Gli studi di architettura e di architettura d'interni vivono di un modello di business continuo e guidato dai progetti: dalla prima richiesta del cliente alla progettazione e realizzazione, fino all'assistenza post-vendita e alla fidelizzazione a lungo termine. È proprio qui che interviene la nostra soluzione: un sistema ERP/CRM completo pensato appositamente per l'architettura, l'architettura d'interni e il commercio di arredamento di alta gamma.
Il problema: soluzioni isolate invece di processi continui
Molti studi conoscono bene la situazione: la gestione dei progetti in uno strumento, la rilevazione delle ore in un altro, gli ordini in Excel, la contabilità in un terzo sistema. Il risultato sono soluzioni isolate, mancanza di integrazione e una visione d'insieme su progetti, clienti e redditività ottenibile solo con un notevole lavoro manuale. Il nostro sistema copre in modo continuo acquisizione, gestione dei progetti, acquisti, erogazione delle prestazioni e fatturazione, con un'unica fonte dati di riferimento per ogni oggetto, senza doppi inserimenti né ridondanze. Invece di trasferire manualmente i dati da un sistema all'altro, ogni reparto – dalla direzione ai project manager fino all'ufficio acquisti – lavora sulla stessa base dati affidabile.
CRM con tracciamento dei “soft fact”: la relazione personale con il cliente al centro
Al centro del nostro CRM c'è la relazione personale con il cliente. Oltre alle classiche funzioni CRM come la gestione di lead e opportunità fin dal primo contatto, una scheda cliente a 360° con contatti, soggetti coinvolti, documenti e appuntamenti e una pipeline commerciale con fasi, probabilità e previsioni, offriamo un tracciamento strutturato dei “soft fact”. Preferenze e avversioni personali, famiglia e ambiente personale, date e ricorrenze importanti, preferenze di stile e cose da evitare, hobby e interessi, preferenze di contatto e rete di relazioni di un cliente: niente di tutto questo va sprecato in un campo di testo libero. Queste informazioni vengono invece registrate in forma liberamente definibile e strutturata, analizzabile, ricercabile e filtrabile, e sono visibili a ogni interazione con il cliente. Prima di ogni appuntamento, durante un sopralluogo per l'arredamento o nel contatto post-vendita è così disponibile l'intera storia personale della relazione con il cliente. È così che un singolo progetto diventa una relazione duratura.
Gestione di progetti e commesse lungo l'intero processo
La nostra struttura di progetto segue il processo end-to-end: acquisizione → offerta → incarico → concept → progettazione esecutiva → direzione artistica del cantiere → acquisti → montaggio → collaudo → post-vendita. Più commesse per cliente – incarico di progettazione, ordine di arredamento, varianti – ricevono ciascuna un numero di commessa univoco come centro di costo. Con la calcolazione di progetto, il confronto preventivo/consuntivo e il calcolo del margine di contribuzione per progetto, la gestione di attività e milestone con modelli per tipo di progetto, una pianificazione dettagliata di risorse e capacità su tutte le aree di business e la gestione delle varianti con workflow di approvazione, direzione e project manager mantengono sempre il controllo. La gestione documentale direttamente collegata al progetto – contratti, disegni, verbali, documenti di trasporto, approvazioni – assicura che tutti i soggetti coinvolti abbiano sempre sotto gli occhi lo stato aggiornato.
Offerta, conferma d'ordine e fatturazione da un'unica fonte
Dalla creazione delle offerte con posizioni, varianti, base di calcolo e modelli, alla conferma d'ordine con logica degli acconti, piani di pagamento e fatture per fasi, fino alle fatture di acconto, parziali e finali collegate all'avanzamento dei lavori: il nostro sistema copre l'intero processo di fatturazione, con un workflow di approvazione prima dell'invio e il trasferimento di dati strutturati di fatture e documenti alla contabilità, senza alcun doppio inserimento.
