Mail – Vorlagen

📧 Bearbeitung und Anpassung von Mail-Vorlagen

📌 Einführung

Willkommen zur Anleitung zur Bearbeitung und Anpassung von Mail-Vorlagen.
Mit den Mail-Vorlagen können automatische Bestätigungen, Newsletter und weitere E-Mails personalisiert und angepasst werden.
Diese Dokumentation führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, um eine vorhandene Mail-Vorlage zu bearbeiten oder eine neue anzupassen.

📌 Schritte zur Bearbeitung einer Mail-Vorlage

1️⃣ Zugriff auf die Mail-Vorlagen

Melden Sie sich in Ihrem Adminbereich an.
Navigieren Sie im linken Menü zu “Administration”.
Klicken Sie auf “Global”, um die globalen Einstellungen zu öffnen.
Gehen Sie zu “E-Mail Einstellungen” und klicken Sie auf “Mail-Vorlagen” (siehe Screenshot).

➡ Hier finden Sie eine Übersicht aller bestehenden Mail-Templates im System.

2️⃣ Eine bestehende Mail-Vorlage bearbeiten

1. Wählen Sie die gewünschte Mail-Vorlage aus der Liste aus.
2. Klicken Sie auf “Bearbeiten”, um die Vorlage zu öffnen.
3. Anpassungen vornehmen:
   • Betreff ändern: Ändern Sie den Titel der Mail.
   • E-Mail-Text bearbeiten: Passen Sie den Inhalt der Nachricht an.
   • Platzhalter verwenden: Nutzen Sie dynamische Platzhalter wie ###KUNDENNAME### oder ###DATUM###, um Inhalte automatisch zu generieren.
4. Speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf “Speichern”.

3️⃣ Automatische Bestätigungen konfigurieren

In den Mail-Vorlagen können Sie automatische Bestätigungen einrichten, z. B. für Anmeldungen oder Bestellungen.

1. Wählen Sie die entsprechende Vorlage für die Bestätigungsmail.
2. Aktivieren Sie die Option “Automatische Bestätigung senden”.
3. Legen Sie fest, an wen die Bestätigung gesendet werden soll (z. B. Kunde, Admin, Vertriebsteam).
4. Speichern und testen Sie die Vorlage mit einer Test-Mail.

4️⃣ Eine neue Mail-Vorlage erstellen

Falls Sie eine neue Mail-Vorlage benötigen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie in der Mail-Vorlagen-Übersicht auf “Neue Vorlage erstellen”.
2. Geben Sie einen Vorlagen-Namen ein.
3. Definieren Sie den Betreff und den E-Mail-Text.
4. Nutzen Sie Platzhalter, um dynamische Inhalte automatisch zu generieren.
5. Speichern Sie die Vorlage und testen Sie sie mit einer Test-Mail.

📌 Best Practices für Mail-Vorlagen

✅ Verwenden Sie Platzhalter, um Mails individuell für jeden Kunden anzupassen.
✅ Testen Sie die Mail, bevor Sie sie live versenden.
✅ Achten Sie auf ein professionelles Design und eine klare Struktur.
✅ Vermeiden Sie zu lange Texte – Mails sollten prägnant und leicht verständlich sein.