Las facturas impagadas no solo cuestan liquidez a las empresas, sino también nervios en caso de conflicto, sobre todo cuando ya no se puede saber con certeza qué reclamación se envió a quién y cuándo. Por eso, una gestión de cobros estructurada y documentada es importante tanto desde el punto de vista práctico como legal. 1Tool ofrece un proceso de reclamación en varios niveles que va desde el primer recordatorio amable hasta la entrega a una agencia de cobros, incluido un recordatorio de pago por WhatsApp para los clientes que rara vez responden a los correos electrónicos.
Hasta cinco niveles de reclamación, documentados sin lagunas
En 1Tool se pueden configurar hasta cinco niveles de reclamación. Para cada factura y cada nivel se registra la fecha de la reclamación y el empleado que la generó, de modo que, ante un conflicto o una consulta interna, todo el historial de reclamaciones puede reconstruirse en cualquier momento. Para los casos excepcionales existe un bloqueo de reclamaciones que puede aplicarse tanto a facturas individuales como a contactos completos: así, un cliente concreto –por ejemplo, porque existe un acuerdo de pago individual– puede quedar totalmente excluido de las reclamaciones automáticas. Los gastos de reclamación se registran tanto por reclamación individual como de forma acumulada en todos los niveles, de modo que siempre se ve el coste total que ya ha generado una factura pendiente.
De la carta de reclamación a la entrega al cobro
En 1Tool, los requerimientos de pago se pueden descargar en PDF, también en envío múltiple cuando varias facturas seleccionadas deben enviarse a la vez por correo electrónico con el PDF de reclamación. Si una reclamación no da resultado, 1Tool ofrece una exportación separada de partidas abiertas que puede incluir opcionalmente un comentario e información para la entrega a una agencia de cobros. Así, la gestión de cobros no solo cubre el recordatorio clásico, sino también el paso real a un procedimiento de cobro cuando una deuda debe reclamarse por la vía extrajudicial.
Recordatorio de pago por WhatsApp: más que un correo electrónico
Sobre todo con clientes particulares o pequeños negocios, las reclamaciones por correo electrónico suelen quedarse sin leer en la bandeja de entrada, mientras que un mensaje de WhatsApp se ve mucho antes. Por eso 1Tool permite configurar una plantilla de WhatsApp Business específica para recordatorios de pago. La plantilla funciona con variables –por ejemplo, para el número de factura o el importe pendiente– y muestra una vista previa en directo del mensaje ya completado antes de enviarlo. Así, el tono del recordatorio se adapta a la comunicación con sus clientes sin tener que redactar el texto de nuevo en cada envío.
Preguntas frecuentes
¿Por qué tiene sentido tener varios niveles de reclamación en lugar de un único recordatorio?
Un proceso escalonado –desde el recordatorio amable hasta la última reclamación antes de la entrega al cobro– documenta el retraso en el pago de forma trazable y sienta las bases para posibles acciones legales posteriores, si llegaran a ser necesarias.
¿Puedo excluir a determinados clientes de las reclamaciones?
Sí, con el bloqueo de reclamaciones puede excluir por completo una factura concreta o un contacto entero de la gestión de cobros.
¿El recordatorio por WhatsApp sustituye a la reclamación clásica por correo electrónico o postal?
El recordatorio de pago por WhatsApp es una plantilla adicional y configurable dentro del proceso de reclamación y complementa las cartas de reclamación clásicas, sobre todo con grupos de clientes que responden más rápido por este canal.
¿Quiere una gestión de cobros en varios niveles, documentada y con recordatorio por WhatsApp?