Acquisti e ordini legati ai progetti
Anagrafiche fornitori con condizioni e listini prezzi, cataloghi prodotti per categorie come illuminazione, mobili, falegnameria, vetreria o tessili, un processo d'ordine legato al progetto con date di consegna e funzione promemoria, e il ricevimento merci con controllo di quantità e qualità e luoghi di consegna alternativi – laboratorio, showroom, cantiere o direttamente presso il cliente: acquisti e ordini sono completamente integrati nello svolgimento del progetto, compresa la verifica delle fatture con confronto tra ordine e documento di trasporto e la gestione di reclami e garanzie con storico.
Rilevazione delle ore e costi del personale sotto controllo
Registrazione delle ore per progetto e per commessa per tutti i collaboratori – via web e da mobile – con una chiara distinzione tra ore fatturabili e non fatturabili, tariffe orarie individuali per collaboratore e attività e un workflow di approvazione per il controllo e l'assegnazione ai progetti. La gestione di ferie, malattie e assenze e l'analisi delle ore previste/effettive per progetto e collaboratore completano la rilevazione delle ore.
Multi-società, ruoli e fatturazione infragruppo
Per i gruppi con più società – ad esempio una società commerciale e una società di architetti – il nostro sistema offre una vera gestione multi-società con numerazioni dei documenti separate e fatturazione infragruppo, oltre a un concetto granulare di ruoli e autorizzazioni per direzione, responsabili di reparto, ruoli operativi e soggetti esterni. Le analisi trasversali tra società offrono alla direzione in ogni momento una visione d'insieme di tutte le società.
API-first: interfacce pulite invece di esportazioni manuali
Non ci consideriamo un sostituto di sistemi collaudati come la contabilità, ma un complemento. Tramite interfacce aperte e documentate (API-first) colleghiamo sistemi contabili, strumenti di project management, cronoprogrammi di cantiere, Power BI e Microsoft 365: interfacce invece di esportazioni manuali, affinché i dati fluiscano dove servono, senza ridondanze e senza doppia manutenzione.
Reporting e dashboard pronte all'uso
Cockpit di progetto, portafoglio ordini, pipeline, livello di utilizzo e indicatori di liquidità sono disponibili come dashboard pronte all'uso. Grazie alla fornitura strutturata dei dati per Power BI, la direzione tiene sempre sotto controllo il confronto preventivo/consuntivo a livello di progetto.
Mobile-first per l'uso operativo in mobilità
Una parte considerevole della creazione di valore avviene fuori dall'ufficio: in cantiere, agli appuntamenti con i clienti, nello showroom, presso i fornitori o durante i rilievi. La nostra app mobile per iOS e Android non è quindi un'aggiunta facoltativa, ma parte integrante della soluzione. La scheda cliente e i soft fact sono consultabili prima di ogni appuntamento, comprese preferenze, situazione familiare e note degli incontri precedenti. Accesso a progetti e attività con stato aggiornato, punti aperti e responsabilità, rilevazione mobile delle ore con inserimento rapido e timer avvio/stop, caricamento di foto e documenti direttamente dalla fotocamera al progetto, ricevimento merci da mobile con scansione di codici a barre/QR e acquisizione mobile di note spese e fatture passive tramite foto e OCR rendono l'app un vero compagno di lavoro. Le notifiche push ricordano approvazioni, compleanni dei clienti o modifiche alle date di consegna e, grazie alla funzionalità offline, l'app funziona anche nei cantieri senza una connessione di rete stabile, con sincronizzazione automatica al ripristino del collegamento. L'autenticazione sicura con biometria, SSO e cancellazione remota in caso di smarrimento del dispositivo garantisce la necessaria protezione dei dati sensibili dei clienti.
I sistemi devono supportare i processi, non dettarli
Ne siamo consapevoli: la libertà architettonica e progettuale deve essere preservata. Non vogliamo un'eccessiva standardizzazione dei processi creativi, ma una logica di progetto flessibile che si adatti al modo di lavorare degli studi di architettura e di architettura d'interni, e non il contrario. È proprio questa la nostra ambizione: un sistema che copra l'intero percorso dalla prima richiesta del cliente alla fidelizzazione a lungo termine, senza limitare la libertà creativa che caratterizza il segmento di alta gamma dell'architettura, dell'architettura d'interni e del commercio di arredamento di pregio.