Las empresas con equipo comercial externo y equipo interno conocen bien el problema: una tarea surge en la oficina pero debe realizarse in situ o, al revés, una observación del equipo de campo tiene que volver a la oficina. Un requisito real de la parte de CRM de un pliego de condiciones muestra lo importante que es que la asignación de tareas funcione en ambos sentidos.
El requisito: asignar tareas en ambos sentidos
En concreto, se exigía poder asignar tareas tanto del equipo interno al externo como a la inversa. A primera vista parece obvio, pero en la práctica muchos sistemas CRM solo gestionan bien un sentido, normalmente de la oficina al equipo de campo, mientras que el camino inverso pasa por llamadas o correos electrónicos y, por tanto, se pierde fuera del sistema.
Un ejemplo práctico: buscar clientes sobre la marcha
Otro requisito real del mismo contexto decía, en esencia: «Muéstrame administradores de fincas cercanos que hace tiempo que no visitamos». Combina dos funciones que a menudo se consideran por separado, la ubicación y el historial de visitas, en una auténtica función para el equipo de campo que marca una diferencia real en el día a día.
Por qué la asignación bidireccional de tareas es técnicamente más exigente de lo que parece
- Las tareas deben seguir vinculadas al mismo contacto y al mismo expediente, independientemente de dónde se hayan creado
- Las actualizaciones de estado deben verse en tiempo real, o al menos con rapidez, entre la app del equipo de campo y el back office
- Las responsabilidades deben quedar claras aunque una tarea cambie de sentido varias veces
Qué deben comprobar las empresas con equipo comercial externo al elegir un CRM
Ayuda una sencilla pregunta de prueba: ¿puede un comercial de campo crear directamente desde la app una tarea para una persona concreta del equipo interno, incluido el contexto del cliente, sin pasar por el teléfono o el correo electrónico? Si no es así, una parte de la comunicación quedará siempre fuera del sistema y, por tanto, documentada de forma incompleta.
Preguntas frecuentes
¿La búsqueda de clientes por radio es una función estándar de los sistemas CRM?
No, muchos CRM clásicos no la ofrecen de serie; conviene preguntarlo expresamente al seleccionar proveedor.
¿Qué importancia tiene el historial de visitas para la búsqueda por radio?
Mucha: sin la combinación de ubicación y «última visita el», la función se queda en un simple mapa de radio sin valor añadido real para la planificación de rutas.
¿Quiere conectar sin fricciones las tareas entre equipo externo e interno? Le mostramos cómo funciona en 1Tool.
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