Il modulo di gestione dei seminari di 1Tool ti offre la possibilità di gestire seminari ed eventi in modo semplice e facile in 1Tool e di offrirli agli interessati sul tuo sito web. Per aiutarti a sfruttare al meglio 1Tool, abbiamo preparato una
1) Crea l’offerta del tuo corso
L’1Tool distingue tra seminari/corsi ed eventi. Un seminario o un corso può contenere diversi eventi. Mentre un seminario può durare una settimana, ad esempio il seminario “Marketing Workshop”, gli eventi sono eventi singoli come il “Corso sui Social Media”, il “Corso di Guerriglia Marketing”, ecc.
Nel nostro manuale troverai istruzioni dettagliate su come creare i tuoi seminari ed eventi.
L’interfaccia tra 1Tool e il tuo sito web ti evita di dover inserire i dati due volte, in quanto tutti i dati anagrafici memorizzati per il seminario (nome del seminario, contenuto del corso e obiettivi) vengono automaticamente trasferiti al front-end del tuo sito web quando vengono salvati.
2) Presentazione dei corsi sul tuo sito web
Il modulo dei seminari può essere completamente integrato nel sito web e può quindi essere personalizzato per adattarsi al design aziendale. Ciò significa che la gestione dei seminari tramite 1Tool non è visibile ai visitatori del sito web. In 1Tool puoi anche definire il numero minimo e massimo di partecipanti per ogni singola data del corso. Grazie alla visualizzazione di un sistema di semafori sul sito web, gli interessati possono vedere a colpo d’occhio se i corsi sono già al completo o se ci sono ancora posti disponibili. È anche possibile iscriversi alla lista d’attesa.
3) Registrazione ai seminari
La registrazione ai corsi avviene online tramite il sito web e i dati di contatto inseriti vengono trasferiti automaticamente a 1Tool. Sia l’azienda che il partecipante al corso ricevono un’e-mail di conferma una volta completata la registrazione. Se, ad esempio, per un seminario è richiesto un numero minimo di 15 partecipanti e il numero attuale di partecipanti è di 7, viene inviata automaticamente anche un’e-mail con l’informazione che i dati di contatto saranno conservati in archivio in caso di svolgimento del corso.
4) Progettazione di modelli di e-mail e documenti per seminari
Tutte le e-mail inviate ai partecipanti possono essere personalizzate in 1Tool e possono essere gestite facilmente grazie ai modelli di e-mail. Puoi utilizzare dei segnaposto per personalizzare le email in modo da non dover digitare manualmente i dati di contatto del partecipante nell’email. Questo vale anche per i modelli di documenti. Che si tratti di elenchi di partecipanti, conferme di corsi o segnaposto, con 1Tool puoi creare i tuoi modelli di documento con i dati desiderati semplicemente premendo un pulsante e stampandoli in loco. È possibile anche l’esportazione come file Excel, in modo che l’elenco dei partecipanti possa essere stampato come file Excel e utilizzato come elenco di firme.
Inoltre, 1Tool ti permette di creare il tuo manuale dei seminari, che elenca anche i seminari e i singoli corsi. Non appena un nuovo seminario viene aggiunto in 1Tool, viene trasferito anche nel documento PDF. Inoltre, l’indice del manuale è progettato in modo dinamico: se fai clic sulla pagina dell’indice, scorre automaticamente fino a questa parte. Tuttavia, non solo puoi beneficiare di un documento PDF sempre aggiornato, ma puoi anche consentire alle persone interessate di accedere direttamente al manuale. Qui puoi definire se ogni persona deve registrarsi individualmente o se è possibile anche la registrazione multipla, cioè la registrazione di più contatti. Se vuoi inviare ai tuoi clienti informazioni importanti riguardanti specificamente il loro corso, puoi anche generare dei documenti PDF per le singole date.
5) Tieni d’occhio la panoramica del seminario
Con la panoramica dei seminari di 1Tool, puoi controllare a colpo d’occhio tutti i corsi che offri, le loro date di inizio e fine e il numero di partecipanti e di persone in lista d’attesa. Inoltre, un “simbolo dell’occhio” separato indica il numero di singoli eventi che compongono ogni seminario. Puoi modificare, cancellare, copiare ecc. i tuoi seminari direttamente dalla panoramica.
6) Gestire i partecipanti e la lista d’attesa
Ogni evento ha una propria lista di partecipanti, di attesa e di cancellazione in 1Tool. I contatti possono essere aggiunti manualmente a una di queste liste o spostati da una lista all’altra. Sono inoltre disponibili diversi pulsanti per i tuoi contatti, che puoi utilizzare per creare elenchi di partecipanti, certificati, fatture o ordini, inviare e-mail o esportare i contatti in un elenco Excel con la semplice pressione di un pulsante.
Se stai offrendo un seminario in particolare ai tuoi dipendenti, puoi utilizzare 1Tool per specificare che questi ultimi vengano inseriti direttamente nell’elenco dei partecipanti e che le persone esterne vengano inserite nella lista d’attesa. Se ci sono abbastanza posti disponibili, le persone esterne dalla lista d’attesa passano alla fase successiva.
7) Gestire le fatture e le cancellazioni
Un altro vantaggio del modulo di gestione dei seminari è la fatturazione automatica e, in caso di cancellazione, la creazione di note di credito. Se gli interessati si iscrivono online a un corso, le fatture vengono generate automaticamente. Se c’è un numero minimo di partecipanti, le fatture vengono inviate solo quando questo numero viene raggiunto. Puoi anche definire le tue regole per ogni seminario in 1Tool, ad esempio per cancellare un corso. Ad esempio, puoi definire in 1Tool che il corso può essere cancellato gratuitamente fino a 10 giorni prima dell’inizio del corso e al 50% fino a 9 giorni. Se un cliente cancella un corso online tramite il tuo sito web, viene emessa automaticamente una nota di credito per l’intero importo o per il 50% del valore, a seconda del giorno. Allo stesso tempo, viene generata e inviata in 1Tool una fattura per l’importo rimanente da pagare (50%). Il link al modulo delle fatture ti permette inoltre di visualizzare in ogni momento il fatturato generato dai tuoi seminari nei report delle fatture.
8) Invia e-mail di promemoria
Il modulo del seminario è caratterizzato anche dal collegamento alla newsletter e al modulo SMS di 1Tool. Questo ti permette di ricordare facilmente ai partecipanti al corso quando si terrà. È anche possibile inviare informazioni su altri seminari, come ad esempio i corsi di aggiornamento, utilizzando i tuoi filtri in modo che solo i contatti selezionati che hanno già partecipato o si sono registrati a un determinato seminario ricevano una newsletter o un SMS.
