Ogni azienda, così come ogni settore, ha requisiti diversi per una gestione di progetto di successo. Un software di progetto in grado di rispondere con precisione a queste esigenze e personalizzabile in base alle attività quotidiane della tua azienda è quindi un fattore chiave di successo. Ti mostriamo come gestire con successo i tuoi progetti con 1Tool!
1) Crea una base produttiva per i tuoi progetti
In 1Tool hai la possibilità di impostare diversi dati di progetto proprio per la tua azienda, in modo da gestire solo i dati realmente rilevanti per te. Il primo clic in 1Tool per una gestione di successo dei progetti è quindi quello sui dati anagrafici del progetto:
- Definisci il formato dei numeri di progetto:
In questo modo i progetti importanti e i relativi dati sono facilmente reperibili da tutti i membri dell’azienda. - Definire le categorie dei progetti:
Le categorie possono essere i tuoi singoli servizi. Assegnando una categoria ai tuoi progetti, puoi sapere a colpo d’occhio quali sono i contenuti del progetto. - Crea le fasi del progetto:
Con le varie fasi, puoi visualizzare lo stato dei tuoi progetti a colpo d’occhio. In questo modo ogni dipendente è informato con precisione se un progetto sta per iniziare, se alcune attività sono in corso o se il progetto è già stato completato.
2) Mantenere una panoramica di tutti i progetti
Con centinaia di progetti, non è sempre facile tenere traccia di tutto e sapere esattamente quali sono i passi successivi da compiere. La panoramica dei progetti di 1Tool elenca tutti i tuoi progetti in modo strutturato e mostra le informazioni più importanti a colpo d’occhio.
Il passo più importante per una gestione efficace dei progetti è l’assegnazione dei progetti alle fasi precedentemente definite. Poiché puoi selezionare un colore diverso per ogni fase, i tuoi progetti sono contrassegnati nella panoramica in base a questi colori. In questo modo saprai a colpo d’occhio qual è lo stato del progetto e potrai gestire i tuoi progetti in modo più efficiente.
3) Definisci i dettagli importanti del progetto
Un progetto può essere portato a termine con successo solo se tutti i soggetti coinvolti sono a conoscenza dei dettagli necessari. Tuttavia, le informazioni rilevanti per i tuoi dipendenti variano naturalmente da settore a settore.
Pertanto, se ci sono altre informazioni importanti da compilare oltre ai campi standard dell’1Tool per la visualizzazione dei dettagli del progetto, è meglio definire dati personalizzati nei dati anagrafici alla voce Impostazioni globali – Campi personalizzati. Puoi anche creare questi campi in modo diverso a seconda della categoria del progetto e del tipo di dati.
4) Gestire le responsabilità e i compiti del progetto
Una chiara assegnazione di ruoli e compiti è essenziale nella gestione di un progetto. Per questo motivo dovresti utilizzare l’opzione di un piano delle risorse e dei compiti in 1Tool.
Per prima cosa, definisci nel software tutti i compiti necessari per il progetto. Puoi delegare i compiti del progetto assegnandoli a una persona. In questo modo ogni dipendente sa quali compiti deve portare a termine entro quando e può trovare una panoramica dei propri compiti nell’1Tool.
Inoltre, 1Tool dispone di un proprio calendario delle risorse e del progetto. Qui vengono visualizzati i tuoi compiti, il loro avanzamento e il confronto tra i tempi previsti e quelli effettivi del progetto. Se un’attività dipende da un’altra, anche i tempi di esecuzione e di attesa possono essere pianificati in modo ottimale.
5) Crea canali di comunicazione trasparenti
Uno scambio chiaro di informazioni, modifiche o documenti importanti è la chiave del successo della gestione di un progetto. Le e-mail sono ovviamente un modo pratico per mettersi in contatto con la persona interessata. Tuttavia, per assicurarti che le informazioni importanti non vadano perse e che tutti i documenti necessari come contratti, verbali ecc. siano disponibili immediatamente e senza lunghe ricerche, dovresti assolutamente utilizzare la funzione di caricamento di commenti e file di 1Tool. Ogni dipendente ha accesso alle note ed è sempre aggiornato.
6) Collega la gestione del progetto con altri reparti
Le attività dei singoli reparti possono essere facilmente collegate con 1Tool e il lavoro tra i vari reparti diventa possibile. L’esempio migliore è la fatturazione. Ogni fattura può essere generata in 1Tool e collegata al rispettivo progetto. Ciò significa che l’elenco delle fatture e il loro stato (pagate/aperte) sono visibili in ogni vista dei dettagli del progetto e che è possibile pianificare immediatamente le fasi successive.
7) Non dimenticare il controllo completo del progetto
Solo controlli e analisi regolari rendono un progetto di successo. Dal monitoraggio dei tempi del progetto al controllo delle sue finanze, 1Tool è a tua disposizione. Diversi dati chiave, come il margine di contribuzione previsto, i tempi o le attività imputate al progetto, vengono registrati automaticamente dal software e visualizzati graficamente in statistiche e diagrammi. Lo stato finanziario e gli scostamenti dai piani del progetto sono quindi immediatamente visibili e le contromisure possono essere avviate in una fase iniziale.
Sei interessato a 1Tool?
Allora contattaci e ti garantiremo una gestione di successo del progetto!
