Cada empresa, así como cada sector, tiene requisitos diferentes para gestionar con éxito un proyecto. Por eso, un software de proyectos que responda con precisión a esas necesidades y pueda adaptarse al día a día de tu empresa es un factor clave para el éxito. ¡Te mostramos cómo gestionar con éxito tus proyectos con 1Tool!
1) Crea una base productiva para tus proyectos
En 1Tool, tienes la opción de configurar varios datos de proyecto de forma precisa para tu empresa, con el fin de gestionar sólo los datos que sean realmente relevantes para ti. Por tanto, el primer clic en 1Tool para gestionar con éxito un proyecto es el clic en los datos maestros del proyecto:
- Define el formato de los números de proyecto:
De este modo, los proyectos importantes y sus datos son fáciles de encontrar para todos en la empresa. - Define categorías de proyectos:
Las categorías pueden ser tus servicios individuales. Asignando una categoría a tus proyectos, sabrás de un vistazo cuál es el contenido del proyecto. - Crea fases de proyecto:
Con varias fases, puedes visualizar el estado de tus proyectos de un vistazo. Así, todos los empleados están informados con precisión de si un proyecto está a punto de empezar, si se están realizando determinadas actividades o si el proyecto ya ha finalizado.
2) Mantener una visión general de todos los proyectos
Con cientos de proyectos, no siempre es fácil estar al tanto de todo y saber exactamente qué pasos hay que dar a continuación. La vista general de proyectos de 1Tool enumera todos tus proyectos de forma estructurada y muestra la información más importante de un vistazo.
El paso más importante para una buena gestión de proyectos es asignar tus proyectos a las fases previamente definidas. Como puedes seleccionar un color diferente para cada fase, tus proyectos se marcan en la vista general según estos colores. Así sabrás de un vistazo cuál es el estado del proyecto y podrás procesarlo con mayor eficacia.
3) Define los detalles importantes del proyecto
Un proyecto sólo puede completarse con éxito si todos los implicados conocen los detalles necesarios del mismo. Sin embargo, la información relevante para tus empleados varía naturalmente de un sector a otro.
Si, además de los campos estándar de la 1Herramienta para la vista detallada del proyecto, hay que rellenar otra información importante, lo mejor es definir datos personalizados en los datos maestros en Configuración global – Campos personalizados. Incluso puedes crear estos campos de forma diferente según las categorías del proyecto y el tipo de datos.
4) Gestionar las responsabilidades pertinentes y las tareas del proyecto
Una asignación clara de funciones y tareas es esencial en la gestión de proyectos. Por tanto, también deberías utilizar la opción de un plan de recursos y tareas en 1Tool.
En primer lugar, define todas las tareas necesarias para el proyecto en el software. Puedes delegar las tareas del proyecto asignando la tarea a una persona. De este modo, cada empleado sabe qué tareas debe completar y cuándo, y también puede encontrar un resumen de sus tareas en 1Tool.
Además, 1Tool tiene su propio calendario de recursos y proyectos. Aquí se muestran tus tareas, su progreso y una comparación de los tiempos planificados y reales del proyecto. Si una tarea depende de otra, también se pueden programar de forma óptima los tiempos de ejecución y espera.
5) Crea canales de comunicación transparentes
Un intercambio claro de información, cambios o documentos importantes es la clave del éxito en la gestión de proyectos. Los correos electrónicos son, por supuesto, prácticos para ponerse en contacto con la persona pertinente. Sin embargo, para garantizar que la información importante no se pierda y que todos los documentos necesarios, como contratos, actas, etc., estén disponibles inmediatamente y sin largas búsquedas, deberías utilizar sin duda la función de comentarios y carga de archivos de 1Tool. Todos los empleados tienen acceso a las notas y siempre están al día.
6) Vincula tu gestión de proyectos con otros departamentos
Las actividades de los distintos departamentos pueden vincularse ahora fácilmente con 1Tool y se hace posible el trabajo interdepartamental. El mejor ejemplo de ello es la facturación. Cada una de tus facturas también puede generarse en 1Tool y vincularse al proyecto correspondiente. Esto significa que una lista de tus facturas y su estado (pagadas/abiertas) es visible en cada vista detallada del proyecto y se pueden planificar inmediatamente los pasos siguientes.
7) No olvides el control exhaustivo del proyecto
Sólo las comprobaciones y análisis regulares hacen que un proyecto tenga éxito al final. Desde la supervisión de los tiempos del proyecto hasta el control de sus finanzas, 1Tool está ahí para ayudarte. Varias cifras clave, como el margen de contribución previsto, los tiempos o las actividades reservadas al proyecto, son registradas automáticamente por el software y representadas gráficamente en estadísticas y diagramas. De este modo, la situación financiera y las desviaciones respecto a los planes del proyecto son visibles de inmediato y las contramedidas pueden iniciarse en una fase temprana.
¿Te interesa 1Tool?
Entonces ponte en contacto con nosotros y garantizaremos el éxito de la gestión de tu proyecto.
