Un buzón central como info@ o support@ suele tener que estar accesible para varios empleados al mismo tiempo, sin que cada persona obtenga automáticamente acceso completo a todos los correos. Si un buzón de este tipo se gestiona solo a través de una única cuenta compartida, a menudo no es posible graduar el acceso según las necesidades. 1Tool lo resuelve con grupos de correo que agrupan cuentas de correo electrónico y las hacen accesibles de forma conjunta a varios empleados, con permisos de acceso finamente ajustados para cada persona.
Agrupar cuentas de correo en grupos de correo
En 1Tool, las cuentas de correo individuales pueden reunirse en grupos de correo. Un grupo así puede representar, por ejemplo, un buzón central info@ o support@ al que accede conjuntamente todo un equipo. En lugar de que cada empleado configure su propio buzón para la misma dirección o reenvíe correos manualmente, todo el equipo trabaja en el mismo lugar con los mismos mensajes.
Permisos de acceso por empleado y grupo de correo
Para cada empleado se puede definir de forma detallada si tiene acceso de solo lectura a un grupo de correo determinado o también de escritura, es decir, si puede, por ejemplo, responder o editar correos. Estos permisos se asignan por grupo de correo, de modo que una persona puede tener acceso de lectura en un grupo y de escritura en otro, según la tarea que realmente desempeñe.
Control sin limitar al equipo
Este modelo combina dos requisitos que a menudo se contradicen: un equipo debe poder trabajar conjuntamente en un buzón central y, al mismo tiempo, no todas las personas deben tener automáticamente el control total sobre todos los correos entrantes y salientes. Así, por ejemplo, los nuevos miembros del equipo o el personal temporal pueden incorporarse inicialmente con acceso de lectura, mientras que los empleados con experiencia también pueden trabajar con acceso de escritura. Esto crea transparencia en el equipo sin renunciar al control sobre las comunicaciones sensibles.
Preguntas frecuentes
¿Pueden varios empleados usar conjuntamente el mismo buzón, como info@?
Sí, en 1Tool las cuentas de correo pueden agruparse en grupos de correo a los que acceden conjuntamente varios empleados.
¿Obtiene cada empleado automáticamente acceso completo a un grupo de correo?
No, para cada empleado se define individualmente si tiene acceso de solo lectura o también de escritura a un grupo de correo determinado.
¿Puede un empleado tener permisos distintos en distintos grupos de correo?
Sí, los permisos de acceso se definen por grupo de correo y por empleado.
¿Quién en su equipo tiene actualmente acceso completo a su buzón central de soporte? ¿Y debería tenerlo realmente todo el mundo?