificaciones sin pensar.
– Lee sólo los correos que realmente estén relacionados con tus tareas.
– Piensa si realmente necesitas estar informado de todo. Si estás en “CC” en demasiados correos electrónicos, deberías aclarar si es realmente necesario, ya que esos correos a menudo no son principalmente relevantes para el destinatario.
– Ordena tus correos según su importancia o crea carpetas.
Sin embargo, estos pasos por sí solos no suelen bastar para desbordar la avalancha de correos electrónicos. Con la ayuda del
– Con elSistema de Seguimiento de Soporte 1Tool , los correos electrónicos se reciben automáticamente y se crean y asignan tareas a los empleados. Se envía una respuesta automática al cliente. Esto facilita su trabajo diario, dejando más tiempo para las tareas cotidianas y aumentando la productividad. Los clientes y socios también están más satisfechos porque siempre reciben una respuesta y saben que se están atendiendo sus preocupaciones.
– Las tareas y proyectos pueden organizarse utilizando las herramientas de proyectos de 1Tool. Esto reduce el número de correos electrónicos internos y tu empresa se beneficiará del tiempo ahorrado.
– Acceso directo a los correos electrónicos desde el software 1Tool CRM. Para ayudarte a controlar el enorme volumen de correos electrónicos diarios, 1Tool te permite asignar tus carpetas de correo electrónico a varios contactos. El tráfico de correos electrónicos está estructurado y simplificado. Esto significa que todos los datos relevantes se pueden encontrar en la ficha de cliente correspondiente en cualquier momento y te beneficias de un historial de contactos completo.
Con 1Tool puedes controlar la avalancha de correos electrónicos y ganar más tiempo para lo esencial.
