Quien gestiona datos de facturación y contabilidad de forma digital no puede ignorar la GoBD, los «principios alemanes para la correcta llevanza y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico». Un pliego de condiciones real del sector del saneamiento de daños muestra lo concreto que se formula este requisito en la práctica.
El requisito en su redacción original
El pliego decía, en esencia: los datos deben almacenarse en un soporte a prueba de auditorías en el sentido de la GoBD, con plazos de conservación claramente definidos. Para libros de comercio, inventarios, balances de apertura, cuentas anuales y estados financieros individuales rige por lo general una obligación de conservación de diez años.
Qué significa concretamente «a prueba de auditorías» en la práctica
- Las modificaciones posteriores de documentos contabilizados deben registrarse de forma trazable y no pueden simplemente sobrescribirse
- Las anulaciones generan un nuevo asiento vinculado en lugar de eliminar el original
- El plazo de conservación debe mantenerse también en caso de cambio de sistema o migración
Un tema relacionado del mismo pliego: abonos automáticos
En el mismo documento aparecía un requisito afín: tras la anulación de una factura, también debía poder generarse automáticamente un abono. No es un fin en sí mismo, sino que se deriva directamente de la lógica de la GoBD: no está permitido simplemente borrar una factura errónea; se necesita un proceso de corrección documentado.
Por qué este punto se queda corto en muchos pliegos
Según nuestra experiencia, el requisito de la GoBD se menciona a menudo solo en una breve oración subordinada en los primeros borradores de los pliegos, hasta que un proveedor pregunta en una conversación detallada cómo se implementa técnicamente la conservación. Quien lo concreta pronto evita correcciones posteriores con el proyecto ya en marcha.
Preguntas frecuentes
¿Se aplica la GoBD también a las empresas pequeñas?
Sí, la GoBD se aplica en principio con independencia del tamaño de la empresa en cuanto se procesan datos contables digitales.
¿Basta una copia de seguridad normal para una conservación conforme a la GoBD?
No automáticamente: lo decisivo es la inalterabilidad y la trazabilidad de los datos durante todo el plazo de conservación, no solo la copia de seguridad en sí.
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