¿Qué ocurre exactamente cuando recibimos una solicitud de licitación? Le mostramos lo que pasa entre bastidores, desde el primer contacto hasta la oferta presentada.
Paso 1: comprobación inicial de idoneidad antes del trabajo detallado
Antes de profundizar en los detalles de un pliego de requisitos, comprobamos primero la idoneidad funcional básica y, lo que es decisivo, los posibles criterios obligatorios que podrían excluirnos estructuralmente. Así se ahorra a todas las partes un esfuerzo innecesario cuando la participación no tiene sentido de todos modos.
Paso 2: asignar los requisitos a los módulos existentes
En el siguiente paso comparamos el catálogo de requisitos con nuestros módulos existentes. En la mayoría de las solicitudes se ve rápidamente que la gran mayoría de los requisitos puede cubrirse con módulos estándar, mientras que una parte menor requiere configuración o, en casos concretos, una adaptación puntual.
Paso 3: la fase de oferta por escrito
Respondemos a los requisitos de la forma más concreta posible, haciendo referencia a proyectos comparables ya realizados en lugar de a promesas genéricas. Los puntos abiertos que solo pueden aclararse con sentido en una conversación personal los señalamos deliberadamente como tales, en lugar de pasarlos por alto.
Paso 4: el taller técnico
En los procedimientos de mayor envergadura, a la ronda escrita suele seguirle un taller con los finalistas. En él mostramos la solución a partir de escenarios concretos del catálogo de requisitos en lugar de hacer una presentación general del producto; según nuestra experiencia, esto genera mucha más confianza que una demo estándar.
Paso 5: tras la adjudicación, de la oferta a las especificaciones funcionales
Si se nos adjudica el contrato, elaboramos conjuntamente unas especificaciones funcionales en las que los requisitos del pliego se traducen en una implementación técnica concreta. Este paso suele ser el más laborioso de todo el proceso, porque aquí salen a la luz detalles que, por su propia naturaleza, no podían recogerse por completo en el pliego original.
Lo que más nos importa en este proceso
Preferimos decir pronto «esto no encaja con nosotros» antes que presentar una oferta que después no podríamos ejecutar con la calidad prometida. En el pasado, esto ya nos ha llevado a no presentarnos deliberadamente a una licitación.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto dura la revisión interna antes de decidir si participan?
Normalmente unos pocos días, según la complejidad del catálogo de requisitos.
¿Participan en todas las licitaciones que les llegan?
No: si los criterios obligatorios no pueden cumplirse estructuralmente o el proyecto no encaja desde el punto de vista funcional, renunciamos deliberadamente.
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