Quasi nessuna azienda riesce a cavarsela solo con i campi standard di un software. A seconda del settore, della struttura della clientela o dei processi interni, servono informazioni aggiuntive che una soluzione CRM o ERP generica non prevede di serie, come una categoria cliente interna, un codice contratto o una data particolare rilevante per il proprio modo di lavorare. Se un software viene gestito solo tramite campi standard predefiniti, queste informazioni aggiuntive finiscono spesso in elenchi Excel esterni o in campi di testo libero, dove difficilmente possono essere analizzate in modo strutturato. 1Tool affronta questa sfida con un sistema flessibile di campi personalizzati, applicabile praticamente a ogni modulo. Questo articolo spiega come è strutturato il sistema e quali possibilità offre.
Campi personalizzati per quasi ogni modulo
In 1Tool praticamente ogni modulo, ad esempio contatti o progetti, può essere ampliato con campi dati personalizzati. Invece di accontentarsi di un insieme di campi rigido e predefinito, le aziende possono registrare esattamente le informazioni aggiuntive rilevanti per i propri processi. Ciò è particolarmente importante quando reparti o settori diversi lavorano con la stessa installazione di 1Tool e ciascuno ha bisogno di informazioni aggiuntive diverse su contatti, progetti o altri record. In questo modo il software si adatta al reale modo di lavorare dell’azienda, invece di costringere a piegare faticosamente i processi alle regole del software. I campi vengono definiti a livello centrale, così da essere poi disponibili per tutti gli utenti autorizzati e comparire in modo uniforme in tutte le viste e i report pertinenti, invece di essere visibili in un solo punto. Il software cresce così insieme all’azienda, invece di essere percepito dopo qualche tempo come troppo rigido o inadatto alle proprie esigenze.
Sette tipi di campo per esigenze diverse
Affinché i campi personalizzati si adattino davvero al tipo di informazione, 1Tool mette a disposizione sette diversi tipi di campo: testo (breve), testo (lungo), numero intero, numero decimale, campo di selezione (select box), selezione multipla (list box) e data. I campi di testo breve e lungo sono adatti ad esempio per note di lunghezza diversa, i campi numerici interi e decimali per valori come quantità o indicatori, mentre select box e list box rappresentano scelte strutturate e predefinite, la seconda anche quando possono valere più valori contemporaneamente. I campi data coprono infine tutti i casi in cui occorre registrare un momento preciso, come una data di promemoria interna. Grazie a questa varietà di tipi di campo è possibile scegliere un formato adatto per quasi ogni informazione aggiuntiva, invece di dover registrare una data come semplice testo o una scelta come testo libero non strutturato, cosa che renderebbe più difficili le analisi successive. Proprio il campo di selezione e la selezione multipla fanno sì che, durante l’inserimento di un record, si possano scegliere solo i valori effettivamente previsti, invece che ogni collaboratore formuli la stessa informazione in modo diverso. Questa coerenza ripaga soprattutto quando i valori registrati vengono poi analizzati in report o filtri, perché voci di testo libero formulate in modo disomogeneo renderebbero molto più difficile un’analisi accurata.
Struttura grazie ai gruppi di campi
Più campi personalizzati un’azienda crea nel tempo, più diventa importante mantenere una visione d’insieme. Per questo motivo, in 1Tool i campi personalizzati possono essere organizzati anche in gruppi di campi. Invece di un lungo e confuso elenco di singoli campi, si ottiene una struttura chiaramente articolata in cui le informazioni tematicamente correlate vengono mostrate insieme. Ciò facilita non solo la gestione dei campi stessi, ma anche il lavoro quotidiano dei collaboratori che modificano o consultano un record: le informazioni correlate vengono visualizzate insieme, invece di essere sparse tra altri campi non pertinenti. Per le aziende che nel tempo registrano molte informazioni aggiuntive diverse, questo raggruppamento è un elemento essenziale per mantenere il sistema di campi personalizzati comprensibile e gestibile anche dopo anni.
Domande frequenti
Posso modificare o integrare i campi personalizzati in un secondo momento?
Sì, i campi personalizzati vengono gestiti a livello centrale e possono essere adattati o integrati con altri campi in qualsiasi momento.
Per quali moduli posso creare campi personalizzati?
I campi personalizzati possono essere configurati praticamente per ogni modulo di 1Tool, ad esempio per contatti o progetti.
Qual è la differenza tra select box e list box?
Con la select box l’utente sceglie esattamente un valore da un elenco predefinito, con la list box, come selezione multipla, si possono selezionare più valori contemporaneamente.
Quali informazioni mancano oggi nel vostro CRM perché non è previsto un campo adatto?