Die Benutzer- und Rechteverwaltung dient zum Anlegen und Verwalten der Benutzer und Benutzergruppen Ihres 1Tools. Diese finden Sie unter Stammdaten – Benutzerverwaltung – Übersicht oder alternativ unter Stammdaten – Benutzerverwaltung – Benutzerrechte.
Unter dem Task „Neuen Benutzer anlegen“, welcher sich auf der rechten Seite befindet, kann ein neuer Benutzer angelegt werden. Beachten Sie jedoch, für jeden neuen Benutzer werden Gebühren verrechnet. Nachdem Sie die Daten des neuen Benutzers eingegeben und auf Speichern geklickt haben, erscheint ein Pop-up-Fenster, das Sie nochmals auf die anfallenden Gebühren hinweist. Diese müssen Sie bestätigen.
Im Bereich „Benutzer“ werden alle angelegten Benutzer gelistet. Hier erscheint nun auch Ihr neu erstellter Benutzer. Über den „Login„-Button können Sie sich im 1Tool mit dem jeweiligen Benutzer einloggen. Der „Schlüssel“ erlaubt Ihnen den Kontakt zu sperren. Ist ein Kontakt gesperrt, erscheint statt dem Schlüssel ein „Häkchen„-Symbol (dieses ermöglicht die Entsperrung). Um nun die Rechteeinstellungen für die einzelnen Benutzer zu treffen, klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben dem Namen des Benutzers (in diesem Beispiel: Werner Wahl) und scrollen Sie anschließend runter zu dem Bereich „Benutereinstellungen – Werner Wahl“.
Unter dem Reiter „Benutzer“ können Sie die generellen Einstellungen, wie beispielsweise Namen, E-Mail oder das Passwort ändern. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit eine Provision, wie auch eine Personalnummer an Ihre Benutzer zu vergeben. Benutzer können außerdem mit einzelnen Kontakten verknüpft werden.
Der Reiter „Zuständigkeit“ bietet Ihnen die Möglichkeit, Zugriffsrechte an Ihren Benutzer zu vergeben. Entweder kann der Benutzer Zugriff auf alle Kontakte im 1Tool haben, oder nur Zugriff auf eigene bzw. eigene und nicht zugewiesene Kontakte. Des Weiteren können Sie mit Klick auf die Checkbox definieren, ob der Benutzer einem Kontakt auch als „Zuständiger Mitarbeiter“ zugewiesen werden kann. Dies kann über andere Benutzer oder nur über ihn selbst erfolgen (zweite Checkbox).
Unter „Kontakt/Mailgruppen Zugriff“ können Sie für Ihren Benutzer den Zugriff auf Kontaktgruppen bzw. Verteilerlisten definieren. Hierbei können Sie zwischen einem Lese- oder Schreibzugriff wählen. Lesezugriff bedeutet, dass der Benutzer den Kontakt bzw. den Verteiler zwar sieht, allerdings nicht bearbeiten kann während dies beim Schreibzugriff sehr wohl möglich ist. Soll einem Benutzer nur eine beschränkte Anzahl an Kontakten zugewiesen werden können, so legen Sie die maximale Anzahl in den Kästchen daneben fest.
Es besteht auch die Möglichkeit, unter dem Reiter „Sprachen Zugriff“ die Lese- und Schreibrechte des Benutzers bezüglich einzelner Sprachen im 1Tool, festzulegen.
Im unteren Bereich der Benutzereinstellungen, können Sie die Benutzerposition festlegen. Mittels Benutzerposition werden die Soll-Stunden eines jeden einzelnen Mitarbeiters erfasst. Somit lassen sich die Überstunden wesentlich leichter aufzeichnen. (wie Sie Benutzerpositionen verwalten erfahren Sie hier)
