Tout a commencé par une erreur. L’Américain Ray Tomlinson travaillait comme programmeur dans l’entreprise BBN. Il devait en fait développer avec ses collaborateurs un système de transmission de données pour le ministère américain de la Défense. Ce faisant, il a trouvé en passant un moyen d’envoyer des fichiers texte d’un ordinateur à un autre via l’Arpanet, un prédécesseur d’Internet. C’était en 1971 et c’était la naissance du courrier électronique. Depuis, le courrier électronique est devenu un outil de communication personnel et professionnel incontournable.
En 2018, 281 milliards d’e-mails ont été envoyés et reçus dans le monde, mais seulement 55% des e-mails envoyés dans le monde ont un contenu légitime, les 45% restants étant des spams. D’ici 2021, les statistiques indiquent que 320 milliards d’e-mails seront envoyés et reçus chaque jour. Avec l’augmentation du trafic d’e-mails, le nombre d’e-mails dans votre boîte de réception va également augmenter.
Le flot d’e-mails, une perte de temps et d’énergie
Après avoir reçu et lu un nouveau message électronique, il faut en moyenne 15 minutes pour se concentrer à nouveau sur les tâches professionnelles initiales. Le simple fait d’envoyer des messages électroniques devrait faciliter le flux de travail et augmenter l’efficacité du travail, mais les interruptions constantes du processus de travail par de nouveaux e-mails détournent le destinataire de ses tâches initiales, l’empêchent de se concentrer et le stressent, car chaque e-mail doit également être répondu le plus rapidement possible. Le flux d’e-mails est un véritable gouffre à temps, car tous les e-mails doivent être lus et traités rapidement. Lorsque l’on reçoit plus de 100 e-mails par jour, il est facile de perdre le fil et de laisser l’un ou l’autre e-mail sans réponse. Cela peut entraîner des retards inutiles dans les projets ou ralentir le flux de travail.
Que faire contre le flot d’e-mails pour gagner du temps et garder une vue d’ensemble ?
Quelques conseils utiles pour vous aider à faire face à l’afflux d’e-mails :
– Ne vous inscrivez pas inconsidérément aux lettres d’information et aux alertes.
– Ne lisez que les e-mails qui se rapportent réellement à vos tâches.
– Réfléchissez si vous avez vraiment besoin d’être informé de tout. Si vous êtes en “CC” dans trop d’e-mails, vous devriez clarifier si cela est vraiment nécessaire, car souvent ces e-mails ne sont pas principalement pertinents pour le destinataire.
– Triez vos e-mails par ordre d’importance ou créez des dossiers.
Mais ces étapes seules ne suffisent souvent pas à maîtriser l’énorme flux d’e-mails. Avec l’aide du
– Avec lesystème de suivi du support 1Tool , les e-mails sont automatiquement reçus, les tâches sont créées et attribuées aux employés. Une réponse automatique est envoyée au client. Leur travail quotidien est ainsi facilité et ils ont plus de temps à consacrer aux tâches quotidiennes, ce qui augmente leur productivité. Les clients et les partenaires sont également plus satisfaits, car ils reçoivent toujours une réponse et savent que leurs préoccupations sont prises en compte.
– Les outils de projet de 1Tool permettent d’organiser les tâches et les projets. Cela réduit le nombre d’e-mails internes et permet à votre entreprise de gagner du temps.
– Accès direct aux e-mails à partir du logiciel 1Tool CRM. Pour vous aider à garder une trace de l’énorme quantité d’e-mails que vous recevez chaque jour, 1Tool vous permet d’attribuer vos dossiers d’e-mails à divers contacts. Le trafic d’e-mails est structuré et facilité. Ainsi, toutes les données pertinentes peuvent être trouvées à tout moment dans le dossier client correspondant et vous bénéficiez d’un historique de contacts sans faille.
1Tool vous permet de maîtriser le flux d’e-mails et de vous consacrer à l’essentiel.
